ВВЕДЕНИЕ
Преддипломная практика является завершающим этапом подготовки бакалавра по направлению 46.03.02 «Документоведение и архивоведение» и направлена на систематизацию, закрепление и углубление теоретических знаний, а также приобретение практических навыков самостоятельной научно-исследовательской работы. Прохождение преддипломной практики непосредственно связано с подготовкой выпускной квалификационной работы и предполагает сбор, анализ и систематизацию материалов по избранной теме исследования.
Тема выпускной квалификационной работы — «Документирование прохождения государственной гражданской службы в Российской Федерации». Выбор данной темы обусловлен ее высокой актуальностью в условиях проводимой в Российской Федерации административной реформы и цифровой трансформации государственного управления. Документирование прохождения государственной гражданской службы представляет собой важнейший элемент организации и функционирования системы государственного управления, обеспечивающий правовую основу служебных отношений, защиту прав государственных служащих и законных интересов государства.
Актуальность темы исследования определяется рядом факторов. Во-первых, в современных условиях система документирования государственной службы сталкивается с новыми вызовами: необходимостью внедрения электронного документооборота, обеспечения информационной безопасности, интеграции различных информационных систем, повышения оперативности кадровых процедур при сохранении их юридической значимости. Во-вторых, в 2023–2025 годах произошли существенные изменения нормативно-правовой базы документирования государственной службы: отменен квалификационный экзамен, введены новые формы анкеты и служебного контракта, актуализированы требования к оформлению документов в соответствии с обновленными национальными стандартами.
Цель преддипломной практики — систематизация теоретических знаний и сбор практического материала для подготовки выпускной квалификационной работы по теме «Документирование прохождения государственной гражданской службы в Российской Федерации».
Задачи преддипломной практики:
- изучить и систематизировать нормативно-правовые источники, регламентирующие документирование государственной гражданской службы;
- проанализировать научную литературу по теме исследования и определить степень разработанности проблемы;
- изучить особенности документирования поступления на государственную гражданскую службу, прохождения и прекращения службы;
- исследовать внедрение информационных технологий в документирование государственной службы;
- подготовить материалы для написания основных глав выпускной квалификационной работы.
База практики — кафедра документоведения Историко-архивного института РГГУ. Выбор кафедры в качестве базы практики обусловлен теоретическим характером выпускной квалификационной работы, не связанной с деятельностью конкретной организации, а направленной на комплексное исследование системы документирования государственной гражданской службы в Российской Федерации в целом.
В период прохождения практики была проведена следующая работа: изучена нормативно-правовая база документирования государственной гражданской службы, включающая федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, ведомственные нормативные акты и национальные стандарты; проанализирована научная литература по теме исследования; систематизированы материалы для написания глав выпускной квалификационной работы; подготовлен библиографический список источников и литературы.
Структура отчета включает введение, три раздела, заключение и список использованных источников. В первом разделе представлен обзор нормативно-правовых источников и научной литературы по теме исследования. Во втором разделе кратко изложено содержание главы 2 выпускной квалификационной работы, посвященной анализу документирования прохождения государственной гражданской службы. В третьем разделе рассмотрены информационные технологии в документировании государственной службы на основе материалов главы 3 выпускной квалификационной работы.
РАЗДЕЛ 1. ОБЗОР ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1.1. Нормативно-правовые источники
Нормативно-правовое регулирование документирования государственной гражданской службы осуществляется многоуровневой системой правовых актов, включающей федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, ведомственные нормативные акты и национальные стандарты.
Конституционную основу правового регулирования государственной службы составляет часть 4 статьи 32 Конституции Российской Федерации, закрепляющая право граждан на равный доступ к государственной службе[1].
На федеральном уровне базовым актом является Федеральный закон от 27.05.2003 № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации», который устанавливает правовые и организационные основы системы государственной службы, включая ее виды, взаимосвязь с муниципальной службой, а также основы управления государственной службой[2].
Ключевым законодательным актом, регулирующим документирование государственной гражданской службы, является Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Данный закон определяет обязательность ведения личных дел государственных гражданских служащих, документирования всех этапов прохождения службы, устанавливает требования к служебному контракту, должностному регламенту, ведению реестров служащих, кадровой работе и использованию государственных информационных систем[3].
Вопросы обработки и защиты персональных данных служащих регламентирует Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», устанавливающий условия законной обработки информации о государственных служащих[4].
Сроки хранения документов по личному составу установлены Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: 75 лет для документов, созданных до 2003 года, и 50 лет — после[5].
Условия признания электронных кадровых документов равнозначными бумажным определяет Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»[6].
Существенные изменения в законодательство внесены в 2023–2024 годах. Федеральный закон от 29.04.2023 № 70-ФЗ отменил обязательность квалификационного экзамена для присвоения классных чинов, что существенно упростило документирование карьерного роста государственных служащих[7]. Федеральный закон от 22.04.2024 № 87-ФЗ уточнил процедурные вопросы увольнения, в том числе закрепил обязанность служащего сдать служебное удостоверение в день увольнения и ввел новое основание прекращения контракта — перевод в другой государственный орган без увольнения[8].
Указы Президента Российской Федерации детализируют порядок документирования отдельных кадровых процедур. Указ от 30.05.2005 № 609 регулирует работу с персональными данными служащих и устанавливает состав личного дела, включающий 16 видов документов[9].
Указ от 01.02.2005 № 112 определяет порядок проведения конкурса и состав документов, представляемых кандидатами[10]. Указ от 01.02.2005 № 110 регламентирует процедуру аттестации, включая форму аттестационного листа[11]. Указ от 01.02.2005 № 113 устанавливает порядок присвоения классных чинов[12].
В октябре 2024 года приняты принципиально важные указы, обновившие формы ключевых кадровых документов. Указ от 10.10.2024 № 870 утвердил новую форму анкеты при поступлении на службу, предусматривающую более детальное раскрытие информации о родственниках, зарубежных поездках и наличии иностранных финансовых инструментов. Начиная с 1 января 2026 года предусмотрена возможность электронного заполнения анкеты[13]. Указ от 10.10.2024 № 871 утвердил примерную форму служебного контракта, которая существенно отличается от предшествующей формы 2005 года и содержит четыре варианта установления денежного содержания[14].
Постановления Правительства Российской Федерации регулируют системные вопросы документирования. Постановление от 03.03.2017 № 256 определяет функционирование федеральной государственной информационной системы «Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации» (ЕИСУКС), являющейся базовым инструментом цифровизации кадрового документооборота[15].
Приказы федеральных органов исполнительной власти устанавливают требования к оформлению и хранению документов. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 утверждает Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения[16]. Приказ Росархива от 22.05.2019 № 71 определяет Правила делопроизводства в государственных органах[17].
Приказ Минтруда России от 31.05.2021 № 351 устанавливает унифицированные формы кадровых документов для применения в ЕИСУКС[18]. Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н регламентирует форму и порядок ведения трудовых книжек[19].
Государственные стандарты обеспечивают единообразие оформления документов. С 18 августа 2025 года введен в действие ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», заменивший ГОСТ Р 7.0.97-2016. Новый стандарт включает положения об электронных документах, требования к визуализации электронной подписи, а также новый реквизит — штрих-код (QR-код) документа[20]. С 1 марта 2025 года действует ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», содержащий 191 термин, включая современные понятия электронного документооборота[21].
1.2. Научная литература
Научная литература по теме исследования может быть разделена на несколько тематических групп: теоретические основы государственной службы, вопросы документационного обеспечения управления, современные проблемы кадровой работы на государственной службе.
Теоретические основы государственной службы разработаны в трудах ведущих российских ученых-административистов. В исследованиях рассматриваются понятие и сущность государственной службы, правовой статус служащих, принципы и организация государственной службы, особенности регулирования служебных отношений. Работы В. Ю. Войтовича и Е. Р. Питиримовой посвящены правовым запретам, ограничениям и гарантиям, связанным с государственной гражданской службой[22].
Историческое развитие института государственной службы исследуется в работах М. М. Душаевой, Т. Д. Тукар, К. А. Казарцевой и И. В. Потаниной, анализирующих этапы становления государственной службы в России от дореволюционного периода до современности[23],[24],[25].
Вопросы документационного обеспечения управления рассмотрены в учебниках и учебных пособиях Л. А. Дорониной и В. С. Иритиковой, И. Н. Кузнецова, Т. Б. Колышкиной и И. В. Шустиной. Данные работы содержат систематизированное изложение технологий делопроизводства, требований к оформлению документов, организации документооборота[26],[27],[28].
Проблемы информационного права и электронного документооборота исследуются в работах И. Л. Бачило и Р. А. Будника. Учебник И. Л. Бачило по информационному праву содержит анализ правового регулирования информационных отношений в сфере государственного управления[29]. Учебник Р. А. Будника посвящен правовому регулированию электронного документооборота [Будник, Р. А. Правовое регулирование электронного документооборота : учебник для вузов / Р. А. Будник ; под редакцией М. А. Федотова. – 4-е изд., перераб. и доп. – Москва : Издательство Юрайт, 2025. – 68 с.].
Современные проблемы кадровой работы на государственной службе анализируются в многочисленных научных статьях. Работа Г. Г. Гониевой и Д. В. Амаевой непосредственно посвящена вопросам документирования прохождения государственной гражданской службы[30]. Л. Б. Аленочкина-Черная и И. А. Двойменный исследуют государственную службу в документах России[31].
Вопросы мотивации и поощрения государственных служащих рассматриваются С. В. Запольским, который отмечает, что надлежащее, своевременное, значимое поощрение является основой формирования качественного кадрового состава российской государственной службы[32]. П. В. Городилов анализирует проблемы мотивации государственных гражданских служащих на современном этапе[33].
Правовой статус государственного гражданского служащего исследуется в работах Г. Г. Михалевой, И. Ю. Сапожникова и В. В. Щукина, Е. В. Ермак[34],[35],[36].
Практический комментарий к законодательству о государственной гражданской службе представлен в работе В. И. Шкатуллы, Н. С. Маркина и В. В. Надвиковой, содержащей постатейный анализ Федерального закона № 79-ФЗ[37].
Несмотря на значительный объем научных исследований, комплексное изучение системы документирования прохождения государственной гражданской службы с учетом современных вызовов цифровой трансформации остается недостаточно разработанным направлением. Большинство работ посвящены либо общим вопросам государственной службы, либо отдельным аспектам документационного обеспечения, без интеграции этих направлений в единое исследование. Данное обстоятельство определяет научную значимость выпускной квалификационной работы.
РАЗДЕЛ 2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ПРОХОЖДЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАЖДАНСКОЙ СЛУЖБЫ
2.1. Документирование поступления на службу
Поступление на государственную гражданскую службу представляет собой юридически значимую процедуру, результатом которой становится возникновение служебных правоотношений между гражданином и государственным органом. Документационное обеспечение данной процедуры направлено на фиксацию волеизъявления сторон, подтверждение соответствия кандидата установленным требованиям и формирование правовой основы для последующего прохождения службы.
Законодательство устанавливает два основных способа замещения должностей гражданской службы: на конкурсной основе и без проведения конкурса. Конкурс представляет собой установленную законом процедуру оценки профессионального уровня претендентов на замещение должности гражданской службы, их соответствия квалификационным требованиям. Конкурсная процедура обеспечивает реализацию конституционного принципа равного доступа граждан к государственной службе.
Документирование конкурсной процедуры охватывает три последовательных этапа: подготовительный, этап проведения конкурса и этап оформления результатов. На подготовительном этапе кадровая служба государственного органа формирует пакет документов, включающий правовой акт о проведении конкурса, объявление о приеме документов и методику оценки кандидатов. Объявление размещается на официальном сайте государственного органа и в федеральной государственной информационной системе в области государственной службы (gossluzhba.gov.ru) не менее чем за 21 день до даты проведения конкурса.
Гражданин, изъявивший желание участвовать в конкурсе, представляет в государственный орган комплект документов: личное заявление, анкету по форме, утвержденной Президентом РФ, фотографию, копию паспорта, документы об образовании, копию трудовой книжки или сведения о трудовой деятельности, медицинское заключение формы № 001-ГС/у, сведения о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера (для должностей, включенных в соответствующий перечень), сведения об адресах сайтов и страниц в интернете за три календарных года, согласие на обработку персональных данных.
Анкета является ключевым документом, содержащим систематизированные биографические и профессиональные сведения о кандидате. Новая форма анкеты, введенная Указом Президента РФ от 10.10.2024 № 870, предусматривает более детальное раскрытие информации о родственниках, зарубежных поездках и наличии иностранных финансовых инструментов. Начиная с 1 января 2026 года предусмотрена возможность электронного заполнения анкеты через специализированное программное обеспечение или Портал государственной службы.
Для проведения конкурса в государственном органе формируется конкурсная комиссия, действующая на постоянной основе. Нормативные требования предусматривают обязательное участие в составе комиссии независимых экспертов — представителей научных и образовательных организаций. Число независимых экспертов должно составлять не менее одной четверти от общего числа членов комиссии. Ход заседания комиссии фиксируется в протоколе, а решение по итогам конкурса заносится в аттестационный лист.
Заключение служебного контракта является завершающим этапом процедуры поступления на гражданскую службу. С октября 2024 года применяется новая примерная форма служебного контракта, утвержденная Указом Президента РФ от 10.10.2024 № 871. Новая форма существенно отличается от предшествующей: документ состоит из 15 пунктов без разделения на разделы, что обеспечивает более компактную структуру. Ключевой особенностью является наличие четырех вариантов установления денежного содержания, что позволяет учитывать различные системы оплаты труда, действующие в государственных органах.
Одновременно с заключением служебного контракта на гражданского служащего заводится личное дело, порядок ведения которого определен Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609. Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих персональные данные служащего и сведения о прохождении им гражданской службы. При первоначальном формировании личного дела в него включаются все документы, представленные при поступлении на службу, а также служебный контракт, правовой акт о назначении на должность и ряд внутренних документов.
2.2. Документирование прохождения службы
Прохождение государственной гражданской службы представляет собой длящийся процесс реализации служебных правоотношений, сопровождаемый многочисленными юридически значимыми событиями. Каждое такое событие требует надлежащего документального оформления, обеспечивающего фиксацию прав и обязанностей сторон, а также создающего доказательственную базу для возможных споров.
Перевод гражданского служащего представляет собой изменение существенных условий служебного контракта. Законодательство различает несколько видов переводов: по инициативе служащего, по инициативе представителя нанимателя, временный перевод. Перевод по инициативе служащего оформляется на основании его письменного заявления. При положительном решении издается правовой акт о переводе и заключается дополнительное соглашение к служебному контракту. Перевод по инициативе представителя нанимателя допускается только с письменного согласия служащего.
Ротация представляет собой особый вид перевода, направленный на противодействие коррупции и повышение эффективности государственного управления. Документирование ротации включает: план проведения ротации, уведомление служащего о предстоящей ротации не позднее чем за три месяца, письменное согласие служащего на ротацию в иную местность, правовой акт о переводе в порядке ротации, дополнительное соглашение к служебному контракту.
Право на отпуск является одной из основных гарантий, предоставляемых гражданским служащим. Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется на основании графика отпусков, который утверждается представителем нанимателя не позднее чем за две недели до начала календарного года. Предоставление отпуска оформляется правовым актом государственного органа, в котором указываются фамилия, имя, отчество служащего, замещаемая должность, вид отпуска, продолжительность, даты начала и окончания.
Аттестация представляет собой периодическую оценку профессионального уровня служащего, его соответствия замещаемой должности и выполняемым обязанностям. Аттестация проводится один раз в три года в соответствии с Указом Президента РФ от 01.02.2005 № 110. Следует отметить, что в августе 2024 года из перечня лиц, не подлежащих аттестации, исключены служащие, сдавшие квалификационный экзамен в течение года, что связано с фактической отменой данного экзамена.
Документирование аттестации охватывает три этапа: подготовительный, этап проведения и этап реализации результатов. Не позднее чем за две недели до аттестации в комиссию представляется отзыв об исполнении служащим должностных обязанностей за аттестационный период, подписанный непосредственным руководителем. Результаты аттестации заносятся в аттестационный лист, форма которого утверждена в качестве приложения к Положению об аттестации. Служащий знакомится с аттестационным листом под роспись, после чего документ приобщается к личному делу.
Классный чин является элементом правового статуса гражданского служащего. С апреля 2023 года присвоение классных чинов осуществляется без проведения квалификационного экзамена в соответствии с Федеральным законом от 29.04.2023 № 70-ФЗ. Первый классный чин присваивается служащему после успешного завершения испытания либо по истечении трех месяцев после назначения на должность. Документальное оформление включает представление непосредственного руководителя и правовой акт о присвоении классного чина.
Поощрение является формой признания заслуг служащего. Процедура поощрения инициируется представлением непосредственного руководителя служащего. Решение о поощрении оформляется правовым актом государственного органа. В случае награждения государственными наградами документы направляются в Администрацию Президента Российской Федерации.
Дисциплинарное взыскание налагается за совершение дисциплинарного проступка. До применения взыскания представитель нанимателя обязан затребовать от служащего письменное объяснение. При необходимости проводится служебная проверка, которая должна быть завершена не позднее чем через один месяц со дня принятия решения о ее проведении. По результатам составляется письменное заключение.
2.3. Документирование прекращения службы
Прекращение государственной гражданской службы представляет собой завершение служебных правоотношений между гражданским служащим и государственным органом. Данный этап требует особого внимания к документационному обеспечению, поскольку надлежащее оформление увольнения гарантирует защиту прав служащего и исключает возможность последующих правовых споров.
Законодательство устанавливает исчерпывающий перечень оснований прекращения служебного контракта: по соглашению сторон, в связи с истечением срока, по инициативе служащего, по инициативе представителя нанимателя, в связи с переводом, по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, вследствие нарушения правил заключения контракта, в связи с гражданством, за коррупционные правонарушения.
С июля 2024 года введено новое основание — перевод служащего в другой государственный орган по его просьбе или с его согласия. При этом служащий не увольняется, а переводится без прерывания стажа гражданской службы, что закреплено Федеральным законом от 22.04.2024 № 87-ФЗ.
Гражданский служащий вправе расторгнуть служебный контракт по собственной инициативе, предупредив об этом представителя нанимателя в письменной форме не позднее чем за две недели. Заявление регистрируется в установленном порядке. В течение срока предупреждения служащий вправе отозвать свое заявление в любое время.
При увольнении в связи с сокращением должностей представитель нанимателя обязан письменно уведомить служащего о предстоящем увольнении не менее чем за два месяца. Одновременно служащему предлагаются вакантные должности с учетом его квалификации. Отказ служащего от предложенных должностей фиксируется документально.
Особую категорию составляют увольнения за коррупционные правонарушения. Документирование увольнения в связи с утратой доверия предполагает обязательное проведение проверки соблюдения антикоррупционных требований. Сведения о служащих, уволенных в связи с утратой доверия, подлежат включению в специальный реестр.
Прекращение служебного контракта оформляется правовым актом государственного органа, который должен содержать обязательные реквизиты: наименование государственного органа, наименование вида документа, дату и регистрационный номер, заголовок к тексту, текст с указанием фамилии, имени, отчества служащего, замещаемой должности, основания увольнения со ссылкой на конкретную норму закона, даты увольнения, подпись представителя нанимателя.
С июля 2024 года законодательно закреплена обязанность служащего сдать служебное удостоверение в подразделение кадровой службы в день увольнения. В день увольнения служащему выдаются трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, справки установленных форм, производится окончательный расчет. После увольнения личное дело оформляется для передачи на архивное хранение.
РАЗДЕЛ 3. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ДОКУМЕНТИРОВАНИИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ
3.1. ЕИСУКС и ее использование
Цифровизация государственного управления является одним из приоритетных направлений развития Российской Федерации. В сфере государственной гражданской службы ключевым инструментом цифровой трансформации выступает федеральная государственная информационная система «Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации» (ЕИСУКС), функционирующая на базе портала gossluzhba.gov.ru.
Правовой основой создания и функционирования системы является Постановление Правительства РФ от 03.03.2017 № 256. Законодательное закрепление использования государственных информационных систем в кадровой работе содержится в статье 44.1 Федерального закона № 79-ФЗ, которая определяет, что кадровая работа в государственном органе осуществляется с использованием государственных информационных систем.
ЕИСУКС представляет собой совокупность средств обработки информации и телекоммуникаций, предназначенных для решения управленческих кадровых задач государственной службы. Основными целями создания системы являются: автоматизация кадровой работы, обеспечение открытости информации о государственной службе, межведомственное взаимодействие, противодействие коррупции, формирование кадрового резерва, аналитическое обеспечение.
ЕИСУКС имеет двухконтурную архитектуру, включающую открытый и закрытый сегменты. Открытый контур представлен публичной частью портала gossluzhba.gov.ru, доступной всем пользователям сети Интернет: просмотр вакансий, подача документов на конкурс, размещение резюме, прохождение тестирования. Закрытый контур предназначен для работы уполномоченных сотрудников кадровых служб государственных органов и содержит персональные данные служащих: ведение личных дел, формирование приказов, обработка справок о доходах, межведомственный обмен.
ЕИСУКС обеспечивает автоматизацию основных процессов документирования государственной гражданской службы. В части документирования поступления на службу система обеспечивает: размещение объявлений о конкурсах, прием документов от кандидатов в электронном виде, формирование списков участников конкурса, подготовку протоколов заседаний конкурсных комиссий, оформление результатов конкурса.
Ключевым элементом ЕИСУКС является электронное личное дело гражданского служащего. Электронное личное дело представляет собой совокупность электронных документов и сведений о служащем, формируемых и хранящихся в системе на протяжении всего периода прохождения службы. При переводе служащего в другой государственный орган электронное личное дело передается посредством защищенных каналов связи с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
Система содержит унифицированные формы документов, утвержденные Приказом Минтруда России от 31.05.2021 № 351: форма должностного регламента, форма решения конкурсной комиссии, форма протокола заседания комиссии. ЕИСУКС интегрирована со специальным программным обеспечением «Справки БК», что позволяет осуществлять прием, проверку и хранение справок о доходах в электронном виде.
ЕИСУКС обеспечивает информационное взаимодействие с иными государственными информационными системами: Единым федеральным регистром сведений о населении (ЕФРН), информационными системами Фонда пенсионного и социального страхования, ГАС «Управление», Единым порталом государственных услуг.
3.2. Эксперимент по КЭДО
Переход на электронный кадровый документооборот (КЭДО) является закономерным этапом цифровизации государственной гражданской службы. В целях отработки механизмов ведения кадровых документов в электронном виде Правительством Российской Федерации был организован эксперимент по использованию электронных документов в кадровой работе федеральных органов исполнительной власти.
Эксперимент проводился с 1 июня 2023 года по 27 ноября 2024 года с участием Минцифры России (координатор), Федерального казначейства и ФНС России. Координатору было поручено утверждение плана-графика проведения эксперимента, обеспечение его проведения с использованием ЕИСУКС, а также представление в Правительство Российской Федерации итогового отчета о результатах.
В рамках эксперимента документы, используемые в кадровой работе, в отношении которых нормативными правовыми актами предусмотрено оформление на бумажном носителе или ознакомление работника в письменной форме, создаются в электронном виде без дублирования на бумаге. К таким документам относятся: служебный контракт, дополнительные соглашения к контракту, приказы по личному составу, заявления служащих, уведомления, согласия на обработку персональных данных, графики отпусков, должностные регламенты.
Вместе с тем эксперимент не распространяется на отдельные категории документов: трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности, документы об освобождении от должности, документы, приобщаемые к личному делу, документы по охране труда, акты о несчастном случае на производстве.
Ключевым элементом электронного кадрового документооборота является использование электронной подписи. Для подписания документов применяются: усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — для представителя нанимателя, усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) через приложение «Госключ» — для служащих при подписании служебного контракта и дополнительных соглашений, простая электронная подпись (ПЭП) — для иных кадровых документов при наличии соглашения.
С 1 марта 2023 года вступили в силу единые требования к составу и форматам электронных кадровых документов, установленные Приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578н. Электронные кадровые документы должны формироваться в формате PDF/A-1A, обеспечивающем долгосрочное хранение и воспроизводимость содержания. Описание документа формируется в формате XML и содержит метаданные.
Внедрение электронного кадрового документооборота обеспечивает существенные преимущества: сокращение времени на оформление, согласование и подписание документов, исключение затрат на бумагу, печать и физическое хранение, снижение рисков утраты документов, обеспечение прозрачности и контролируемости документооборота, возможность подписывать документы дистанционно.
3.3. Перспективы развития
Перспективы развития информационных технологий в документировании государственной гражданской службы определяются стратегическими ориентирами цифровой трансформации государственного управления до 2030 года. Планируется достижение следующих целевых показателей: доля органов власти, использующих электронный документооборот — 100%, доля государственных служащих, использующих типовое автоматизированное рабочее место — 100%, доля государственных информационных систем на платформе ГосТех — 100%.
Ключевым направлением развития является трансформация ЕИСУКС в полноценную цифровую кадровую платформу. В 2025 году запланирована доработка личного кабинета с внедрением функции формирования цифрового профиля гражданского служащего. В 2026–2028 годах предполагается автоматизация процедур поиска и подбора кандидатов, их обучения, оценки и перемещения кадров с использованием технологий искусственного интеллекта.
Цифровой профиль гражданского служащего станет центральным элементом обновленной системы. Профиль будет содержать полную информацию о служащем: биографические данные, сведения об образовании и квалификации, опыт работы, результаты оценочных процедур, пройденные программы обучения, достижения и награды, компетенции и навыки. Формирование профиля будет осуществляться автоматически на основании данных из различных источников.
Одним из наиболее перспективных направлений является внедрение технологий искусственного интеллекта в процессы управления кадрами на государственной службе. В сентябре 2023 года был запущен эксперимент по отбору кадров с использованием системы искусственного интеллекта на платформе «Государственные кадры» на базе ГосТеха. Искусственный интеллект может применяться при формировании объявлений о вакансиях, при первичном отборе кандидатов, при анализе соответствия компетенций требованиям должности, при прогнозировании карьерного развития, при формировании персонализированных программ обучения.
По итогам проводимых экспериментов ожидается принятие решения о повсеместном внедрении электронного кадрового документооборота в государственных органах. Прогнозируется, что обязательный переход федеральных государственных органов на КЭДО может произойти в период 2025–2027 годов, а полный охват всех государственных органов, включая органы субъектов Российской Федерации и органы местного самоуправления, — к 2030 году.
Перспективным направлением является расширение межведомственного электронного взаимодействия и интеграция ЕИСУКС с максимальным количеством внешних информационных систем: Федеральным реестром сведений о документах об образовании (ФРДО) для автоматической верификации дипломов, Единой биометрической системой (ЕБС) для биометрической идентификации, информационными системами МВД для проверки паспортных данных, Федеральным реестром инвалидов (ФРИ) для получения сведений об инвалидности.
Реализация перспективных направлений развития информационных технологий требует совершенствования нормативной правовой базы. Необходимо принятие изменений в законодательство о государственной гражданской службе, закрепляющих: правовой статус электронных кадровых документов, порядок ведения электронного личного дела, требования к использованию информационных систем в кадровой работе, правила применения технологий искусственного интеллекта при принятии кадровых решений, гарантии защиты персональных данных служащих в цифровой среде.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В ходе прохождения преддипломной практики были выполнены все поставленные задачи, направленные на подготовку материалов для написания выпускной квалификационной работы по теме «Документирование прохождения государственной гражданской службы в Российской Федерации».
Изучена и систематизирована нормативно-правовая база документирования государственной гражданской службы, включающая федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, ведомственные нормативные акты и национальные стандарты. Особое внимание уделено изменениям законодательства 2023–2025 годов: отмене квалификационного экзамена, введению новых форм анкеты и служебного контракта, актуализации требований к оформлению документов в соответствии с обновленными ГОСТами.
Проанализирована научная литература по теме исследования. Установлено, что теоретические основы государственной службы разработаны в трудах ведущих российских ученых-административистов, вопросы документационного обеспечения управления систематизированы в современных учебниках, однако комплексное изучение системы документирования прохождения государственной гражданской службы с учетом современных вызовов цифровой трансформации остается недостаточно разработанным направлением.
Исследованы особенности документирования поступления на государственную гражданскую службу (конкурсные процедуры, назначение, служебный контракт, формирование личного дела), прохождения службы (переводы, ротация, отпуска, аттестация, присвоение классных чинов, поощрения, взыскания, служебные проверки) и прекращения службы (основания увольнения, оформление приказов, выдача документов). Установлено, что система документирования характеризуется комплексностью, формализованностью и динамичностью развития.
Изучено внедрение информационных технологий в документирование государственной службы. Проанализированы функциональные возможности ЕИСУКС как базового инструмента цифровизации кадрового документооборота. Рассмотрен эксперимент по переводу кадровой документации в электронный вид, проводившийся в 2023–2024 годах. Определены перспективы развития: трансформация ЕИСУКС в цифровую кадровую платформу, внедрение цифрового профиля служащего, применение технологий искусственного интеллекта, полный переход на электронный кадровый документооборот к 2030 году.
Подготовлен библиографический список, включающий более 80 источников: нормативные правовые акты, научные монографии и учебники, статьи в научных журналах и сборниках конференций. Систематизированы материалы для написания всех глав выпускной квалификационной работы.
Результаты преддипломной практики свидетельствуют о высокой степени готовности материалов для завершения выпускной квалификационной работы. Собранная источниковая база и проведенный анализ позволяют сформулировать обоснованные выводы о современном состоянии и тенденциях развития системы документирования государственной гражданской службы в Российской Федерации.
Цель преддипломной практики достигнута.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
- Нормативные правовые акты
- Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от 05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 21.07.2014 № 11-ФКЗ, от 14.03.2020 № 1-ФКЗ) // Собрание законодательства РФ. – 2020. – № 11. – Ст. 1416.
- Федеральный закон от 27.05.2003 № 58-ФЗ (ред. от 29.09.2025) «О системе государственной службы Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. – 2003. – № 22. – Ст. 2063.
- Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ (ред. от 29.09.2025) «О государственной гражданской службе Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. – 2004. – № 31. – Ст. 3215.
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 13.12.2024) «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. – 2004. – № 43. – Ст. 4169.
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 08.08.2024) «О персональных данных» // Собрание законодательства РФ. – 2006. – № 31 (ч. 1). – Ст. 3451.
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 28.12.2024) «Об электронной подписи» // Собрание законодательства РФ. – 2011. – № 15. – Ст. 2036.
- Федеральный закон от 29.04.2023 № 70-ФЗ «О внесении изменений в статьи 11 и 48 Федерального закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации"» // Собрание законодательства РФ. – 2023. – № 18. – Ст. 3226.
- Федеральный закон от 22.04.2024 № 87-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон "О государственной гражданской службе Российской Федерации"» // Собрание законодательства РФ. – 2024. – № 18. – Ст. 2358.
- Указ Президента РФ от 01.02.2005 № 110 (ред. от 05.08.2024) «О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. – 2005. – № 6. – Ст. 437.
- Указ Президента РФ от 01.02.2005 № 112 (ред. от 10.10.2024) «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. – 2005. – № 6. – Ст. 439.
- Указ Президента РФ от 01.02.2005 № 113 (ред. от 01.03.2024) «О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим» // Собрание законодательства РФ. – 2005. – № 6. – Ст. 440.
- Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 (ред. от 10.10.2024) «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» // Собрание законодательства РФ. – 2005. – № 23. – Ст. 2242.
- Указ Президента РФ от 10.10.2024 № 870 «О некоторых вопросах представления сведений при поступлении на государственную службу Российской Федерации и муниципальную службу в Российской Федерации и их актуализации» // Собрание законодательства РФ. – 2024. – № 42. – Ст. 5867.
- Указ Президента РФ от 10.10.2024 № 871 «Об утверждении примерной формы служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. – 2024. – № 42. – Ст. 5868.
- Постановление Правительства РФ от 03.03.2017 № 256 (ред. от 01.11.2025) «О федеральной государственной информационной системе "Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации"» // Собрание законодательства РФ. – 2017. – № 11. – Ст. 1573.
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» // Официальный интернет-портал правовой информации. – 2020. – 7 февраля.
- Приказ Минтруда России от 31.05.2021 № 351 (ред. от 28.05.2024) «Об утверждении унифицированных форм документов, применяемых при осуществлении функций Единой информационной системы управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации» // Официальный интернет-портал правовой информации. – 2021. – 2 июля.
- ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 2025-03-01. – М.: Стандартинформ, 2025.
- ГОСТ Р 7.0.97-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. – Введ. 2025-08-18. – М.: Стандартинформ, 2025.
- Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от 05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 21.07.2014 № 11-ФКЗ, от 14.03.2020 № 1-ФКЗ) // Собрание законодательства РФ. – 2020. – № 11. – Ст. 1416
- Федеральный закон от 27.05.2003 № 58-ФЗ (ред. от 29.09.2025) «О системе государственной службы Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. – 2003. – № 22. – Ст. 2063
- Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ (ред. от 29.09.2025) «О государственной гражданской службе Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. – 2004. – № 31. – Ст. 3215
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 08.08.2024) «О персональных данных» // Собрание законодательства РФ. – 2006. – № 31 (ч. 1). – Ст. 3451
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 13.12.2024) «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. – 2004. – № 43. – Ст. 4169
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 28.12.2024) «Об электронной подписи» // Собрание законодательства РФ. – 2011. – № 15. – Ст. 2036
- Федеральный закон от 29.04.2023 № 70-ФЗ «О внесении изменений в статьи 11 и 48 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации»» // Собрание законодательства РФ. – 2023. – № 18. – Ст. 3226
- Федеральный закон от 22.04.2024 № 87-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О государственной гражданской службе Российской Федерации»» // Собрание законодательства РФ. – 2024. – № 18. – Ст. 2358
- Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 (ред. от 10.10.2024) «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» // Собрание законодательства РФ. – 2005. – № 23. – Ст. 2242
- Указ Президента РФ от 01.02.2005 № 112 (ред. от 10.10.2024) «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. – 2005. – № 6. – Ст. 439
- Указ Президента РФ от 01.02.2005 № 110 (ред. от 05.08.2024) «О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. – 2005. – № 6. – Ст. 437
- Указ Президента РФ от 01.02.2005 № 113 (ред. от 01.03.2024) «О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим» // Собрание законодательства РФ. – 2005. – № 6. – Ст. 440
- Указ Президента РФ от 10.10.2024 № 870 «О некоторых вопросах представления сведений при поступлении на государственную службу Российской Федерации и муниципальную службу в Российской Федерации и их актуализации» // Собрание законодательства РФ. – 2024. – № 42. – Ст. 5867
- Указ Президента РФ от 10.10.2024 № 871 «Об утверждении примерной формы служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. – 2024. – № 42. – Ст. 5868
- Постановление Правительства РФ от 03.03.2017 № 256 (ред. от 01.11.2025) «О федеральной государственной информационной системе «Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации»» // Собрание законодательства РФ. – 2017. – № 11. – Ст. 1573
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» // Официальный интернет-портал правовой информации. – 2020. – 7 февраля
- Приказ Росархива от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» // Официальный интернет-портал правовой информации. – 2019. – 27 декабря
- Приказ Минтруда России от 31.05.2021 № 351 (ред. от 28.05.2024) «Об утверждении унифицированных форм документов, применяемых при осуществлении функций Единой информационной системы управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации» // Официальный интернет-портал правовой информации. – 2021. – 2 июля
- Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» // Официальный интернет-портал правовой информации. – 2021. – 1 июня
- ГОСТ Р 7.0.97-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. – Введ. 2025-08-18. – М.: Стандартинформ, 2025
- ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 2025-03-01. – М.: Стандартинформ, 2025
- Войтович, В. Ю. Правовые запреты, ограничения и гарантии связанные с государственной гражданской службой / В. Ю. Войтович, Е. Р. Питиримова // Правовые основы управления на государственной и муниципальной службе. – Ижевск, 2024. – С. 36-43
- Душаева, М. М. Начальные этапы реформирования государственной службы Российской Федерации / М. М. Душаева // Современные тенденции развития науки и мирового сообщества в эпоху цифровизации: сборник материалов XVII Международной научно-практической конференции. – Москва, 2023. – С. 107-110
- Тукар, Т. Д. История становления государственной гражданской службы в России / Т. Д. Тукар // Актуальные проблемы научных исследований: теоретический и практический аспекты: сборник статей Международной научно-практической конференции. – Уфа, 2023. – С. 179-182
- Казарцева, К. А. Историческое развитие правового регулирования государственной гражданской службы / К. А. Казарцева, И. В. Потанина // Аспирантские тетради: сборник научных статей Научно-методического семинара молодых ученых. – Воронеж, 2024. – С. 54-57
- Доронина, Л. А. Организация и технология документационного обеспечения управления : учебник и практикум для вузов / Л. А. Доронина, В. С. Иритикова. – 2-е изд., перераб. и доп. – Москва : Издательство Юрайт, 2025. – 270 с.
- Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство : учебник и практикум для вузов / И. Н. Кузнецов. – 5-е изд., перераб. и доп. – Москва : Издательство Юрайт, 2025. – 425 с.
- Колышкина, Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство : учебник для вузов / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина. – 3-е изд., испр. и доп. – Москва : Издательство Юрайт, 2025. – 145 с.
- Бачило, И. Л. Информационное право : учебник для вузов / И. Л. Бачило. – 5-е изд., перераб. и доп. – Москва : Издательство Юрайт, 2025. – 419 с.
- Гониева, Г. Г. Некоторые вопросы документирования прохождения государственной гражданской службы / Г. Г. Гониева, Д. В. Амаева // Memoria historiae: сборник научных статей. – Элиста, 2023. – С. 126-137
- Аленочкина-Чёрная, Л. Б. Государственная служба в документах России / Л. Б. Аленочкина-Чёрная, И. А. Двойменный // Актуальные проблемы профессионального образования: цели, задачи и перспективы развития: сборник научных статей по материалам 22-ой Всероссийской научно-практической конференции с международным участием. – Воронеж, 2024. – С. 134-140
- Запольский, С. В. Надлежащее, своевременное, значимое поощрение - основа формирования качественного кадрового состава российской государственной службы / С. В. Запольский // Журнал юридических исследований. – 2023. – Т. 8. – № 4. – С. 19-25
- Городилов, П. В. Проблемы мотивации государственных гражданских служащих на современном этапе / П. В. Городилов // Актуальные вопросы современной науки и образования: сборник статей XXIX Международной научно-практической конференции. – Пенза, 2023. – С. 303-306
- Михалева, Г. Г. Вопросы определения статуса государственного гражданского служащего Российской Федерации / Г. Г. Михалева // Право и государство: теория и практика. – 2024. – № 7 (235). – С. 207-209
- Сапожников, И. Ю. Нормативизация правового статуса государственного гражданского служащего / И. Ю. Сапожников, В. В. Щукин // Теория государства и права. – 2024. – № 2-1 (37). – С. 219-231
- Ермак, Е. В. К вопросу о статусе государственного служащего / Е. В. Ермак // Молодой ученый. – 2024. – № 7 (506). – С. 89-92
- Шкатулла, В. И. Комментарий к Федеральному закону от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»: (постатейный) / В. И. Шкатулла, Н. С. Маркин, В. В. Надвикова. – 5-е издание, переработанное, дополненное. – Москва, 2023
1.2. Научная литература
20. Аленочкина-Черная, Л. Б. Государственная служба в документах России / Л. Б. Аленочкина-Черная, И. А. Двойменный // Актуальные проблемы профессионального образования: цели, задачи и перспективы развития: сборник научных статей по материалам 22-ой Всероссийской научно-практической конференции с международным участием. – Воронеж, 2024. – С. 134-140.
21. Бачило, И. Л. Информационное право : учебник для вузов / И. Л. Бачило. – 5-е изд., перераб. и доп. – Москва : Издательство Юрайт, 2025. – 419 с.
22. Войтович, В. Ю. Правовые запреты, ограничения и гарантии связанные с государственной гражданской службой / В. Ю. Войтович, Е. Р. Питиримова // Правовые основы управления на государственной и муниципальной службе. – Ижевск, 2024. – С. 36-43.
23. Гониева, Г. Г. Некоторые вопросы документирования прохождения государственной гражданской службы / Г. Г. Гониева, Д. В. Амаева // Memoria historiae: сборник научных статей. – Элиста, 2023. – С. 126-137.
24. Доронина, Л. А. Организация и технология документационного обеспечения управления : учебник и практикум для вузов / Л. А. Доронина, В. С. Иритикова. – 2-е изд., перераб. и доп. – Москва : Издательство Юрайт, 2025. – 270 с.
25. Запольский, С. В. Надлежащее, своевременное, значимое поощрение - основа формирования качественного кадрового состава российской государственной службы / С. В. Запольский // Журнал юридических исследований. – 2023. – Т. 8. – № 4. – С. 19-25.
26. Колышкина, Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство : учебник для вузов / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина. – 3-е изд., испр. и доп. – Москва : Издательство Юрайт, 2025. – 145 с.
27. Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство : учебник и практикум для вузов / И. Н. Кузнецов. – 5-е изд., перераб. и доп. – Москва : Издательство Юрайт, 2025. – 425 с.
28. Шкатулла, В. И. Комментарий к Федеральному закону от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»: (постатейный) / В. И. Шкатулла, Н. С. Маркин, В. В. Надвикова. – 5-е издание, переработанное, дополненное. – Москва, 2023.