Организация документооборота и способы его совершенствования

Введение

Из-за постоянного роста объемов документов во всем мире, все более широкого применения ЭВМ при обработке информации, использования не бумажных носителей необходимо искать новые возможности овладения и управления документированной информацией. Организация работы с документами влияет на качество работы руководства фирмы, культуру труда ее сотрудников и организацию работы в целом. Успех управления организацией зависит от того, насколько профессионально ведется документация.

Государственные и коммерческие предприятия переходят на систему электронного документооборота. Она представляет собой организационно-техническую систему. Эта система обеспечивает процесс создания, управления, распределения, контроля над потоками электронных документов в организации, а также их хранение.

Предметом работы является документооборот в организации.

Объектом работы является организация документооборота.

Цель работы изучить организацию документооборота и способы его совершенствования, это достигается путем решения следующих задач:

• изучить организацию документооборота в современных учреждениях;
• проанализировать особенности организации и развития систем электронного документооборота в России.

В данном исследовании используются следующие методы: изучение и анализ научной литературы, сравнение различных точек зрения, а также ознакомление со статистическими данными и их анализ.

В ходе написания реферативной работы автор изучил фундаментальные научные исследования отечественных и зарубежных ученых по обозначенной теме.

1. Организация документооборота в современных учреждениях

В текущей управленческой деятельности каждого учреждения или организации ежедневно решается большое количество вопросов, которые непосредственно связаны с регистрацией и распределением документации по основным документопотокам, которые впоследствии составляют документооборот учреждения. При этом, наиболее эффективная организация работы с документами возможна лишь путём развития информационно-документальных процессов как в масштабе государства в целом, так и в рамках конкретного учреждения или конкретной организации.

Предметом документационного обеспечения управления являются механизмы правильного оформления документов, которые отражают специфику деятельности учреждения или организации; надлежащую организацию документооборота в соответствии с требованиями нормативных документов.

Рациональная организация документооборота в современном учреждении предполагает точный учёт объема документов, участвующих в деятельности аппарата управления, т.е. подсчет входящих, исходящих и внутренних документов.

Анализ состава документов, которые используются в управленческой деятельности современного учреждения, позволяет своевременно корректировать содержание работы подразделений и проводить мероприятия, направленные на совершенствование управления учреждением, определять оптимальное количество документации по управлению деятельности учреждения^[1]. Проведение анализа состава документации, используемой в процессе деятельности учреждения, необходимо и при ведении делопроизводства в бумажной форме, и при использовании систем электронного документооборота. Проводя процесс учета и анализа документооборота, требуется подсчитать количество оригиналов документов и их заверенных копий, а также соответствие приложений к документам и их наличие.

Эффективному управлению деятельностью современного учреждения способствует грамотное управление его документооборотом. В получении экономического эффекта, сопровождающего деятельность любого учреждения, существенным фактором становится оперативность в доступе к информации, степени сложности такого доступа и стоимости. В случае неэффективной организации документооборота, нарушений организации поиска, хранения и использования документов в учреждении происходит ухудшение управления, правильной и своевременной постановки управленческих задач и функций основной деятельности.

В современной литературе принято выделять основные задачи, решаемые в ходе управления документооборотом учреждения:

1. Правильное оформление документов (их соответствие требованиям стандартов, норм и правил оформления документации).

2. Верное распределение потоков документов (входящие, исходящие и внутренние).

3. Систематизация документов.

Увеличение документооборота, связанное с совершенствованием деятельности учреждения в целом, определяет необходимость повышения эффективности организации работы с документами.

Основными проблемами, возникающими в процессе организации документооборота в учреждении, являются:

• отсутствие систематизации при создании, регистрации и распределении документопотоков;
• нарушение целостности представления процессов маршрутизации документопотоков внутри учреждения;
• недостаточная координация деятельности сотрудников или структурных подразделений по своевременной передаче, регистрации, распределении и передаче документов, поступивших из различных источников – внешних или внутренних;
• снижение производительности труда сотрудника, осуществляющего управление документооборотом в учреждении, связанного с недостаточностью ресурсов - материально-технических, коммуникационных, информационных и иных.

В рамках современных концепций управления документооборота, необходимо придерживаться ряда положений, определяющих эффективность реализации функций по управлению документопотоками. Так, в рамках технических вопросов, сопровождающих документооборот учреждения, необходимо своевременное обновление программного обеспечения, обновление антивирусной защиты (особенно при работе в сети Интернет), а также своевременное внесение необходимых сведений в систему электронного документооборота.

Технологические проблемы, сопровождающие документооборот современного учреждения, решаются такими программными средствами, как СASE, CALS, workflow. Нередко проблемы возникают при подготовке нормативно-правовой базы, регулирующей документооборот учреждения, поскольку создание регулирующих локальных документов необходимо осуществлять в соответствии с последними изменениями законодательства, что вызывает вопросы у сотрудников, не обладающих необходимой квалификацией.

Автоматизация процессов документооборота привела к революционным изменениям в сфере работы с документами – их изготавливают сами авторы. Однако, эти изменения обязывают орган управления учреждением или должностное лицо, отвечающее за ведение делопроизводства:

• издавать документы в пределах собственной компетенции;
• проверять, анализировать и приводить в соответствие с нормами и правилами, стандартами и действующим законодательством, документы, издаваемые в структурных подразделениях.

Как было отмечено ранее, существует проблема привлечения в учреждения, особенно в бюджетные, муниципальных, квалифицированных кадров, которые способны грамотно, точно и эффективно вести документооборот в процессе деятельности учреждения, что приводит к отсутствию упорядоченной системы, увеличению сроков обработки документов.

Таким образом, проблема эффективной организации ведения документооборота в современных учреждениях не теряет своей актуальности, что объясняется следующими причинами:

• существенное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и потоков документационного оборота в конкретном учреждении;
• способы и методы обработки документов, которые имеются в ряде учреждений, ежедневно осуществляющих распределение значительного количества документов, являются достаточно несовершенными.

К современному документообороту учреждения предъявляются ещё такие существенные требования, как своевременность, оперативность, достаточность. Поскольку эффективность документооборота учреждения применима к управляемому объекту, то грамотное распределение потоков является обязательным условием, предписывается нормативными требованиями и является одним из средств укрепления контроля и законности.

Управление документацией подразумевает создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации, а также снабжение документацией потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами.

Рисунок 1. Схема документооборота учреждения

Чтобы в системе документооборота учреждения был порядок, необходимо правильно организовать документопотоки, которые, как было упомянуто выше, делятся на входящие, исходящие, внутренние. Документооборот в учреждении подразумевает использование всех трёх потоков. Маршруты документов (этапы обработки) представлены на рис. 2, 3 и 4. Входящие документы чаще всего поступают в учреждение извне: от клиентов, контрагентов, контролирующих органов, общественных организаций, органов местного самоуправления, граждан.

Рисунок 2. Маршрут движения входящих документов (этап обработки)

Исходящие документы направляются из учреждения в любое другое учреждение, организацию, предприятие или гражданам (ответы на поступившие в учреждение обращения).

Рисунок 3. Маршрут движения исходящих документов

Внутренние документы создаются в учреждении и в нем же проходят все этапы существования. Этот вид документации имеет различные формы, но схема их движения одинаковая: вначале они проходят путь исходящих документов, а на этапе исполнения осуществляются операции как входящих документов.

Рисунок 4. Маршрут движения внутренних документов

В настоящее время во всех учреждениях современной России в практике документационного обеспечения управления используют электронный документооборот. Для внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в учреждение необходимо провести следующие мероприятия (рис. 5).

Рисунок 5. Общая схема этапов внедрения СЭД

Однако в настоящее время во многих учреждениях наряду с электронным документооборотом продолжает использоваться традиционный документооборот, т.е. бумажный. Многие документы, поступающие с помощью электронной почты, распечатываются на бумажных носителях в нескольких экземплярах, что делает документооборот намного больше, чем он есть на самом деле. При этом затрачиваются большие денежные средства на приобретение бумаги, тонера и других средств копирования и тиражирования документов. А при передаче документов на бумажных носителях на исполнение и согласование затрачивается больше времени, нежели при использовании электронной почты.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что грамотная организация работы с документами – ведение документооборота современного учреждения – влияет на качество деятельности всего учреждения, и от качества ведения документации зависит успех управленческой деятельности в целом.

Грамотное, своевременное, эффективное управление документооборотом способствует быстрому доступу к необходимой информации, которая поступила в учреждение по различным каналам: по почте, электронной почте, факсу, с помощью фельдъегерской связи или была доставлена курьером, сотрудником, вернувшемся в учреждение из командировки^[2].

Именно поэтому, в каждом учреждении существенное внимание должно быть уделено грамотной организации документооборота, оперативности и четкости обработки информации, построению эффективной схемы движения документов. То есть, периодическая рационализация документооборота будет прямым образом способствовать качеству деятельности современного учреждения.

2. Особенности организации и развития систем электронного документооборота в России

В настоящее время электронный документооборот стал неотъемлемой частью делового мира. Но, несмотря на значительную эффективность систем электронного документооборота, остаются вопросы и нерешенные проблемы, связанные с управлением внутренним документооборотом. Кроме этого, появляются трудности, связанные с работой самих систем документооборота.

При опросе пользователей электронных систем документооборота в крупных разветвленных компаниях, как среди руководителей, так и среди их помощников (секретарей, референтов и т.д.) выявлены следующие затруднения, приводящие к потерям рабочего времени:

• Длительное время обработки карточки документа;
• Зависимость скорости работы системы от стабильности интернет соединения;
• Поток документов, не связанных с решением лица, которому данный поток направлен;
• Дублирование документов при их поступлении по разным вертикалям управления;
• Необходимость дублирования документов в бумажный вид (распечатка) при их обработке;
• Неудобная система поиска документов;
• Большое количество необходимых действий для рутинных операций;
• Устаревший интерфейс системы.

Рассмотрим причины указанных недостатков системы^[3]:

1) Длительное время обработки карточки документа. Согласно проведенных замеров, среднее время открытия карточки документа (время от клика мыши до полного открытия окна «работа с карточкой») составляет в среднем 6,7 секунды. При этом необходимо отметить, что в отдельных случаях при работе со сложным многосоставным документом время может доходить до 2 минут.

2) Зависимость скорости работы системы от стабильности интернет соединения. Согласно результатам анкетирования, 1-2 раза в месяц наблюдается полное отключение системы электронного документооборота, вызванное нарушением работы интернет соединения. Срок отключения от 2 до 4 часов. Потери рабочего времени на этот период составляют до 90 часов в год, или практически 11 рабочих дней ежегодно. При этом необходимо отметить, что указанные потери, как правило, относятся к помощникам руководителей, т.к. руководитель имеет возможность во время отказа интернет соединения расходовать рабочее время на решение других задач.

3) Поток документов, не связанных с решением лица, которому данный поток направлен. Согласно проведенному анкетированию, из числа поступивших документов 20-30% являются документами, не относящимися к компетенции лица, которому эти документы отправлены.

В первую очередь, это относится к запросам различных данных и отчетов, во вторую – распоряжения о проведении конкретных действий, не связанных с кругом обязанностей лица. Как пример, в адрес руководителя подразделения поступает распоряжение: «В срок до… предоставить данные».

При этом указанные данные формируются на рабочем месте специалиста и запрос не несет информации для руководителя, тем не менее, обрабатывается наравне с другими запросами. Годовые потери рабочего времени на решение указанного вопроса составляют до 4 рабочих дней. При этом указанные потери являются кумулятивными, т.к. к ним также относятся потери на оформление и принятие решений при создании приказов на предоставление отчетов.

4) Дублирование документов при их поступлении по разным вертикалям управления. В первую очередь данная проблема имеет место быть в организациях, имеющих разветвленную и многоступенчатую систему управления^[4].

Нормативные документы и распоряжения по вертикали управления движутся по нескольким направлениям – по направлению функциональной зависимости, и по направлению административной зависимости, что неизбежно приводит к поступлению документов в подразделение из двух центров управления. До одного рабочего дня в год расходуется на обработку задублированных документов.

5) Необходимость дублирования документов в бумажный вид (распечатка) при их обработке. В настоящее время, согласно анкетированию, дольше половины документов, поступивших посредством системы электронного документооборота, распечатываются для получения «твердой копии». Это связано с несколькими не решенными вопросами:

1. Неадаптированной системы хранения документации, во многих организациях до сих пор применяется система хранения и архивирования поступающих документов согласно утвержденной номенклатуры в бумажном виде.

2. Невозможность постоянного нахождения руководителя, принимающего решения по поступившим документам, на рабочем месте, как следствие, документы передаются для рассмотрения в бумажном виде, которые можно брать с собой для рассмотрения, например, в дороге.

Потери по итогам года составляют в среднем более, чем 4 рабочих дня.

Кроме потерь времени, необходимо рассмотреть потери, связанные с затратами на бумагу для печати документов. Указанные потери бумаги, помимо финансовых потерь, несут за собой дополнительные расходы и риски – доставка бумаги, утилизация, экологические риски и прочее.

6) Недостатки интерфейса программных продуктов (неудобная система поиска документов, большое количество необходимых действий для рутинных операций, устаревший интерфейс системы) не приводят непосредственно к денежным потерям, тем не менее, необходимо рассматривать указанные недостатки для определения направления развития систем электронного документооборота.

Как видно из приведенного исследования, текущее состояние систем электронного документооборота в России позволяет говорить о достаточно высоком уровне автоматизации процессов. Тем не менее, ряд вопросов позволяют определить первоочередные направления развития систем, как в организационном плане, так и в вопросах переработки программных продуктов, применяемых для работы с системами документооборота, такие как^[5]:

• развитие сетей связи и систем российских центров обработки данных;
• внедрение цифровых платформ работы с данными для обеспечения потребностей граждан, бизнеса и власти в рамках информационной инфраструктуры;
• создание системы поисковых исследований в области цифровой экономики, обеспечивающих технологическую независимость в области цифровых технологий, которые конкурентоспособны на глобальном уровне;
• необходимо построить новые элементы инфраструктуры по созданию цифрового пространства для государственного и муниципального управления, а также их документооборота;
• необходимо ускорить реализацию проекта «Цифровой экономики России», включая пункты, касаемо взаимодействия и коммуникации между обществом и правительством, а также между бизнесом и правительством, где главными субъектами государственного сектора выступают бюджетные учреждения;
• необходимо уделять серьезное внимание решению проблемы цифровой инклюзии с учетом масштабов территории России и демографических характеристик.

Заключение

Электронный документооборот - это совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с осуществлением концепции «безбумажного делопроизводства».

Внедрение систем электронного документооборота позволяет решить ряд задач и достичь определенных целей. Основными целями при внедрении СЭД ставятся достижение следующих ориентиров:

1) повышение управляемости компанией;

2) предоставление информации о том, какие документы обрабатываются в фирме и в какие сроки это происходит;

3) повышение исполнительной дисциплины;

4) оперативный контроль выполнения задач и исполнения приказов;

5) быстрое и качественное предоставление текущей статистики работы;

6) сокращение времени на внедрение управленческих решений;

7) сокращение времени согласования приказов и распоряжений;

8) повышение качества работы фирмы (сокращение времени обработки запросов и количества совершаемых ошибок при обработке запросов).

Первоочередные направления развития систем, как в организационном плане, так и в вопросах переработки программных продуктов, применяемых для работы с системами документооборота, являются:

• развитие сетей связи и систем российских центров обработки данных;
• внедрение цифровых платформ работы с данными для обеспечения потребностей граждан, бизнеса и власти в рамках информационной инфраструктуры;
• создание системы поисковых исследований в области цифровой экономики, обеспечивающих технологическую независимость в области цифровых технологий, которые конкурентоспособны на глобальном уровне;
• необходимо построить новые элементы инфраструктуры по созданию цифрового пространства для государственного и муниципального управления, а также их документооборота;
• необходимо ускорить реализацию проекта «Цифровой экономики России», включая пункты, касаемо взаимодействия и коммуникации между обществом и правительством, а также между бизнесом и правительством, где главными субъектами государственного сектора выступают бюджетные учреждения;
• необходимо уделять серьезное внимание решению проблемы цифровой инклюзии с учетом масштабов территории России и демографических характеристик.

Данные ориентиры помогают увидеть, какие основные преимущества получает компания при использовании электронного документооборота. Они могут быть различны. Это позволяет условно разделить эти преимущества на три группы.

В первую в группу входит выполнение части операций, т.е. автоматически увеличивается скорость и точность работы за счет переложения части операций на СЭД. Это достаточно высоко смогут оценить клиенты организации.

Во вторую группу можно отнести повышение мобильности компании (адаптации к окружающему миру):

1) компания имеет возможность быстрее менять свое направление движения, благодаря оперативной реакции на управленческие воздействия;

2) вследствие вовремя предоставляемой аналитической информации о ходе работ, качество этих управленческих воздействий оказывается на совершенно другом уровне.

И третья группа - улучшение взаимодействия сотрудников.

Организация работы с документами влияет на качество работы руководства фирмы, культуру труда ее сотрудников и организацию работы в целом. Успех управления организацией зависит от того, насколько профессионально ведется документация.

Государственные и коммерческие предприятия переходят на систему электронного документооборота. Она представляет собой организационно-техническую систему. Эта система обеспечивает процесс создания, управления, распределения, контроля над потоками электронных документов в организации, а также их хранение.

Список использованных источников

1. Боровских, Н. В. Электронный кадровый документооборот предприятия: проблемы внедрения и перспективы развития / Н. В. Боровских, Е. А. Кипервар // Вестник Сибирского института бизнеса и информационных технологий. – 2020.
2. Букреева, О. Н. Проблемы развития безбумажного документооборота в федеральных органах исполнительной власти / О. Н. Букреева // Вестник ВНИИДАД. – 2019. – № 5. – С. 62-71.
3. Данекина, В. В. Основные тенденции развития систем электронного документооборота / В. В. Данекина // Colloquium-journal. – 2020. – № 11-1(63). – С. 28-30.
4. Запольских, О. М. Электронный документооборот - повышение эффективности управления организацией / О. М. Запольских // Ученые записки Тамбовского отделения РоСМУ. – 2018. – № 11. – С. 174-179.
5. Зубова, А. О. Электронный документооборот в сфере трудовых правоотношений: положение дел и перспективы развития / А. О. Зубова // Проблемы экономики и юридической практики. – 2020. – Т. 16. – № 5. – С. 243-247.
6. Лунева, В. А. Тенденции развития систем электронного документооборота в государственной сфере / В. А. Лунева, Ю. В. Плохих // Бенефициар. – 2020. – № 84. – С. 14-16.
7. Павкина, Н. Н. Организация документооборота в современных учреждениях / Н. Н. Павкина // Актуальные проблемы современности: наука и общество. – 2020. – № 1(26). – С. 12-16.
8. Полбицына, Л. Г. Особенности организации и развития систем электронного документооборота в России / Л. Г. Полбицына, А. В. Кочев // Аллея науки. – 2021. – Т. 2. – № 1(52). – С. 340-343.
9. Суховольская, Е. С. Роль систем электронного документооборота в деятельности современных организаций / Е. С. Суховольская, Е. Д. Слепенко // Актуальные вопросы экономики региона: анализ, диагностика и прогнозирование: материалы VI Международной студенческой научно-практической конференции, Нижний Новгород, 06 апреля 2016 года. – Нижний Новгород: Стимул-СТ, 2016. – С. 122-124.
10. Шамрина, И. В. Цифровизация управления и система электронного документооборота в условиях стратегического развития региона / И. В. Шамрина, Ю. Е. Самушева // Стратегирование регионального развития в новых экономических реалиях: Материалы Всероссийского экономического онлайн-форума с международным участием, приуроченного к празднованию 55-летия Липецкого филиала Финуниверситета, Липецк, 16–17 декабря 2020 года / Под общей редакцией О.Ю. Смысловой. – Тамбов: Издательский дом "Державинский", 2021. – С. 254-259.