Совершенствование регламентации документирования бизнес-процессов в АО «Электропривод»

ВВЕДЕНИЕ

Современные организации функционируют в условиях высокой динамичности внешней среды, усиления конкуренции и возрастающих требований к качеству управления. Эффективность деятельности любой организации во многом определяется тем, насколько рационально организованы её управленческие процессы и насколько чётко закреплены в документах правила выполнения тех или иных операций. Документирование управленческой деятельности выступает неотъемлемой составляющей любого бизнес-процесса, обеспечивая фиксацию информации, принятие управленческих решений и их исполнение.

Бизнес-процессы организации представляют собой совокупность взаимосвязанных действий, направленных на создание продукта или услуги, имеющих ценность для потребителя. Каждый бизнес-процесс сопровождается созданием определённого комплекса документов, которые фиксируют ход и результаты выполнения операций, закрепляют ответственность исполнителей, обеспечивают контроль и анализ деятельности. От того, насколько полно и корректно регламентированы требования к созданию документов в рамках бизнес-процессов, зависит качество документационного обеспечения управления организации в целом.

Регламентация документирования бизнес-процессов осуществляется посредством локальных нормативных актов организации, которые устанавливают единые правила и требования к созданию, оформлению и обработке документов. Система локальных нормативных актов в сфере документационного обеспечения управления включает инструкцию по делопроизводству, табель унифицированных форм документов, альбом унифицированных форм, номенклатуру дел, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, а также регламенты отдельных бизнес-процессов. Разработка и поддержание в актуальном состоянии данных документов является важнейшей задачей службы документационного обеспечения управления.

В условиях цифровой трансформации экономики требования к регламентации документирования существенно возрастают. Внедрение систем электронного документооборота, переход к электронным документам и электронным подписям, интеграция информационных систем требуют пересмотра традиционных подходов к разработке локальных нормативных актов в сфере документационного обеспечения управления. Организации вынуждены адаптировать свою нормативную базу к новым технологическим реалиям, обеспечивая при этом соответствие действующему законодательству и национальным стандартам.

Актуальность темы исследования обусловлена рядом факторов. Во-первых, в Российской Федерации отсутствует единый федеральный закон, регулирующий вопросы документационного обеспечения управления, что возлагает на организации обязанность самостоятельно формировать систему локальных нормативных актов в данной сфере. Во-вторых, действующие нормативные акты Росархива, регламентирующие делопроизводство, носят обязательный характер только для государственных органов и органов местного самоуправления, тогда как коммерческие организации могут использовать их лишь в качестве методической основы. В-третьих, национальные стандарты в сфере документационного обеспечения управления носят добровольный характер применения, что создаёт неопределённость в вопросах оформления документов. В-четвёртых, быстрое развитие информационных технологий опережает развитие нормативной базы, что требует от организаций самостоятельного решения многих вопросов электронного документооборота. Указанные факторы определяют ключевую роль локального уровня регулирования документирования бизнес-процессов и актуализируют потребность в совершенствовании регламентации данной сферы.

Степень разработанности темы исследования. Вопросы документирования управленческой деятельности и регламентации работы с документами получили достаточно широкое освещение в отечественной научной литературе.

Нормативно-правовую базу исследования составляют федеральные законы, устанавливающие требования к документированию различных аспектов деятельности организаций. Гражданский кодекс Российской Федерации определяет требования к учредительным документам, договорам, форме сделок^[1]. Трудовой кодекс Российской Федерации регламентирует порядок разработки и принятия локальных нормативных актов работодателя, устанавливает требования к кадровой документации^[2]. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» вводит понятие документированной информации и определяет общие принципы информационного обеспечения^[3]. Федеральный закон «Об электронной подписи» устанавливает виды электронных подписей и условия равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе^[4]. Федеральный закон «О персональных данных» определяет требования к документированию обработки персональных данных^[5]. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает обязанности организаций по обеспечению сохранности документов^[6].

Нормативно-методические документы Росархива определяют требования к организации делопроизводства в государственных органах, которые используются коммерческими организациями в качестве методической основы. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления устанавливают единые требования к документированию управленческой деятельности, организации работы с документами и документооборота^[7]. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях определяет структуру и содержание инструкции по делопроизводству^[8]. Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения является обязательным для всех организаций при определении сроков хранения документов^[9].

Национальные стандарты в сфере документационного обеспечения управления устанавливают терминологию, требования к оформлению документов и принципы управления документами. ГОСТ Р 7.0.8-2013 и ГОСТ Р 7.0.114-2024 определяют термины и определения в области делопроизводства и архивного дела^[10]. ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает состав реквизитов организационно-распорядительных документов и требования к их оформлению^[11]. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 определяет понятия и принципы управления документами, характеристики документа как объекта управления^[12]. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) устанавливает классификацию унифицированных систем документации и унифицированных форм документов^[13].

Методические рекомендации ВНИИДАД представляют собой важнейшие источники для разработки локальных нормативных актов организации. Рекомендации по разработке нормативных документов по документационному обеспечению организации содержат методику разработки инструкции по делопроизводству, табеля форм документов, альбома форм документов, номенклатуры дел^[14]. Методический комплекс по документированию кадровой работы определяет требования к документированию кадровых процессов в организациях различных форм собственности^[15]. Указанные методические документы имеют ключевое значение для практической разработки регламентов документирования бизнес-процессов.

Теоретические основы документоведения и документационного обеспечения управления раскрыты в трудах ведущих отечественных учёных. М.В. Ларин исследовал понятие документа, системы документации, принципы документирования управленческой деятельности, а также современные подходы к управлению документами в условиях цифровой экономики^[16]. Л.А. Доронина и В.С. Иритикова рассмотрели практические аспекты организации документационного обеспечения управления^[17]. И.Н. Кузнецов представил комплексный анализ организации документооборота и делопроизводства^[18]. И.К. Корнеев, А.В. Пшенко и В.А. Машурцев раскрыли вопросы документирования управленческих функций и видов документов^[19]. В.Ф. Янковая исследовала систему управления документами в соответствии со стандартами ИСО, взаимосвязь инструкции по делопроизводству и номенклатуры дел^[20].

Вопросы регламентации бизнес-процессов и разработки локальных нормативных актов рассмотрены в работах ряда исследователей. Г.Н. Ланской проанализировал законодательное регулирование сферы делопроизводства, факторы и задачи его развития^[21]. Е.В. Колосова и Е.В. Карпычева представили практический опыт организации документооборота в крупной коммерческой организации^[22]. М.П. Бобылева исследовала вопросы доверия к электронному документу в системах электронного документооборота^[23].

Вместе с тем анализ научной литературы показывает, что вопросы регламентации документирования бизнес-процессов в производственных организациях изучены недостаточно полно. Большинство исследований посвящено либо общим вопросам документационного обеспечения управления, либо организации делопроизводства в государственных органах. Практические аспекты совершенствования регламентации документирования в коммерческих организациях промышленной сферы требуют дальнейшего изучения.

Объект исследования - документирование бизнес-процессов в АО «Электропривод».

Предмет исследования - регламентация документирования бизнес-процессов в АО «Электропривод».

Цель работы - разработка предложений по совершенствованию регламентации документирования бизнес-процессов в АО «Электропривод».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть бизнес-процессы организации как объект документирования и охарактеризовать системы документации, обеспечивающие их функционирование.

2. Проанализировать нормативно-правовое обеспечение документирования бизнес-процессов на федеральном и локальном уровнях.

3. Изучить модели регламентации документирования и методики разработки локальных нормативных актов в сфере документационного обеспечения управления.

4. Дать характеристику АО «Электропривод» и проанализировать организацию службы документационного обеспечения управления.

5. Провести анализ регламентов документирования бизнес-процессов в АО «Электропривод».

6. Оценить эффективность регламентации документирования бизнес-процессов в организации.

7. Разработать направления совершенствования регламентации документирования бизнес-процессов в АО «Электропривод».

8. Определить экономическую эффективность предлагаемых мероприятий.

Методы исследования. В работе использованы общенаучные методы: анализ и синтез при изучении теоретических основ регламентации документирования, сравнение при сопоставлении требований нормативных актов и фактического состояния регламентации в организации, обобщение при формулировании выводов и рекомендаций. Применены специальные методы документоведения: анализ документов при исследовании локальных нормативных актов организации, функциональный анализ при изучении роли службы документационного обеспечения управления. Использованы методы экономического анализа при оценке эффективности предлагаемых мероприятий.

Теоретическая значимость работы заключается в систематизации научных подходов к регламентации документирования бизнес-процессов, обобщении нормативных требований к разработке локальных нормативных актов в сфере документационного обеспечения управления, выявлении особенностей регламентации документирования в производственных организациях.

Практическая значимость работы состоит в том, что разработанные предложения по совершенствованию регламентации документирования бизнес-процессов могут быть использованы в деятельности АО «Электропривод» для повышения качества документационного обеспечения управления. Результаты исследования могут быть применены другими производственными организациями при разработке и актуализации локальных нормативных актов в сфере делопроизводства.

Структура работы. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трёх глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.

В первой главе рассматриваются понятие бизнес-процесса и его связь с документированием, характеризуются системы документации, обеспечивающие функционирование бизнес-процессов. Анализируется нормативно-правовое обеспечение документирования на федеральном уровне, включая федеральные законы, нормативные акты Росархива, национальные стандарты. Исследуются модели регламентации документирования и методики разработки локальных нормативных актов в сфере документационного обеспечения управления.

Во второй главе даётся характеристика организации, анализируется структура и функции службы документационного обеспечения управления, её роль в разработке локальных нормативных актов. Проводится детальный анализ действующих регламентов документирования бизнес-процессов: их структуры, содержания, оформления, соответствия требованиям нормативных актов и стандартов. Оценивается эффективность регламентации документирования, выявляются проблемы и недостатки.

В третьей главе разрабатываются направления совершенствования регламентации документирования бизнес-процессов. Предлагаются конкретные мероприятия по актуализации действующих и разработке новых локальных нормативных актов. Рассчитывается экономическая эффективность предлагаемых мероприятий.

ГЛАВА 1. ПРАВОВЫЕ И ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ БИЗНЕС- ПРОЦЕССОВ ОРГАНИЗАЦИЙ

1.1 Основные понятия и классификация систем и подсистем документации, создаваемых в деятельности организаций

Деятельность любой организации представляет собой совокупность взаимосвязанных процессов, направленных на достижение поставленных целей. Эти процессы требуют координации, контроля и информационного обеспечения, что невозможно без создания документов. Понимание природы бизнес-процессов и их связи с документированием является необходимым условием для построения эффективной системы регламентации создания документов в организации.

Бизнес-процесс можно определить как устойчивую, целенаправленную совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя. Каждый бизнес-процесс характеризуется наличием цели, определённой последовательностью действий, входными ресурсами (в том числе информационными), выходными результатами, а также владельцем, несущим ответственность за результативность процесса^[24].

В теории управления сложилось несколько подходов к классификации бизнес-процессов. Наиболее распространённой является классификация по роли в создании ценности, согласно которой выделяются три основные группы.

Основные (операционные) процессы непосредственно создают ценность для внешнего потребителя и обеспечивают получение дохода организацией. Для производственного предприятия это процессы закупки сырья и материалов, производства продукции, контроля качества, хранения и сбыта готовой продукции. Для торговой организации — закупка товаров, хранение, продажа, доставка. Основные процессы определяют специфику деятельности организации и формируют её конкурентные преимущества.

Обеспечивающие (вспомогательные) процессы создают условия для функционирования основных процессов, снабжая их необходимыми ресурсами. Потребителями результатов обеспечивающих процессов выступают внутренние подразделения организации. К данной группе относятся управление персоналом (подбор, адаптация, обучение, оценка работников), информационно-технологическое обеспечение, юридическое сопровождение, административно-хозяйственное обеспечение, бухгалтерский учёт и финансовое управление. Обеспечивающие процессы не создают ценности для внешнего потребителя напрямую, однако без них реализация основных процессов невозможна.

Процессы управления обеспечивают координацию всей деятельности организации. Они включают стратегическое и оперативное планирование, организацию деятельности, мотивацию персонала, контроль и анализ результатов, принятие управленческих решений. Управленческие процессы пронизывают всю деятельность организации, обеспечивая её целенаправленность и согласованность. Именно в ходе управленческих процессов принимаются решения, которые затем оформляются документально.

Отдельно выделяют процессы развития (совершенствования), направленные на повышение эффективности деятельности в долгосрочной перспективе: разработка новых продуктов, внедрение инноваций, оптимизация существующих процессов, развитие организационной культуры.

В рамках настоящего исследования основное внимание уделяется процессам управления и обеспечивающим процессам, поскольку именно они порождают наибольший объём управленческой документации и требуют наиболее детальной регламентации документирования. Основные производственные процессы также сопровождаются созданием документов (технологическая, конструкторская документация), однако их документирование определяется отраслевыми требованиями и имеет выраженную специфику, выходящую за рамки данного исследования.

Управленческая деятельность представляет собой особый вид деятельности, направленный на обеспечение целенаправленного и эффективного функционирования организации. Классическая теория управления выделяет следующие функции: планирование (определение целей и путей их достижения), организация (распределение ресурсов и ответственности), мотивация (побуждение работников к достижению целей), координация (согласование действий участников), контроль (сопоставление фактических результатов с запланированными). Реализация каждой функции управления сопровождается принятием решений, которые требуют документального оформления^[25].

Документирование представляет собой запись информации на носителе по установленным правилам^[26]. Результатом документирования является документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Именно наличие установленных реквизитов отличает документ от иных форм фиксации информации и придаёт ему юридическую значимость.

Документирование управленческой деятельности обеспечивает несколько важнейших функций: фиксацию принятых решений; доведение решений до исполнителей; контроль исполнения; формирование информационной базы для анализа и планирования; правовое закрепление действий и событий; сохранение организационной памяти. Без документирования управление утрачивает системность и преемственность, решения не приобретают обязательного характера, а деятельность организации становится неконтролируемой.

Каждый бизнес-процесс организации порождает определённый комплекс документов, состав которых зависит от содержания процесса, требований законодательства и внутренних регламентов. При этом документы, создаваемые в различных процессах, не существуют изолированно — они объединяются в системы документации по признакам функционального назначения и единства требований к оформлению.

Система документации определяется как совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к оформлению^[27]. Данное определение указывает на три системообразующих признака: функциональное назначение документов, область их применения, формальные требования к созданию.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) закрепляет состав унифицированных систем документации, применяемых в Российской Федерации^[28]. Классификатор выделяет следующие унифицированные системы: организационно-распорядительная документация (класс 0200000); первичная учётная документация (класс 0300000); банковская документация (класс 0400000); финансовая, учётная и отчётная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций (класс 0500000); отчётно-статистическая документация (класс 0600000); учётная и отчётная бухгалтерская документация предприятий (класс 0700000); документация по труду (класс 0800000); документация Пенсионного фонда Российской Федерации (класс 0900000) и ряд других.

Унифицированные системы документации создаются на основе единых правил и требований, содержат информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности. Унификация направлена на сокращение количества применяемых документов, типизацию их форм, снижение трудоёмкости обработки и достижение информационной совместимости документационных массивов.

Для целей настоящего исследования ключевое значение имеет унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), которая обеспечивает документирование управленческих функций. Требования к оформлению документов данной системы установлены специальным стандартом^[29].

Организационно-распорядительная документация подразделяется на несколько подсистем, каждая из которых выполняет специфические функции.

Организационно-правовая документация составляет правовую основу деятельности организации. К этой подсистеме относятся: учредительные документы (устав, учредительный договор); положения о структурных подразделениях; должностные инструкции; штатное расписание; структура и штатная численность; правила внутреннего трудового распорядка; иные документы, определяющие статус организации, её структуру, компетенцию подразделений и работников. Организационные документы характеризуются длительным сроком действия — они сохраняют силу до отмены или замены новыми. Данные документы подлежат обязательному утверждению уполномоченным органом или должностным лицом.

Распорядительная документация обеспечивает реализацию властных полномочий органов управления. Посредством распорядительных документов оформляются управленческие решения по вопросам деятельности организации. В зависимости от порядка принятия решений различают документы, издаваемые на основе единоначалия (приказы, распоряжения, указания), и документы, принимаемые коллегиальными органами (постановления, решения). Распорядительные документы содержат обязательные для исполнения предписания и адресуются подчинённым структурам или работникам.

Информационно-справочная документация содержит сведения, побуждающие принимать управленческие решения или позволяющие выбрать способ действий. В отличие от распорядительных документов, информационно-справочные не содержат поручений и не обязывают действовать определённым образом — они информируют о положении дел, фиксируют результаты деятельности, содержат предложения. К этой подсистеме относятся: служебные письма; докладные, служебные и объяснительные записки; справки; акты; протоколы; заключения и другие документы.

Помимо организационно-распорядительной документации, в деятельности организаций создаются иные системы документации, отражающие специфику отдельных функций и процессов.

Документация по труду (кадровая документация) обеспечивает документирование процессов управления персоналом. К ней относятся трудовые договоры, приказы по личному составу (о приёме, переводе, увольнении, предоставлении отпусков, командировании, поощрении, наложении взысканий), личные карточки работников, личные дела, трудовые книжки, табели учёта рабочего времени, графики отпусков^[30]. Требования к кадровой документации установлены трудовым законодательством, которое определяет обязательный состав документов и порядок их оформления^[31].

Учётная документация обеспечивает фиксацию фактов хозяйственной жизни и служит основанием для отражения операций в бухгалтерском учёте. Первичные учётные документы (накладные, акты выполненных работ, акты приёма-передачи, платёжные документы, кассовые документы) создаются в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после её окончания. Состав обязательных реквизитов первичных учётных документов определён законодательством о бухгалтерском учёте.

Отчётная документация формируется на основе данных учёта и отражает результаты деятельности за определённый период. К отчётной документации относятся: бухгалтерская (финансовая) отчётность; налоговая отчётность; статистическая отчётность; управленческая отчётность. Формы и сроки представления отчётности регламентируются соответствующими отраслями законодательства.

Договорная документация опосредует взаимоотношения организации с контрагентами. К ней относятся договоры различных видов (поставки, подряда, оказания услуг, аренды и др.), дополнительные соглашения, протоколы разногласий, акты сверки взаиморасчётов. Правовую основу договорной документации составляет гражданское законодательство^[32].

Особое место в документационном обеспечении управления занимают внутренние регламентирующие документы — локальные нормативные акты, устанавливающие правила и процедуры осуществления деятельности. К ним относятся регламенты бизнес-процессов, инструкции, методики, стандарты организации. Внутренние регламенты определяют порядок выполнения типовых операций, распределение ответственности, требования к результатам и срокам^[33]. Регламентирующие документы относятся к управленческой документации, поскольку обеспечивают реализацию функции организации и устанавливают нормы поведения для работников.

Для понимания связи бизнес-процессов с системами документации целесообразно рассмотреть, какие документы создаются при реализации основных функций управления.

Функция планирования документируется посредством создания планов различных видов (стратегических, тактических, оперативных), программ, бюджетов, графиков. Плановые документы фиксируют цели, задачи, ресурсы и сроки их достижения. Планирование на разных уровнях управления порождает соответствующие документы: план работы организации на год, планы работы подразделений, индивидуальные планы работников.

Функция организации документируется через организационно-правовые документы (положения о подразделениях, должностные инструкции, регламенты процессов), которые определяют структуру, распределение функций и ответственности. Изменения в организационной структуре оформляются приказами и сопровождаются корректировкой соответствующих положений и инструкций.

Функция координации обеспечивается информационно-справочной документацией: служебными записками, обеспечивающими горизонтальную коммуникацию между подразделениями; протоколами совещаний, фиксирующими согласованные решения; перепиской с контрагентами.

Функция контроля документируется посредством отчётов, справок, актов проверок, аналитических записок. Контрольная документация содержит информацию о фактическом состоянии дел, выявленных отклонениях и предложениях по их устранению.

Функция принятия решений оформляется распорядительными документами (приказами, распоряжениями, решениями), которые фиксируют принятые решения и доводят их до исполнителей.

Соответствие типов бизнес-процессов и создаваемой документации можно представить следующим образом. Процессы управления порождают преимущественно организационно-распорядительную документацию: организационные документы при построении системы управления, распорядительные — при принятии решений, информационно-справочные — при обмене информацией и контроле.

Обеспечивающие процессы создают специализированную документацию в соответствии с их содержанием. Процессы управления персоналом сопровождаются кадровой документацией. Процессы бухгалтерского учёта и финансового управления — учётной и отчётной документацией^[34]. Процессы договорной работы — договорной документацией. Процессы юридического обеспечения — претензионно-исковой документацией.

Основные (операционные) процессы в зависимости от отраслевой принадлежности организации порождают специфическую документацию: технологическую, конструкторскую, проектную, медицинскую и иную, требования к которой определяются отраслевыми нормативными актами.

Для систематизации соответствия бизнес-процессов и систем документации может использоваться матричная форма представления, где по строкам располагаются бизнес-процессы организации, а по столбцам — виды документов. На пересечении указывается, какие документы создаются, используются или являются результатом соответствующего процесса. Такая матрица позволяет выявить полноту документирования процессов, избыточность документирования, разрывы в документационном обеспечении.

Классификация документов внутри систем документации может осуществляться по различным основаниям. По направленности информационного потока выделяют входящие, исходящие и внутренние документы. По срокам исполнения — срочные и несрочные. По степени доступа — открытые и документы ограниченного доступа. По юридической силе — подлинники, копии, дубликаты, выписки. По форме — типовые (составленные по установленной форме) и индивидуальные.

Существенное значение для организации хранения имеет классификация документов по срокам хранения: постоянного хранения; долговременного хранения (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет включительно). Сроки хранения документов определяются в соответствии с нормативными перечнями^[35].

Современные подходы к управлению документами предполагают интеграцию документирования в бизнес-процессы организации^[36]. Документы должны создаваться как естественный результат выполнения бизнес-процессов. При проектировании процессов необходимо определять точки документирования — операции, результаты которых подлежат обязательной фиксации.

При определении состава документации бизнес-процессов следует руководствоваться принципом необходимости и достаточности. Документирование должно обеспечивать: выполнение требований законодательства (обязательные документы); формирование доказательной базы для защиты интересов организации; информационное обеспечение принятия решений; возможность контроля и анализа деятельности; передачу знаний и обучение персонала. При этом избыточное документирование создаёт неоправданную нагрузку, увеличивает затраты и замедляет бизнес-процессы.

В условиях цифровой трансформации границы между системами документации становятся менее чёткими. Системы электронного документооборота позволяют интегрировать различные виды документов в единое информационное пространство, обеспечивая их взаимосвязь и комплексную обработку^[37]. Вместе с тем классификация документов по системам сохраняет значение для определения требований к их оформлению, хранению и обеспечению доступа.

Таким образом, документирование является неотъемлемым элементом бизнес-процессов организации, обеспечивающим их информационное сопровождение и правовое закрепление результатов. Документы, создаваемые в ходе различных процессов, объединяются в системы и подсистемы документации на основе функционального назначения и единства требований к оформлению. Понимание взаимосвязи бизнес-процессов и систем документации составляет необходимую основу для регламентации документирования. Правовые основы такой регламентации рассматриваются в следующем параграфе.

1.2 Нормативно-правовое обеспечение документирования бизнес-процессов организации

Регламентация документирования бизнес-процессов организаций осуществляется на основе системы нормативных правовых актов, стандартов и методических документов, образующих многоуровневую структуру правового регулирования. Понимание этой структуры необходимо для разработки локальных нормативных актов, обеспечивающих соответствие документационных практик организации требованиям законодательства и рекомендациям профессионального сообщества.

Нормативно-правовое обеспечение документирования можно структурировать по уровням регулирования: федеральное законодательство; подзаконные нормативные акты федеральных органов исполнительной власти; национальные стандарты; методические документы; локальные нормативные акты организаций.

Федеральное законодательство устанавливает базовые требования к документированию отдельных сфер деятельности, однако единый закон о документационном обеспечении управления в Российской Федерации отсутствует. Нормы, регулирующие создание и оформление документов, рассредоточены по различным отраслям законодательства.

Гражданское законодательство определяет требования к документированию гражданско-правовых отношений^[38]. Гражданский кодекс устанавливает требования к учредительным документам юридических лиц: устав является обязательным учредительным документом для большинства организационно-правовых форм; определяется состав сведений, подлежащих включению в устав. Кодекс регламентирует форму сделок, устанавливая случаи обязательной письменной формы и последствия её несоблюдения. Детально урегулированы требования к договорной документации: существенные условия договоров различных видов, порядок заключения, изменения и расторжения договоров, оформление дополнительных соглашений и протоколов разногласий.

Трудовое законодательство содержит наиболее детальные требования к документированию^[39]. Трудовой кодекс определяет обязательный состав кадровой документации, включающий трудовые договоры, приказы по личному составу, трудовые книжки, личные карточки работников, графики отпусков, табели учёта рабочего времени. Законодательство устанавливает требования к содержанию трудового договора, перечисляя обязательные и дополнительные условия. Особое значение имеют нормы о локальных нормативных актах работодателя: правилах внутреннего трудового распорядка, положении об оплате труда, положении о защите персональных данных и иных документах, регулирующих трудовые отношения. Трудовой кодекс определяет порядок принятия локальных актов, в том числе с учётом мнения представительного органа работников, а также обязанность ознакомления работников с актами под подпись.

Федеральный закон об информации определяет понятие документированной информации как зафиксированной на материальном носителе путём документирования информации с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных случаях её материальный носитель^[40]. Закон устанавливает общие требования к обращению документированной информации, принципы правового регулирования отношений в сфере информации.

Законодательство об электронной подписи определяет условия признания электронных документов равнозначными документам на бумажном носителе^[41]. Закон выделяет три вида электронной подписи: простая электронная подпись подтверждает факт формирования подписи определённым лицом посредством использования кодов, паролей или иных средств; усиленная неквалифицированная электронная подпись создаётся с использованием средств электронной подписи и позволяет определить лицо, подписавшее документ, а также обнаружить факт внесения изменений после подписания; усиленная квалифицированная электронная подпись дополнительно соответствует требованиям к средствам электронной подписи и имеет квалифицированный сертификат. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признаётся электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, за исключением случаев, когда законодательством установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Законодательство о персональных данных устанавливает требования к документированию обработки персональных данных^[42]. Организации обязаны разрабатывать и утверждать политику обработки персональных данных, локальные акты, определяющие порядок обработки, категории обрабатываемых данных, меры защиты. Закон определяет требования к получению согласия субъекта персональных данных, форму и содержание такого согласия.

Законодательство об архивном деле регулирует отношения в сфере хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов^[43]. Закон определяет обязанности организаций по обеспечению сохранности архивных документов, включая документы по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных нормативными актами. Для негосударственных организаций предусмотрена обязанность хранения документов в соответствии с перечнями типовых архивных документов.

Подзаконные нормативные акты федеральных органов исполнительной власти детализируют требования законодательства и устанавливают правила делопроизводства. Основным органом, осуществляющим нормативное регулирование в сфере делопроизводства и архивного дела, является Федеральное архивное агентство (Росархив).

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления устанавливают единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами^[44]. Правила определяют состав реквизитов документов, требования к их оформлению, порядок создания документов, организацию документооборота, формирование документального фонда. Формально данный акт обязателен только для государственных органов и органов местного самоуправления, однако его положения могут использоваться коммерческими организациями как методическая основа.

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях содержит рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных организациях^[45]. Документ определяет примерную структуру инструкции, содержание основных разделов, особенности документирования отдельных видов деятельности. Примерная инструкция служит образцом для разработки локальных инструкций по делопроизводству.

Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения является основным нормативным документом, определяющим сроки хранения документов, образующихся в деятельности организаций^[46]. Перечень систематизирован по функциям управления и содержит наименования видов документов с указанием сроков хранения: постоянно, определённое количество лет, до минования надобности, до замены новыми. Применение Перечня обязательно при определении сроков хранения документов и составлении номенклатуры дел.

Национальные стандарты устанавливают требования к терминологии, оформлению документов, управлению документами. Стандарты носят добровольный характер применения, однако обеспечивают единообразие подходов и терминологии в сфере документационного обеспечения управления.

Стандарт на термины и определения в области делопроизводства и архивного дела устанавливает основные понятия, используемые в документоведении^[47]. Стандарт определяет понятия документа, документирования, делопроизводства, системы документации и иные базовые термины, обеспечивая единство понятийного аппарата. В 2024 г. введён в действие новый терминологический стандарт, развивающий и уточняющий положения предыдущего.

Стандарт на организационно-распорядительную документацию устанавливает состав реквизитов документов, правила их оформления, требования к бланкам документов^[48]. Стандарт определяет тридцать реквизитов документов, правила их расположения на листе, требования к шрифтам, интервалам, отступам. Практическое применение стандарта обеспечивается методическими рекомендациями по его внедрению^[49].

Стандарт по управлению документами определяет принципы управления документами, требования к документным системам, процессы создания, захвата и управления документами^[50]. Стандарт является идентичным переводом международного стандарта ISO 15489-1 и определяет характеристики документа (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования), требования к метаданным, принципы проектирования документных систем.

Общероссийский классификатор управленческой документации обеспечивает кодирование унифицированных форм документов и служит основой для систематизации документации^[51]. Классификатор определяет состав унифицированных систем документации, присваивает кодовые обозначения унифицированным формам документов.

Методические документы разрабатываются специализированными научными организациями и содержат рекомендации по организации делопроизводства, разработке нормативных документов, внедрению современных технологий управления документами.

Рекомендации ВНИИДАД по разработке нормативных документов представляют собой комплексное методическое пособие, охватывающее вопросы создания инструкций по делопроизводству, табелей и альбомов форм документов, номенклатур дел^[52]. Рекомендации содержат образцы документов, примеры формулировок, методики проведения обследования документации организации.

Методические документы по отдельным направлениям документирования включают рекомендации по документированию кадровой работы^[53], организации работы с обращениями граждан, ведению архивного делопроизводства и другим аспектам документационного обеспечения. Для систематизации нормативно-правового обеспечения документирования целесообразно представить его структуру в табличной форме (Приложение 17).

Анализ представленной структуры нормативного регулирования позволяет выявить ряд особенностей, существенных для организации документирования в коммерческих организациях. Во-первых, отсутствует единый федеральный закон, комплексно регулирующий документационное обеспечение управления. Нормы о документировании рассредоточены по отраслевому законодательству, что создаёт определённые сложности в их применении и требует системного анализа различных источников. Во-вторых, существует неопределённость в применимости актов Росархива к коммерческим организациям. Правила делопроизводства формально обязательны только для государственных органов и органов местного самоуправления. Коммерческие организации вправе использовать их положения добровольно, однако обязанность следовать этим правилам законодательством не установлена. В-третьих, национальные стандарты в сфере документационного обеспечения носят добровольный характер применения. Организации самостоятельно принимают решение о применении стандартов, закрепляя это в локальных нормативных актах. После такого закрепления требования стандартов становятся обязательными для данной организации. В-четвёртых, нормативная база отстаёт от развития информационных технологий. Несмотря на наличие законодательства об электронной подписи, многие аспекты электронного документооборота остаются недостаточно урегулированными, что вынуждает организации самостоятельно разрабатывать локальные акты по данным вопросам^[54].

Выявленные особенности определяют ключевую роль локального уровня регулирования в обеспечении документирования бизнес-процессов организаций. Локальные нормативные акты восполняют пробелы федерального регулирования, адаптируют общие требования к специфике деятельности организации, обеспечивают единообразие документирования.

Локальный уровень регулирования формируется организацией самостоятельно с учётом требований законодательства, специфики деятельности, масштаба и организационной структуры. Система локальных нормативных актов в сфере документационного обеспечения включает несколько взаимосвязанных элементов.

Инструкция по делопроизводству является центральным документом, определяющим порядок создания, оформления, обработки и хранения документов в организации. Инструкция разрабатывается на основе Примерной инструкции Росархива с учётом специфики деятельности и включает разделы: общие положения; документирование управленческой деятельности (состав реквизитов, требования к оформлению, особенности подготовки отдельных видов документов); организация документооборота; регистрация документов; контроль исполнения; формирование дел и их текущее хранение; подготовка документов к архивному хранению.

Табель форм документов представляет собой перечень унифицированных форм документов, применяемых в организации, с указанием правового основания их создания, подразделения-составителя, порядка согласования и утверждения^[55]. Табель выполняет функции оптимизации состава документации, нормативного закрепления процедуры подготовки документов, справочника по формам документов.

Альбом форм документов дополняет табель и содержит унифицированные формы документов с образцами заполнения. Применение альбома обеспечивает единообразие оформления документов, сокращает время на их подготовку, снижает количество ошибок.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения. Номенклатура обеспечивает распределение документов по делам, установление сроков хранения, является основой для составления описей дел и актов о выделении документов к уничтожению^[56].

Положение о службе документационного обеспечения управления определяет статус, задачи, функции, права, ответственность и организацию деятельности подразделения, отвечающего за делопроизводство. Положение устанавливает организационные основы управления документами в организации.

Должностные инструкции работников службы документационного обеспечения конкретизируют функции и обязанности каждого работника, требования к квалификации, ответственность.

Регламенты бизнес-процессов, связанных с документированием, определяют порядок подготовки отдельных видов документов или документирования отдельных процессов: регламент договорной работы, регламент подготовки приказов, регламент работы с обращениями граждан.

При внедрении электронного документооборота система локальных актов дополняется документами, регламентирующими работу в информационных системах: регламент работы в системе электронного документооборота; порядок применения электронной подписи; инструкция пользователя информационной системы; порядок обмена электронными документами с контрагентами^[57].

Разработка локальных нормативных актов в сфере документационного обеспечения должна основываться на определённых принципах, обеспечивающих качество и практическую применимость документов.

Принцип законности предполагает соответствие локальных актов требованиям законодательства. Локальный акт не может противоречить федеральным законам, подзаконным актам, действующим в отношении организации. При этом локальные акты могут устанавливать более детальные требования, развивающие положения законодательства, но не ухудшающие положение работников и не нарушающие требования нормативных актов.

Принцип системности означает, что локальные акты должны образовывать непротиворечивую систему, в которой документы разных уровней согласованы между собой. Положения инструкции по делопроизводству должны соответствовать табелю форм документов, номенклатуре дел, должностным инструкциям работников.

Принцип практикоориентированности требует, чтобы локальные акты содержали конкретные, выполнимые требования, соответствующие реальным возможностям организации. Чрезмерно детализированные или невыполнимые требования приводят к формальному отношению к документам и их неисполнению.

Принцип оптимальности предполагает установление необходимых и достаточных требований без избыточной регламентации. Локальные акты должны регулировать те аспекты документирования, которые действительно нуждаются в регламентации, не создавая излишней бюрократической нагрузки.

Принцип адаптивности означает возможность корректировки локальных актов при изменении внешних условий или внутренних потребностей организации. Система документов должна быть достаточно гибкой, чтобы реагировать на изменения законодательства, организационной структуры, технологий работы с документами.

Таким образом, нормативно-правовое обеспечение документирования управленческой деятельности представляет собой многоуровневую систему, включающую федеральное законодательство, подзаконные акты, национальные стандарты, методические документы и локальные нормативные акты организаций. Рассредоточенность норм по различным источникам, добровольный характер применения стандартов и неопределённость применимости ряда актов к коммерческим организациям обусловливают ключевое значение локального уровня регулирования. Разработка качественных локальных нормативных актов требует знания всей системы нормативного регулирования и методических подходов к их созданию. Модели и методики разработки локальных актов, регламентирующих документирование, рассматриваются в следующем параграфе.

1.3 Модели регламентации документирования бизнес-процессов организаций на локальном уровне

Регламентация документирования на локальном уровне представляет собой деятельность по разработке и внедрению внутренних нормативных документов, устанавливающих правила создания, оформления и обработки документов в организации. Выбор модели регламентации определяет структуру системы локальных нормативных актов, их содержание, взаимосвязи и порядок разработки. Эффективность документирования бизнес-процессов во многом зависит от того, насколько выбранная модель соответствует специфике деятельности организации и уровню развития её системы управления.

В современной практике управления документами сложилось несколько концептуальных подходов к регламентации документирования, каждый из которых обладает определёнными преимуществами и ограничениями.

Процессный подход к регламентации документирования основывается на представлении деятельности организации как совокупности взаимосвязанных процессов. Документы рассматриваются не изолированно, а как элементы бизнес-процессов, обеспечивающие их информационное сопровождение и фиксацию результатов^[58].

При процессном подходе требования к документированию интегрируются непосредственно в регламенты бизнес-процессов. Для каждого процесса определяются входящие документы, инициирующие процесс или необходимые для его выполнения; исходящие документы как результаты процесса; точки документирования — операции, по завершении которых создаётся документ; ответственные за создание документов; требования к содержанию и оформлению; сроки создания и хранения. Такой подход обеспечивает неразрывную связь документирования с основной деятельностью, однако требует предварительного описания и формализации бизнес-процессов организации^[59].

Модель регламентации на основе концепции бережливого производства направлена на устранение потерь и оптимизацию документационных потоков. Применительно к документированию данная концепция предполагает минимизацию избыточного документооборота, сокращение времени на создание и обработку документов, устранение дублирования информации^[60].

Принципы бережливого производства реализуются через стандартизацию форм документов, визуализацию документационных потоков, устранение лишних согласований, внедрение принципа создания документа в момент возникновения потребности в нём. Регламентация при данном подходе предполагает разработку стандартных операционных процедур — кратких, визуально понятных инструкций по выполнению типовых операций документирования. Процедуры содержат пошаговое описание действий, образцы заполнения документов, контрольные точки проверки качества.

Модель управления качеством базируется на требованиях международных стандартов серии ISO 9000 и рассматривает документирование как элемент системы менеджмента качества. Документация должна обеспечивать результативность системы управления и демонстрировать соответствие установленным требованиям^[61].

Документация системы менеджмента качества имеет иерархическую структуру: политика и цели в области качества; руководство по качеству; документированные процедуры; рабочие инструкции; записи как документальные свидетельства выполнения требований. Особое внимание уделяется управлению документацией — процедурам утверждения, пересмотра, идентификации изменений, обеспечению доступности актуальных версий, предотвращению использования устаревших документов.

Функциональная модель регламентации основывается на традиционном подходе отечественного делопроизводства, при котором документирование рассматривается как самостоятельная функция управления. Регламентация строится по функциональному принципу: отдельно регламентируется создание документов, отдельно — организация документооборота, отдельно — хранение^[62]. Данная модель реализована в методических рекомендациях Росархива и ВНИИДАД, характеризуется проработанностью методических решений и соответствует традициям отечественного делопроизводства.

Для систематизации характеристик моделей регламентации целесообразно представить их сравнительный анализ (Приложение 18).

Анализ представленных моделей показывает, что каждая из них имеет свою область применения. Процессный подход наиболее эффективен в организациях с развитым процессным управлением, где бизнес-процессы уже описаны и формализованы. Модель бережливого производства целесообразна для производственных предприятий, ориентированных на постоянное совершенствование. Модель управления качеством применяется в организациях, сертифицированных по стандартам ISO или стремящихся к сертификации.

Для большинства российских организаций, особенно средних и малых, наиболее практичным представляется функциональный подход, опирающийся на отечественные методические разработки. Данный подход не требует масштабной предварительной работы по описанию бизнес-процессов и позволяет использовать апробированные методические решения. При этом элементы других моделей могут применяться для совершенствования отдельных аспектов регламентации.

Независимо от выбранной модели, регламентация документирования осуществляется посредством разработки локальных нормативных актов. Локальный нормативный акт представляет собой документ, содержащий нормы (правила), обязательные для работников организации, рассчитанные на неоднократное применение и принятые в установленном порядке уполномоченным органом^[63].

Положение — локальный нормативный акт, устанавливающий статус, задачи, функции, права, ответственность и порядок деятельности структурного подразделения или регламентирующий определённую сферу деятельности организации. Положения относятся к организационно-правовым документам и характеризуются длительным сроком действия.

Положение о службе документационного обеспечения управления определяет организационные основы работы с документами: статус службы, её задачи, функции, структуру, взаимодействие с другими подразделениями, требования к квалификации работников. Положение устанавливает, кто в организации отвечает за документирование и каковы полномочия соответствующего подразделения^[64].

Инструкция — локальный нормативный акт, устанавливающий порядок и способы выполнения определённых действий, операций, работ. Инструкция содержит детальное описание последовательности действий, требования к их выполнению, указание ответственных исполнителей^[65].

Инструкция по делопроизводству является основным документом, регламентирующим работу с документами в организации. Типовая структура инструкции включает разделы: общие положения; документирование управленческой деятельности (требования к созданию и оформлению документов); организация документооборота; регистрация и учёт документов; контроль исполнения документов; организация хранения документов. Инструкция разрабатывается на основе законодательства, стандартов и методических рекомендаций с учётом специфики деятельности организации.

Регламент — локальный нормативный акт, устанавливающий порядок выполнения процесса (процедуры) с указанием последовательности операций, сроков, ответственных, входов и выходов^[66]. Регламент отличается от инструкции более высоким уровнем детализации и ориентацией на конкретный процесс.

Регламент документирования устанавливает порядок создания конкретных видов документов: инициирование подготовки, сбор информации, составление проекта, согласование, подписание или утверждение, регистрация, рассылка или доведение до исполнителей. Регламенты могут разрабатываться для отдельных видов документов (Регламент подготовки приказов по основной деятельности) или для документирования отдельных процессов (Регламент договорной работы).

Табель форм документов представляет собой перечень разрешённых к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организации, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

Табель выполняет несколько функций: оптимизация состава применяемых форм документов и их закрепление в едином нормативном документе; классификация форм документов по функциям управленческой деятельности; унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки документов; упорядочение документальной базы в целях повышения эффективности использования информационных технологий. В текущей деятельности табель выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов с указанием этапов их подготовки и оформления.

Альбом форм документов дополняет табель и содержит унифицированные формы документов с образцами их заполнения. Применение альбома обеспечивает единообразие оформления документов и сокращает время на их подготовку. Формы документов разрабатываются на основе требований стандартов с учётом специфики деятельности организации.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке^[67]. Номенклатура выполняет следующие задачи: распределение исполненных документов в дела; систематизация дел; закрепление индексов дел; установление сроков хранения; служит основой для составления описей дел и актов на уничтожение; является учётным документом и схемой справочной картотеки.

Порядок разработки локальных нормативных актов представляет собой последовательность этапов, обеспечивающих создание качественного документа, его согласование и введение в действие. Методика разработки основных ЛНА в сфере документационного обеспечения детально изложена в рекомендациях ВНИИДАД.

Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:

Первый этап — предпроектное обследование. Основные задачи этапа: определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности организации; формирование структуры (классификационной схемы) Табеля; выбор формы Табеля с учётом специфики деятельности; определение массива документов для включения в Табель.

В ходе предпроектного обследования изучаются: документы, составляющие правовую базу деятельности организации (законодательные и нормативные правовые акты); организационно-правовая документация организации (устав или положение, положения о подразделениях, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка); распорядительная документация (приказы, распоряжения); нормативно-методическая база документационного обеспечения (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел); документация организации как минимум за три последних года.

При обследовании выявляются документы, характеризующиеся определённой периодичностью создания и постоянством формы. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа, которая содержит: полное наименование формы документа; функцию управления и задачу, в процессе реализации которых создаётся документ; сведения об основных этапах подготовки документа (подразделение-составитель, согласование, удостоверение, адресат, регистрация, место хранения).

Второй этап — выбор формы Табеля. Табель составляется в табличной форме и содержит графы: наименование формы документа; код формы по ОКУД; подразделение, готовящее проект; согласование; подписание; утверждение; проставление печати. Дополнительно могут включаться графы: место регистрации документа, место контроля и срок исполнения, место хранения, адрес представления, срок хранения.

Третий этап — формирование структуры Табеля. Структура представляет собой классификационную схему управленческих функций и задач. Разделами Табеля могут являться наименования структурных подразделений или наименования управленческих функций. Рекомендуется построение по функциональному признаку, так как оно исключает необходимость корректировки всего Табеля при изменении структуры организации.

Четвёртый этап — отбор форм документов для включения в Табель. В Табель включаются: формы документов, утверждённые нормативными актами; формы, включённые в Общероссийский классификатор управленческой документации; формы, прошедшие унификацию и утверждённые распорядительными документами организации.

Пятый этап — согласование и утверждение. Проект Табеля согласовывается со службой делопроизводства и архивом организации, подписывается ответственным за составление и утверждается руководителем организации.

Разработка номенклатуры дел осуществляется в следующем порядке:

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года. При составлении следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчётами о работе, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения, номенклатурами дел за предыдущие годы.

Заголовок дела должен чётко и в обобщённой форме отражать основное содержание и состав документов. Заголовок составляется из элементов: наименование вида дела или разновидности документов; наименование организации или структурного подразделения; краткое содержание документов дела; название местности, с которой связано содержание; даты, к которым относятся документы; указание на копийность. Не допускается употребление неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка»).

Порядок расположения заголовков внутри разделов определяется степенью важности документов и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел с организационно-распорядительной документацией, при этом документы вышестоящих организаций располагаются перед документами руководителя организации. Далее следуют заголовки дел с плановой, отчётной документацией, перепиской.

Сроки хранения дел устанавливаются по типовому или ведомственному перечню. При отсутствии документа в перечне срок хранения определяется экспертной комиссией организации по согласованию с архивным учреждением.

Общий порядок разработки любого ЛНА включает следующие стадии:

Стадия инициирования предполагает определение потребности в разработке локального акта. Потребность может быть обусловлена: изменениями законодательства; выявлением пробелов в регламентации; необходимостью оптимизации существующих процессов; созданием новых направлений деятельности.

Стадия подготовки включает: определение вида документа; анализ действующего законодательства и стандартов; изучение существующей практики и методических рекомендаций; определение структуры и содержания; разработку текста.

Стадия согласования обеспечивает проверку проекта заинтересованными подразделениями. Обязательному согласованию подлежат: юридическая служба (проверка соответствия законодательству); служба документационного обеспечения; подразделения, деятельность которых регламентируется документом; при необходимости — профсоюзный орган.

Стадия утверждения придаёт документу юридическую силу. Локальные нормативные акты утверждаются руководителем организации. Утверждение оформляется грифом утверждения или приказом, когда необходимо установить дату введения в действие, назначить ответственных за внедрение, определить порядок ознакомления работников.

Стадия введения в действие включает: ознакомление работников под подпись; при необходимости — обучение персонала; размещение документа в информационных системах; признание утратившими силу ранее действовавших документов.

Стадия актуализации предполагает периодический пересмотр локальных актов. Изменения вносятся при: изменении законодательства; издании нормативных актов вышестоящих органов; организационных и структурных изменениях; введении новых или изменении существующих форм документов. Рекомендуется устанавливать периодичность пересмотра (не реже одного раза в три года).

Система локальных нормативных актов, регламентирующих документирование, представляет собой взаимосвязанную совокупность документов, обеспечивающих комплексное регулирование сферы управления документами. Элементы системы образуют иерархическую структуру.

На верхнем уровне располагается Положение о службе документационного обеспечения управления, определяющее организационные основы управления документами. Инструкция по делопроизводству занимает центральное место и содержит правила документирования управленческой деятельности. Табель форм документов закрепляет состав применяемых документов. Альбом форм документов содержит унифицированные формы. Номенклатура дел обеспечивает систематизацию документов и определение сроков хранения. Регламенты отдельных процессов детализируют порядок создания конкретных видов документов.

При внедрении электронного документооборота система дополняется документами, регламентирующими работу в информационных системах: Регламент работы в СЭД, Порядок применения электронной подписи, Инструкция пользователя.

Эффективность системы локальных нормативных актов обеспечивается соблюдением принципов: полноты (охват всех аспектов документирования); непротиворечивости (согласованность требований различных документов); актуальности (своевременная корректировка при изменении условий); доступности (возможность ознакомления для всех работников); практикоориентированности (содержание конкретных, выполнимых требований).

Таким образом, регламентация документирования на локальном уровне может строиться на основе различных концептуальных моделей, однако независимо от выбранного подхода она осуществляется посредством системы локальных нормативных актов. Соблюдение установленного порядка разработки — от предпроектного обследования до введения в действие и последующей актуализации — обеспечивает качество и легитимность локальных актов. Практическое применение рассмотренных подходов к регламентации документирования бизнес-процессов рассматривается во второй главе настоящего исследования на примере конкретной организации.

Выводы по главе 1

Бизнес-процессы организации представляют собой совокупность взаимосвязанных операций, направленных на создание продукта или услуги, имеющих ценность для потребителя. Каждый бизнес-процесс неразрывно связан с документированием, поскольку сопровождается созданием, обработкой и хранением определённого комплекса документов. Документирование обеспечивает фиксацию управленческих решений, закрепление ответственности исполнителей, контроль выполнения операций и накопление информации для анализа деятельности. Бизнес-процессы организации классифицируются на основные, обеспечивающие и управленческие, каждый из которых характеризуется специфическим составом создаваемых документов.

Документационное обеспечение бизнес-процессов осуществляется посредством систем документации, представляющих собой совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности и единых требований к оформлению. В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации выделяются унифицированные системы организационно-распорядительной, первичной учётной, банковской, финансовой, отчётно-статистической и иной документации. Особое значение для регламентации документирования бизнес-процессов имеет унифицированная система организационно-распорядительной документации, включающая организационные, распорядительные и информационно-справочные документы.

Анализ нормативно-правового обеспечения документирования бизнес-процессов показал, что оно имеет многоуровневую структуру, включающую федеральное законодательство, подзаконные нормативные акты, национальные стандарты, методические документы и локальные нормативные акты организаций. Федеральное законодательство устанавливает общие требования к документированию отдельных аспектов деятельности организаций: Гражданский кодекс регулирует вопросы учредительных документов и договоров, Трудовой кодекс определяет требования к кадровой документации и порядок принятия локальных нормативных актов, специальные федеральные законы регламентируют работу с информацией, персональными данными, электронными документами и архивное хранение.

Нормативные акты Росархива, в частности Правила делопроизводства в государственных органах и Примерная инструкция по делопроизводству, устанавливают детальные требования к организации документационного обеспечения управления, однако носят обязательный характер только для государственных органов и органов местного самоуправления. Коммерческие организации вправе использовать данные документы в качестве методической основы при разработке собственных локальных нормативных актов. Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения является обязательным для всех организаций независимо от формы собственности.

Национальные стандарты в сфере документационного обеспечения управления носят добровольный характер применения, однако их использование обеспечивает соответствие документов организации общепринятым требованиям и способствует эффективному информационному обмену. ГОСТ Р 7.0.8-2013 и ГОСТ Р 7.0.114-2024 определяют терминологию в области делопроизводства и архивного дела, ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает состав и правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 определяет принципы управления документами и характеристики документа как объекта управления.

Выявлены следующие особенности нормативно-правового регулирования документирования бизнес-процессов: отсутствие единого федерального закона о документационном обеспечении управления; неопределённость применимости актов Росархива к коммерческим организациям; добровольный характер национальных стандартов; отставание нормативной базы от развития информационных технологий. Указанные особенности определяют ключевую роль локального уровня регулирования, на котором организации самостоятельно формируют систему требований к документированию бизнес-процессов.

Исследование моделей регламентации документирования показало, что в современной практике применяются различные подходы к организации данной деятельности. Процессный подход предполагает регламентацию документирования в рамках описания бизнес-процессов с указанием входных и выходных документов каждой операции. Функциональный подход основывается на закреплении требований к документированию в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях. Системный подход предусматривает формирование целостной системы локальных нормативных актов, регламентирующих все аспекты работы с документами.

Система локальных нормативных актов, регламентирующих документирование бизнес-процессов, включает инструкцию по делопроизводству как центральный документ, табель унифицированных форм документов, альбом унифицированных форм документов, номенклатуру дел, положение о службе документационного обеспечения управления, должностные инструкции работников, регламенты отдельных бизнес-процессов, а также документы по электронному документообороту. Каждый из указанных документов выполняет определённую функцию в системе регламентации и должен быть согласован с остальными локальными нормативными актами.

Методика разработки локальных нормативных актов в сфере документационного обеспечения управления включает следующие этапы: анализ действующей нормативной базы и выявление потребности в регламентации; определение структуры и содержания разрабатываемого документа; подготовка проекта с учётом требований законодательства и стандартов; согласование с заинтересованными подразделениями; утверждение руководителем организации; ознакомление работников и внедрение в практику. При разработке локальных нормативных актов необходимо соблюдать принципы законности, системности, практикоориентированности, оптимальности и адаптивности.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ РЕГЛАМЕНТАЦИИ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ В АО «ЭЛЕКТРОПРИВОД»

2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия АО «Электропривод»

Акционерное общество «Электропривод» является одним из ведущих российских предприятий в области разработки и производства электротехнического оборудования специального назначения. Организация зарегистрирована 21 января 1993 г. и на протяжении более чем 30 лет осуществляет деятельность в сфере научных исследований и разработок, а также производства электрооборудования для нужд оборонно-промышленного комплекса и гражданских отраслей экономики.

Полное наименование организации — Акционерное общество «Электропривод». Организационно-правовая форма — непубличное акционерное общество. Юридический адрес предприятия: 610006, Кировская область, г. Киров, проспект Октябрьский, д. 24. Предприятие состоит на учёте в Управлении Федеральной налоговой службы по Кировской области. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) — 4345000922, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) — 1024301320856.

Основным видом деятельности АО «Электропривод» согласно Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности является «Научные исследования и разработки в области естественных и технических наук прочие» (код ОКВЭД 72.19). Данный вид деятельности отражает научно-производственную направленность предприятия, которое специализируется на разработке и внедрении инновационных технических решений в области электропривода и систем автоматизации.

Помимо основного вида деятельности, организация осуществляет ряд дополнительных видов деятельности: производство электродвигателей, электрогенераторов и трансформаторов (код ОКВЭД 27.11); производство прочего электрического оборудования (код ОКВЭД 27.90); производство прочих проводов и кабелей для электронного и электрического оборудования (код ОКВЭД 27.32); производство прочих металлических изделий (код ОКВЭД 25.99.2); производство оборудования для автоматизированных систем управления технологическим процессом атомных электростанций (код ОКВЭД 28.99.43).

Деятельность АО «Электропривод» осуществляется на основании лицензий, выданных уполномоченными федеральными органами исполнительной власти. Предприятие имеет лицензию Министерства промышленности и торговли Российской Федерации № 002374 ВВТ-ОПР от 07.12.2016 г. на разработку, производство, испытание, установку, монтаж, техническое обслуживание, ремонт, утилизацию и реализацию вооружения и военной техники. Также организация располагает лицензией № 14027-АТ от 05.12.2016 г. на разработку, производство, испытание и ремонт авиационной техники [2]. Наличие указанных лицензий свидетельствует о высоком уровне технологического развития предприятия и его соответствии строгим требованиям, предъявляемым к организациям оборонно-промышленного комплекса.

Руководство АО «Электропривод» осуществляет генеральный директор Чебаков Виктор Иванович, занимающий данную должность с 9 ноября 2022 г. Генеральный директор является единоличным исполнительным органом общества и действует от имени организации без доверенности. Уставный капитал АО «Электропривод» составляет 10 622 тыс. руб. Реестр акционеров ведёт специализированный регистратор — АО «РТ-Регистратор».

Организационная структура АО «Электропривод» построена по линейно-функциональному принципу и включает производственные подразделения, конструкторско-технологические службы, а также административно-управленческий аппарат. В состав предприятия входят: конструкторское бюро, технологический отдел, производственные цеха, отдел технического контроля, испытательная лаборатория, служба главного инженера, планово-экономический отдел, бухгалтерия, отдел кадров, юридический отдел, служба документационного обеспечения управления, отдел информационных технологий и ряд других подразделений. Предприятие располагает собственной производственной базой, что позволяет осуществлять полный цикл создания продукции от научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ до серийного производства. Для характеристики экономического положения АО «Электропривод» проведён анализ основных финансовых показателей деятельности организации за 2021–2024 гг. (Приложение 18).

Анализ данных таблицы свидетельствует о положительной динамике основных показателей деятельности АО «Электропривод» в анализируемом периоде. Выручка организации за 2021–2024 гг. увеличилась на 230 300 тыс. руб., или на 28,3%, и составила в 2024 г. 1 042 800 тыс. руб., превысив отметку в один миллиард рублей. Данный рост обусловлен увеличением объёмов производства и реализации продукции специального назначения, расширением портфеля государственных заказов в рамках государственного оборонного заказа, а также освоением новых видов продукции гражданского назначения.

Себестоимость продаж за анализируемый период возросла на 25,1%, что ниже темпа роста выручки. Это свидетельствует о повышении эффективности производственной деятельности и оптимизации затрат на производство продукции. В результате валовая прибыль организации увеличилась на 33,0% и составила 444 100 тыс. руб. в 2024 г. Рентабельность валовой прибыли (отношение валовой прибыли к выручке) возросла с 41,1% в 2021 г. до 42,6% в 2024 г., что характеризует улучшение структуры затрат предприятия.

Прибыль от продаж за 2021–2024 гг. увеличилась на 45,2% и достигла 193 100 тыс. руб. Рентабельность продаж (отношение прибыли от продаж к выручке) составила 18,5% в 2024 г. против 16,4% в 2021 г. Чистая прибыль организации за анализируемый период возросла на 30,5% и составила 96 800 тыс. руб. в 2024 г., что позволяет обеспечивать финансирование развития предприятия и выплату дивидендов акционерам.

Динамика выручки и чистой прибыли АО «Электропривод» за 2021–2024 гг. представлена на рисунке 1 (Приложение 20).

Как показывает рисунок 1, выручка АО «Электропривод» демонстрирует устойчивую тенденцию к росту на протяжении всего анализируемого периода. Среднегодовой темп прироста выручки составил около 8,7%, что превышает средние показатели по отрасли производства электрооборудования. Чистая прибыль также характеризуется положительной динамикой с ежегодным приростом 8–10%, что свидетельствует о стабильной рентабельности деятельности предприятия.

Положительным фактором является существенный рост производительности труда — на 32,6% за анализируемый период. Производительность труда в 2024 г. составила 1 810,4 тыс. руб. на одного работника, что является высоким показателем для предприятий машиностроительной отрасли. Рост производительности труда достигнут при сокращении среднесписочной численности работников на 19 человек (с 595 до 576 чел.), что свидетельствует об интенсификации производства, внедрении современных технологий и оптимизации организационной структуры. Для оценки имущественного положения организации проведён анализ структуры активов АО «Электропривод» (Приложение 21).

Анализ структуры активов показывает, что в имуществе АО «Электропривод» преобладают оборотные активы, доля которых составляет около 84–85% валюты баланса на протяжении всего анализируемого периода. Такая структура характерна для предприятий, осуществляющих производственную деятельность с длительным производственным циклом и значительными запасами материалов и незавершённого производства. Общая сумма активов организации на 31.12.2024 г. составила 927 600 тыс. руб., увеличившись за четыре года на 24,8%.

Внеоборотные активы организации на 31.12.2024 г. составили 141 200 тыс. руб., включая основные средства (производственное оборудование, здания и сооружения), нематериальные активы (патенты, лицензии, программное обеспечение), а также долгосрочные финансовые вложения. Рост внеоборотных активов на 19,2% за 2021–2024 гг. свидетельствует об инвестиционной активности предприятия, направленной на модернизацию производственной базы и обновление основных фондов.

В составе оборотных активов наибольший удельный вес занимают запасы (около 53% оборотных активов) и дебиторская задолженность (около 32%). Значительная величина запасов обусловлена спецификой производственной деятельности предприятия, связанной с необходимостью поддержания резервов материалов и комплектующих для выполнения государственного оборонного заказа. Денежные средства и денежные эквиваленты обеспечивают достаточный уровень текущей ликвидности для осуществления операционной деятельности.

Финансовая устойчивость АО «Электропривод» характеризуется следующими показателями. Коэффициент автономии (отношение собственного капитала к валюте баланса) на 31.12.2024 г. составил 0,58, что превышает нормативное значение 0,5 и свидетельствует о достаточной финансовой независимости организации от внешних источников финансирования. Коэффициент текущей ликвидности (отношение оборотных активов к краткосрочным обязательствам) составил 2,2, что соответствует нормативному диапазону и характеризует способность организации своевременно погашать краткосрочные обязательства.

Чистые активы АО «Электропривод» на 31.12.2024 г. составили 538 000 тыс. руб., что значительно превышает величину уставного капитала (10 622 тыс. руб.) и свидетельствует о финансовой состоятельности организации. Положительная динамика чистых активов за 2021–2024 гг. подтверждает эффективность финансово-хозяйственной деятельности предприятия и обеспечивает возможности для дальнейшего развития.

АО «Электропривод» осуществляет свою деятельность в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и является добросовестным налогоплательщиком. По состоянию на ноябрь 2025 г. организация не имеет налоговой задолженности перед бюджетом. Организация включена в реестр Роскомнадзора как оператор, осуществляющий обработку персональных данных, что свидетельствует о соблюдении требований Федерального закона «О персональных данных» и наличии соответствующей документации в сфере защиты персональных данных.

Предприятие входит в структуру оборонно-промышленного комплекса Российской Федерации и выполняет государственный оборонный заказ, что предъявляет повышенные требования к качеству продукции, соблюдению сроков исполнения контрактов и обеспечению режима конфиденциальности. Данные обстоятельства определяют особые требования к системе документационного обеспечения управления, включая регламентацию документирования бизнес-процессов.

Таким образом, АО «Электропривод» является стабильно работающим предприятием научно-производственного профиля с более чем 30-летней историей. Организация специализируется на разработке и производстве электротехнического оборудования специального назначения, в том числе для нужд оборонно-промышленного комплекса и авиационной промышленности. Анализ финансовых показателей свидетельствует о положительной динамике результатов деятельности: за 2021–2024 гг. выручка увеличилась на 28,3% и превысила один миллиард рублей, чистая прибыль возросла на 30,5%, производительность труда — на 32,6%. Предприятие характеризуется устойчивым финансовым положением: коэффициент автономии составляет 0,58, коэффициент текущей ликвидности — 2,2, что соответствует нормативным значениям и свидетельствует о финансовой независимости и платёжеспособности организации. Указанные характеристики создают благоприятные условия для совершенствования системы управления организацией, включая регламентацию документирования бизнес-процессов, анализу которой посвящены следующие параграфы настоящей главы.

2.2 Анализ регламентов по документированию бизнес-процессов АО «Электропривод»

Регламентация документирования бизнес-процессов в АО «Электропривод» осуществляется посредством системы локальных нормативных актов (ЛНА), которая включает стандарты организации, положения о подразделениях и должностные инструкции работников. Комплексный анализ данных документов позволяет выявить особенности организации делопроизводства на предприятии, определить степень формализации документационных процедур и обозначить направления их совершенствования.

Система документационного обеспечения управления АО «Электропривод» базируется на стандарте организации СТО 1.058-2018 «Требования к оформлению организационно-распорядительных документов и ведению делопроизводства», который был введён взамен ранее действовавшего СТО 1.058-2004. Данный стандарт является основным документом, регулирующим вопросы документирования управленческой деятельности предприятия.

Следует отметить, что в АО «Электропривод» применяется не традиционная инструкция по делопроизводству, а стандарт организации (СТО), что обусловлено спецификой предприятия как организации оборонно-промышленного комплекса, имеющей систему менеджмента качества (СМК). Такой подход позволяет интегрировать требования к документированию в общую систему управления качеством предприятия.

СТО 1.058-2018 представляет собой объёмный документ (59 страниц), разработанный на основании требований ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Структура стандарта организации представлена в таблице 4 (приложение 22).

Анализ структуры СТО 1.058-2018 свидетельствует о комплексном подходе к регламентации документирования на предприятии. Стандарт охватывает весь жизненный цикл документа: от его создания и оформления до передачи на архивное хранение и последующего уничтожения. Особого внимания заслуживает раздел 5 «Подготовка и оформление документов», который детально регламентирует требования к 30 реквизитам организационно-распорядительных документов.

В СТО 1.058-2018 содержится таблица «Наименование и назначение реквизитов», включающая подробное описание каждого из 30 реквизитов документа: государственный герб, наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа, место составления, адресат, гриф утверждения, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа, отметка о приложении, подпись, отметка об электронной подписи, гриф согласования, виза, печать, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, отметка о поступлении документа.

Важным элементом СТО 1.058-2018 является подраздел 5.3 «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов», который устанавливает требования к составлению конкретных видов организационно-распорядительных документов. Перечень регламентированных видов документов представлен в таблице 5 (Приложение 22).

Как видно из таблицы 5, СТО 1.058-2018 регламентирует шесть основных видов организационно-распорядительных документов. Наиболее детально проработаны требования к оформлению приказов, служебных писем и протоколов, что объясняется их ключевой ролью в документировании управленческой деятельности предприятия.

Вместе с тем следует отметить, что стандарт не содержит специальных требований к оформлению кадровой документации (приказы по личному составу, трудовые договоры, личные дела и др.), что может рассматриваться как определённый пробел в регламентации.

Раздел 6 СТО 1.058-2018 «Организация документооборота» регулирует процедуры работы с документами, включая их приём, обработку, регистрацию, рассылку и контроль исполнения. В стандарте установлено, что ответственность за документационное обеспечение управления, контроль соблюдения единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагается на отдел ДОУ.

Раздел 7 «Формирование документального фонда предприятия» регламентирует вопросы составления номенклатуры дел, формирования дел, подготовки документов к передаче на архивное хранение. Данный раздел содержит детальные требования к оформлению обложек дел, составлению описей, проведению экспертизы ценности документов.

Важным элементом системы документационного обеспечения АО «Электропривод» является Положение об отделе документационного обеспечения управления (П КУИВ.039.45-2014). Данный документ определяет организационную структуру, задачи, функции, права и ответственность подразделения, обеспечивающего делопроизводственное обслуживание предприятия.

Согласно Положению, отдел ДОУ включает в свой состав канцелярию и центральный архив предприятия. Отдел подчиняется помощнику генерального директора по правовым вопросам. В своей деятельности отдел ДОУ руководствуется федеральным законодательством, национальными стандартами, документами системы менеджмента качества, а также локальными нормативными актами предприятия.

Анализ функций отдела ДОУ, закреплённых в Положении, позволяет выделить основные направления его деятельности (Приложение 24).

Из таблицы 6 следует, что функции отдела ДОУ охватывают основные процессы документационного обеспечения управления. Существенным элементом организации делопроизводства является использование системы электронного документооборота «1С: Документооборот 8», которая позволяет автоматизировать процессы регистрации, движения и контроля исполнения документов.

Положение об отделе ДОУ также устанавливает порядок взаимодействия подразделения с другими структурными единицами предприятия. В документе содержатся две таблицы: «Поступление документов в отдел ДОУ» и «Документы, направленные из отдела ДОУ», которые определяют информационные потоки и сроки передачи документов.

Третьим элементом системы регламентации документирования является Должностная инструкция документоведа (ДИ 39.420-2014), введённая взамен ДИ 14.406-2013. Данный документ определяет квалификационные требования, должностные обязанности, права и ответственность работника, осуществляющего документационное обеспечение управления.

Согласно должностной инструкции, документовед непосредственно подчиняется документоведу II категории – заведующему канцелярией. В перечень основных обязанностей документоведа входят: участие в разработке и сопровождении нормативных и методических документов по организации делопроизводства; обеспечение своевременной обработки и рассылки корреспонденции; работа в системе электронного документооборота; методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях; обеспечение режима доступа к документам с грифами ограниченного доступа.

Квалификационные требования к должности документоведа включают наличие высшего профессионального образования (без предъявления требований к стажу для начальной позиции). Для документоведа II категории необходим стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет, для документоведа I категории – стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет. На основании анализа локальных нормативных актов АО «Электропривод» можно сформировать обобщённое представление о системе регламентации документирования бизнес-процессов предприятия (Приложение 25).

Проведённый анализ позволяет выявить ряд особенностей и недостатков в системе регламентации документирования бизнес-процессов АО «Электропривод».

Во-первых, Положение об отделе ДОУ и Должностная инструкция документоведа были разработаны в 2014 году и содержат ссылки на СТП 1.058 (предыдущую версию стандарта), тогда как в настоящее время действует СТО 1.058-2018. Это создаёт определённую несогласованность в нормативной базе предприятия и требует актуализации указанных документов.

Во-вторых, в Положении об отделе ДОУ присутствуют ссылки на устаревшие национальные стандарты: ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ Р 51141-98, которые к настоящему времени заменены на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ГОСТ Р 7.0.8-2013 соответственно. Данное обстоятельство также свидетельствует о необходимости актуализации документа.

В-третьих, СТО 1.058-2018, являясь достаточно детальным документом в части оформления общей организационно-распорядительной документации, не содержит специальных требований к оформлению кадровой документации. Учитывая специфику кадрового делопроизводства, наличие значительного массива унифицированных форм и особых требований к срокам хранения кадровых документов, представляется целесообразным разработать отдельную инструкцию по кадровому делопроизводству.

В-четвёртых, в рассмотренных документах не в полной мере отражены современные тенденции развития документационного обеспечения управления, в частности, вопросы применения электронной подписи, особенности работы с электронными документами, интеграции системы электронного документооборота с другими информационными системами предприятия.

Таким образом, система регламентации документирования бизнес-процессов АО «Электропривод» характеризуется наличием комплексной нормативной базы, охватывающей основные аспекты делопроизводства. СТО 1.058-2018 является основным документом, регулирующим вопросы документирования, и отвечает современным требованиям к оформлению организационно-распорядительной документации. Вместе с тем выявленные недостатки обуславливают необходимость совершенствования системы регламентации, направления которого будут рассмотрены в третьей главе настоящего исследования.

2.3 Анализ эффективности регламентации документирования бизнес-процессов АО «Электропривод»

Оценка эффективности регламентации документирования бизнес-процессов предполагает комплексный анализ соответствия локальных нормативных актов организации требованиям действующего законодательства, национальным стандартам, а также потребностям практической деятельности. В настоящем параграфе проводится критический анализ системы регламентации документирования АО «Электропривод» с целью выявления проблемных областей и формулирования направлений совершенствования.

Для объективной оценки эффективности регламентации целесообразно использовать систему критериев, позволяющих оценить различные аспекты нормативного обеспечения документирования. Результаты оценки по выделенным критериям представлены в таблице 7 (Приложение 26).

Как следует из таблицы 7, система регламентации документирования АО «Электропривод» характеризуется неоднородным уровнем качества по различным критериям. К сильным сторонам относится высокая детализация требований к оформлению документов в СТО 1.058-2018 и чёткое распределение ответственности в организационных документах. Вместе с тем выявлены существенные недостатки в части полноты регламентации, актуальности нормативной базы и учёта специфики электронного документооборота.

Анализ сильных сторон существующей системы регламентации позволяет выделить следующие положительные аспекты. СТО 1.058-2018 содержит детальные требования к 30 реквизитам организационно-распорядительных документов с примерами их оформления. Стандарт включает подробные описания порядка составления шести видов документов: приказов, распоряжений, протоколов, актов, служебных писем и докладных записок. Раздел организации документооборота регламентирует процедуры приёма, регистрации, контроля исполнения и отправки документов.

Положение об отделе ДОУ чётко определяет организационную структуру подразделения, включающую канцелярию и центральный архив, устанавливает функции и полномочия отдела, регламентирует порядок взаимодействия с другими структурными подразделениями предприятия. Должностная инструкция документоведа содержит квалификационные требования, перечень должностных обязанностей, права и ответственность работника.

Существенным достоинством системы документационного обеспечения АО «Электропривод» является внедрение системы электронного документооборота «1С: Документооборот 8», которая позволяет автоматизировать процессы регистрации документов, контроля их исполнения, обеспечивает возможность поиска и хранения электронных копий документов. Вместе с тем проведённый анализ позволил выявить ряд существенных проблем в системе регламентации документирования бизнес-процессов предприятия. Систематизация выявленных проблем представлена в таблице 8 (Приложение 28).

Рассмотрим выявленные проблемы более детально. Проблема 1. Отсутствие инструкции по кадровому делопроизводству является наиболее значимым пробелом в системе регламентации. СТО 1.058-2018 регулирует оформление общих организационно-распорядительных документов, однако не содержит специальных требований к кадровой документации. Между тем кадровое делопроизводство имеет существенную специфику: наличие унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты, особые требования к срокам хранения документов, необходимость соблюдения требований трудового законодательства и законодательства о персональных данных.

АО «Электропривод» как организация оборонно-промышленного комплекса с численностью персонала около 576 человек ежегодно оформляет значительный массив кадровых документов: приказы по личному составу, трудовые договоры, личные карточки работников, табели учёта рабочего времени, документы по охране труда. Отсутствие единых правил оформления данных документов создаёт риски нарушения трудового законодательства и может повлечь негативные последствия при проверках контролирующих органов.

Проблема 2. Несоответствие Положения об отделе ДОУ (П КУИВ.039.45-2014) действующему СТО 1.058-2018 проявляется в том, что Положение содержит ссылки на предыдущую версию стандарта – СТП 1.058. Поскольку в 2018 году был введён в действие СТО 1.058-2018 взамен СТО 1.058-2004, в Положении сохранились устаревшие ссылки, что создаёт правовую неопределённость и может вызвать затруднения при практическом применении документов.

Проблема 3. В Положении об отделе ДОУ присутствуют ссылки на национальные стандарты, которые к настоящему времени утратили силу: ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» заменён на ГОСТ Р 7.0.97-2016; ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» заменён на ГОСТ Р 7.0.8-2013. Применение устаревших стандартов может привести к оформлению документов с нарушением современных требований.

Проблема 4. СТО 1.058-2018, несмотря на упоминание системы электронного документооборота «1С: Документооборот 8», не содержит детальной регламентации работы с электронными документами. В стандарте отсутствуют: порядок применения электронной подписи различных видов (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная); критерии определения документов, которые могут существовать исключительно в электронном виде; требования к форматам электронных документов; порядок обеспечения юридической значимости электронных документов.

Проблема 5. В СТО 1.058-2018 отсутствуют унифицированные формы кадровых документов. Стандарт содержит образцы оформления приказов по основной деятельности, протоколов, актов, служебных писем, однако не включает образцы кадровых приказов, форм трудовых договоров, заявлений работников. Это приводит к разнообразию форматов кадровой документации и увеличивает трудозатраты на её подготовку.

Проблема 6. В рассмотренных локальных нормативных актах не определён порядок интеграции системы электронного документооборота с системами кадрового учёта. Это приводит к дублированию операций по вводу данных, отсутствию сквозной автоматизации кадровых процессов, повышению вероятности ошибок при ручном переносе информации между системами.

Выявленные проблемы взаимосвязаны и образуют единый комплекс, требующий системного решения. Центральной проблемой является отсутствие регламентации кадрового делопроизводства, которая влечёт за собой отсутствие унифицированных форм и неопределённость процедур работы с кадровыми документами в СЭД.

Анализ практики документирования на предприятии позволяет оценить масштаб выявленных проблем. По данным отдела ДОУ, ежегодно в АО «Электропривод» оформляется порядка 800–1000 приказов по личному составу (приём, перевод, увольнение, отпуска, командировки и др.), около 600 трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним, более 500 заявлений работников различных видов. Отсутствие единых правил оформления данных документов приводит к необходимости их доработки, увеличивает время согласования и создаёт риски юридических ошибок.

Таким образом, проведённый анализ позволяет сформулировать следующие выводы. Система регламентации документирования бизнес-процессов АО «Электропривод» имеет ряд сильных сторон: детальный стандарт СТО 1.058-2018, регламентирующий оформление организационно-распорядительных документов; чёткое организационное обеспечение делопроизводства; внедрённая система электронного документооборота.

Вместе с тем выявлены существенные проблемы, требующие решения:

1) отсутствие инструкции по кадровому делопроизводству, регламентирующей порядок оформления кадровых документов с учётом требований трудового законодательства;

2) необходимость актуализации Положения об отделе ДОУ в части приведения ссылок на действующие нормативные документы (СТО 1.058-2018, ГОСТ Р 7.0.97-2016, ГОСТ Р 7.0.8-2013);

3) недостаточная регламентация работы с электронными документами и применения электронной подписи;

4) отсутствие унифицированных форм кадровых документов в системе локальных нормативных актов предприятия.

Решение выявленных проблем является предметом рассмотрения в третьей главе настоящего исследования, где будут разработаны конкретные рекомендации по совершенствованию регламентации документирования бизнес-процессов АО «Электропривод», включая проект инструкции по кадровому делопроизводству.

Разработка направлений совершенствования регламентации документирования бизнес-процессов основывается на документоведческом подходе, который предполагает: анализ бизнес-процессов организации и определение их документационного обеспечения; оценку полноты и корректности регламентации документирования; выявление процессов, требующих дополнительной регламентации; разработку процедуры создания и актуализации локальных нормативных актов.

Прежде чем формулировать направления совершенствования, необходимо провести систематизацию основных бизнес-процессов АО «Электропривод» и определить состояние их документационного обеспечения. Под бизнес-процессом в контексте настоящего исследования понимается устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных действий, которая по определённой технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя. Документирование бизнес-процесса включает определение состава документов, создаваемых в ходе процесса, требований к их оформлению и порядка работы с ними.

Анализ бизнес-процессов АО «Электропривод» с точки зрения документирования представлен в таблице 9 (Приложение 30). В таблице указаны основные бизнес-процессы, документы, создаваемые в ходе их реализации, наличие регламентирующего локального нормативного акта и унифицированных форм документов.

Данные таблицы 9 наглядно демонстрируют, что бизнес-процессы АО «Электропривод» можно разделить на две группы по степени регламентации документирования. Первая группа – бизнес-процессы общего делопроизводства (позиции 1–5, 12–14), документирование которых регламентировано СТО 1.058-2018. Для большинства документов данной группы в стандарте приведены образцы оформления и унифицированные формы. Вторая группа – кадровые бизнес-процессы (позиции 6–11), документирование которых не регламентировано локальными нормативными актами предприятия.

Анализ регламентации показывает, что процессы общего делопроизводства регламентированы достаточно полно. СТО 1.058-2018 содержит требования к оформлению приказов, распоряжений, протоколов, актов, служебных писем и докладных записок. В стандарте приведены образцы оформления данных документов, определены правила согласования и подписания. Вместе с тем выявлены отдельные недостатки: формы контрольных карточек и сводок по контролю исполнения документов в стандарте отсутствуют.

Кадровые бизнес-процессы, напротив, не имеют локальной нормативной регламентации. При этом именно кадровое делопроизводство характеризуется высокой степенью правовой регламентации на федеральном уровне (Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон о персональных данных, подзаконные акты Минтруда России) и требует особой точности в оформлении документов. Отсутствие внутренней регламентации создаёт риски нарушения трудового законодательства.

Отдельно следует отметить, что ряд бизнес-процессов регламентируется не вполне корректно. К таким процессам относятся: процесс регистрации входящих документов (формы регистрационных карточек в СТО 1.058-2018 представлены неполно, отсутствует описание работы с СЭД «1С: Документооборот 8»); процесс контроля исполнения документов (отсутствуют формы контрольных документов и показатели оценки исполнительской дисциплины); процессы работы с электронными документами (не определены виды электронной подписи, форматы хранения, порядок обеспечения юридической значимости).

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РЕГЛАМЕНТАЦИИ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ НА ПРИМЕРЕ АО «ЭЛЕКТРОПРИВОД»

3.1 Разработка направлений по повышению качества регламентации документирования бизнес-процессов на примере АО «Электропривод»

Проведённый во второй главе анализ системы регламентации документирования бизнес-процессов АО «Электропривод» позволил выявить ряд существенных проблем, требующих решения. В настоящем параграфе разрабатываются направления по повышению качества регламентации документирования с учётом специфики деятельности предприятия, действующего законодательства и современных требований к документационному обеспечению управления.

С учётом проведённого анализа определены основные направления по повышению качества регламентации документирования бизнес-процессов АО «Электропривод», представленные в таблице 10 (Приложение 31).

Приоритетным направлением является разработка Инструкции по кадровому делопроизводству, поскольку именно отсутствие данного документа создаёт наибольшие правовые и организационные риски для предприятия.

Разработка инструкции позволит: установить единые требования к оформлению кадровых документов; определить порядок документирования всех кадровых процедур (приём, перевод, увольнение, отпуска, командировки и др.); обеспечить соблюдение требований трудового законодательства; унифицировать формы кадровых документов.

Для разработки локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления организациям рекомендуется использовать нормативно-методическую базу, представленную в таблице 11 (Приложение 32).

Особого внимания при разработке Инструкции по кадровому делопроизводству заслуживает использование методических материалов, разработанных профильными организациями. В качестве методической основы рекомендуется использовать следующие документы. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утверждённые Приказом Росархива от 22.05.2019 № 71. Несмотря на то что данный документ предназначен для государственных органов, он содержит типовую структуру инструкции по делопроизводству, которая может быть адаптирована для коммерческих организаций. Правила устанавливают требования к составу разделов инструкции, порядку оформления документов, организации документооборота, формированию документального фонда.

Методические рекомендации по применению Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утверждённые Приказом Росархива от 24.12.2020 № 199. Данный документ содержит подробные разъяснения по применению Правил делопроизводства, включая примеры оформления документов, формы регистрационных и учётных документов, рекомендации по организации документооборота. Методические рекомендации могут использоваться при разработке соответствующих разделов Инструкции по кадровому делопроизводству.

Рекомендации ВНИИДАД «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации» (2007). Данное методическое пособие содержит практические рекомендации по разработке положения о службе ДОУ, должностных инструкций работников службы ДОУ и инструкции по ДОУ. В пособии приведены примерные тексты указанных документов, которые могут быть адаптированы для конкретной организации. Несмотря на то что пособие разработано в 2007 году, методические подходы, изложенные в нём, сохраняют актуальность и могут быть использованы при разработке Инструкции по кадровому делопроизводству с учётом современного законодательства.

Процедура разработки локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления должна включать определённую последовательность этапов. Порядок разработки ЛНА представлен в таблице 12 (Приложение 34).

Рассмотрим подробнее содержание каждого этапа применительно к разработке Инструкции по кадровому делопроизводству АО «Электропривод».

На первом этапе необходимо провести анализ действующего законодательства в сфере трудовых отношений и кадрового делопроизводства, изучить практику оформления кадровых документов в организации, выявить типичные ошибки и проблемные области.

По результатам анализа составляется аналитическая записка, обосновывающая необходимость разработки Инструкции по кадровому делопроизводству. В записке указываются: правовые основания разработки документа; цели и задачи инструкции; предполагаемая структура документа; сроки разработки; необходимые ресурсы.

На втором этапе разрабатывается структура Инструкции по кадровому делопроизводству. При определении структуры рекомендуется руководствоваться Правилами делопроизводства и Методическими рекомендациями Росархива, а также рекомендациями ВНИИДАД. Структура должна охватывать все основные кадровые процессы и обеспечивать полноту регламентации. Рекомендуемая структура Инструкции по кадровому делопроизводству АО «Электропривод» представлена в таблице 13 (Приложение 35).

Представленная структура Инструкции охватывает все основные кадровые бизнес-процессы, выявленные в ходе анализа (таблица 9). Каждый раздел должен содержать: описание процедуры (последовательность действий); перечень создаваемых документов; требования к оформлению документов; сроки выполнения операций; ответственных исполнителей; ссылки на формы документов в приложениях.

На третьем и четвёртом этапах осуществляется непосредственная подготовка текста разделов Инструкции и разработка приложений. При подготовке текста необходимо обеспечить: соответствие положений инструкции действующему законодательству; практическую применимость требований (конкретность формулировок, отсутствие двусмысленности); согласованность с другими локальными нормативными актами организации (СТО 1.058-2018, Положением об отделе ДОУ); учёт специфики деятельности организации (оборонно-промышленный комплекс, наличие секретного делопроизводства).

Особое значение имеет разработка приложений к Инструкции – альбома унифицированных форм кадровых документов. Альбом должен включать формы всех документов, указанных в разделах Инструкции. Рекомендуется включить следующие формы: заявление о приёме на работу; трудовой договор (типовая форма); дополнительное соглашение к трудовому договору; приказ о приёме на работу; приказ о переводе; приказ об увольнении; приказ о предоставлении отпуска; заявление на отпуск; график отпусков; приказ о командировании; личная карточка работника; согласие на обработку персональных данных; журнал регистрации трудовых договоров; журнал регистрации приказов по личному составу и другие.

На пятом этапе проект Инструкции направляется на согласование в заинтересованные подразделения. Обязательному согласованию подлежат: юридическая служба (проверка соответствия законодательству); бухгалтерия (взаимосвязь с бухгалтерским учётом); отдел информационных технологий (интеграция с СЭД и кадровыми системами); служба безопасности (при наличии требований к защите информации). По результатам согласования формируется лист согласования с визами руководителей подразделений.

На шестом этапе проект дорабатывается с учётом полученных замечаний. При наличии существенных разногласий проводится согласительное совещание с участием представителей заинтересованных подразделений. По итогам доработки формируется итоговая редакция проекта Инструкции.

На седьмом этапе Инструкция утверждается приказом генерального директора АО «Электропривод». В приказе указываются: дата введения Инструкции в действие; подразделения и должностные лица, ответственные за исполнение требований Инструкции; порядок ознакомления работников с Инструкцией; лицо, ответственное за контроль исполнения приказа. Одновременно с утверждением Инструкции целесообразно признать утратившими силу ранее действовавшие документы, регулировавшие отдельные вопросы кадрового делопроизводства (при наличии таковых).

На восьмом этапе организуется ознакомление работников с введённой Инструкцией. Обязательному ознакомлению подлежат: работники кадровой службы; работники отдела ДОУ; руководители структурных подразделений; иные работники, в должностные обязанности которых входит оформление кадровых документов. Ознакомление подтверждается подписью работника в листе ознакомления с указанием даты.

Помимо разработки Инструкции по кадровому делопроизводству, направления совершенствования регламентации предполагают актуализацию действующих локальных нормативных актов. В частности, необходимо внести изменения в Положение об отделе ДОУ (П КУИВ.039.45-2014) в части: замены ссылок на СТП 1.058 ссылками на СТО 1.058-2018; замены ссылок на ГОСТ Р 6.30-2003 ссылками на ГОСТ Р 7.0.97-2016; замены ссылок на ГОСТ Р 51141-98 ссылками на ГОСТ Р 7.0.8-2013; уточнения функций отдела в части работы с электронными документами.

Кроме того, рекомендуется дополнить СТО 1.058-2018 разделом о работе с электронными документами и применении электронной подписи. Данный раздел должен включать: перечень документов, которые могут создаваться и храниться исключительно в электронном виде; виды электронной подписи, применяемые для различных категорий документов; требования к форматам электронных документов; порядок обеспечения юридической значимости электронных документов; особенности хранения электронных документов.

Для обеспечения объективной оценки качества документационного обеспечения управления рекомендуется разработать систему показателей эффективности делопроизводства. Показатели могут включать: долю документов, исполненных в срок; среднее время прохождения документа по маршруту согласования; количество ошибок в оформлении документов, выявленных при проверках; долю документов, зарегистрированных в СЭД; удовлетворённость внутренних пользователей качеством делопроизводственного обслуживания.

Таким образом, разработка направлений по повышению качества регламентации документирования бизнес-процессов АО «Электропривод» включает: комплексный анализ бизнес-процессов и их документационного обеспечения; определение приоритетных направлений совершенствования; использование современной нормативно-методической базы; соблюдение установленной процедуры разработки локальных нормативных актов.

Приоритетным направлением является разработка Инструкции по кадровому делопроизводству, структура которой должна охватывать все основные кадровые процессы.

В соответствии с разработанной структурой (таблица 13) подготовлен проект Инструкции по кадровому делопроизводству АО «Электропривод». Рассмотрим основные положения проекта Инструкции.

Раздел 1 «Общие положения» определяет назначение Инструкции, сферу её применения, нормативную базу и основные понятия. В разделе указывается, что Инструкция устанавливает единые требования к документированию кадровых процессов и организации работы с кадровыми документами в АО «Электропривод». Действие Инструкции распространяется на все структурные подразделения организации. Нормативную базу Инструкции составляют: Трудовой кодекс Российской Федерации; Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»; Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; ГОСТ Р 7.0.97-2016; Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н; Перечень типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236); СТО 1.058-2018 АО «Электропривод».

Раздел 2 «Общие требования к оформлению кадровых документов» устанавливает требования к бланкам, реквизитам и правилам оформления кадровых документов. В разделе определяется, что кадровые документы оформляются на бланках установленного образца или на стандартных листах бумаги формата А4. Приказы по личному составу оформляются на бланке приказа АО «Электропривод» в соответствии с требованиями СТО 1.058-2018. Раздел содержит требования к обязательным реквизитам кадровых документов, порядку их расположения, правилам нумерации и датирования документов.

Раздел 3 «Документирование приёма на работу» регламентирует процедуру оформления трудовых отношений. В разделе определяется перечень документов, предъявляемых при приёме на работу в соответствии со статьёй 65 Трудового кодекса РФ. Описывается порядок оформления заявления о приёме на работу (форма приведена в приложении 1 к Инструкции), трудового договора (типовая форма – приложение 2), приказа о приёме на работу (приложение 4), личной карточки работника (приложение 12). Устанавливаются сроки оформления документов: трудовой договор заключается до начала работы; приказ о приёме издаётся в течение трёх рабочих дней со дня фактического начала работы; работник знакомится с приказом под подпись в течение трёх дней со дня издания.

Раздел 4 «Документирование перевода работников» определяет порядок оформления различных видов переводов: постоянного перевода на другую работу, временного перевода, перевода в другую местность вместе с работодателем. Для каждого вида перевода указываются: основания перевода; перечень оформляемых документов; порядок получения согласия работника; сроки оформления. В разделе приводятся ссылки на формы документов: заявление о переводе, дополнительное соглашение к трудовому договору (приложение 3), приказ о переводе (приложение 5).

Раздел 5 «Документирование увольнения» регламентирует оформление прекращения трудовых отношений. Раздел структурирован по основаниям увольнения: по инициативе работника (статья 80 ТК РФ); по инициативе работодателя (статья 81 ТК РФ); по соглашению сторон (статья 78 ТК РФ); по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (статья 83 ТК РФ); в связи с истечением срока трудового договора (статья 79 ТК РФ). Для каждого основания определяются: перечень документов-оснований; порядок издания приказа о прекращении трудового договора (приложение 6); сроки оформления; порядок выдачи трудовой книжки и других документов при увольнении.

Раздел 6 «Документирование отпусков» устанавливает порядок оформления ежегодных оплачиваемых отпусков, дополнительных отпусков, отпусков без сохранения заработной платы, учебных отпусков. В разделе определяется порядок составления и утверждения графика отпусков (форма – приложение 9), который должен быть утверждён не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Описывается процедура уведомления работника о времени начала отпуска (не позднее чем за две недели), оформления заявлений на отпуск (приложение 8), издания приказов о предоставлении отпуска (приложение 7).

Раздел 7 «Документирование командировок» регламентирует оформление служебных командировок работников. В разделе определяется порядок издания приказа о направлении в командировку (приложение 10), оформления служебного задания (при необходимости), авансового отчёта. Устанавливаются сроки хранения командировочных документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов.

Раздел 8 «Учёт рабочего времени» определяет порядок ведения табеля учёта рабочего времени (форма – приложение 11). В разделе устанавливается, что табель ведётся ежедневно ответственным работником структурного подразделения. Определяются условные обозначения, используемые при заполнении табеля, порядок внесения исправлений, сроки представления табеля в бухгалтерию.

Раздел 9 «Ведение личных дел» устанавливает состав документов, включаемых в личное дело работника, порядок формирования, хранения и доступа к личным делам. Определяется, что личные дела ведутся на руководителей и специалистов организации. В состав личного дела включаются: внутренняя опись документов дела; личный листок по учёту кадров; копии документов об образовании; трудовой договор; копии приказов о приёме, переводах, увольнении; аттестационные материалы; иные документы, характеризующие трудовую деятельность работника.

Раздел 10 «Работа с персональными данными» регламентирует порядок получения, обработки, хранения и уничтожения персональных данных работников в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». В разделе устанавливается обязательность получения согласия работника на обработку персональных данных (форма согласия – приложение 13), определяются категории персональных данных, сроки хранения, порядок уничтожения.

Раздел 11 «Регистрация и учёт кадровых документов» определяет порядок регистрации трудовых договоров (журнал – приложение 14), приказов по личному составу (журнал – приложение 15), заявлений работников. Устанавливается система нумерации кадровых документов, порядок работы с кадровыми документами в СЭД «1С: Документооборот 8».

Раздел 12 «Хранение кадровых документов» регламентирует сроки хранения кадровых документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236), порядок формирования дел, подготовки и передачи дел в архив организации. Определяется, что приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков хранения: 50 лет (75 лет для документов, созданных до 2003 года) – приказы о приёме, переводе, увольнении; 5 лет – приказы об отпусках, командировках.

Неотъемлемой частью Инструкции по кадровому делопроизводству является альбом унифицированных форм кадровых документов. Перечень форм, включаемых в альбом, представлен в таблице 14 (Приложение 36).

Представленные формы документов разработаны на основе требований действующего законодательства и с учётом специфики деятельности АО «Электропривод». Формы содержат все обязательные реквизиты, предусмотренные нормативными правовыми актами, и адаптированы к корпоративному стилю оформления документов организации.

Внедрение Инструкции по кадровому делопроизводству позволит достичь следующих результатов: обеспечить единообразие оформления кадровых документов во всех структурных подразделениях организации; снизить риски нарушения трудового законодательства; сократить время на подготовку кадровых документов за счёт использования унифицированных форм; повысить качество кадровой документации; обеспечить соблюдение требований законодательства о персональных данных; создать условия для интеграции кадрового делопроизводства с системой электронного документооборота.

Проект Инструкции по кадровому делопроизводству представлен в приложении к настоящей работе. Внедрение Инструкции рекомендуется осуществить в соответствии с процедурой, описанной в таблице 12 настоящего параграфа.

3.2 Оценка экономической эффективности предложенных решений

Оценка экономической эффективности предложенных решений по совершенствованию регламентации документирования бизнес-процессов АО «Электропривод» является необходимым этапом обоснования целесообразности их внедрения. Экономическая эффективность определяется соотношением затрат на реализацию мероприятий и получаемого экономического эффекта.

Для оценки экономической эффективности внедрения Инструкции по кадровому делопроизводству и сопутствующих мероприятий используется методика расчёта, основанная на сопоставлении единовременных затрат на внедрение и ежегодной экономии от реализации мероприятий.

Основными показателями экономической эффективности являются: срок окупаемости инвестиций; чистый экономический эффект; рентабельность инвестиций (ROI); коэффициент экономической эффективности.

Расчёт единовременных затрат на разработку и внедрение Инструкции по кадровому делопроизводству включает следующие статьи: трудозатраты на разработку документа; трудозатраты на разработку унифицированных форм; затраты на согласование и утверждение; затраты на настройку шаблонов в СЭД; затраты на обучение персонала; затраты на тиражирование документа.

Для расчёта стоимости трудозатрат используется среднечасовая заработная плата работников с учётом страховых взносов. Среднечасовая ставка определяется по формуле:

Сч = (ЗП × 12 × 1,302) / (ФРВ × 12), (1)

где Сч – среднечасовая ставка, руб./ч; ЗП – среднемесячная заработная плата работника, руб.; 1,302 – коэффициент, учитывающий страховые взносы (30,2%); ФРВ – среднемесячный фонд рабочего времени, ч (при 40-часовой рабочей неделе ФРВ = 164,2 ч).

Исходя из средней заработной платы специалистов АО «Электропривод», среднечасовые ставки составляют: специалист отдела ДОУ (заработная плата 44 000 руб./мес.) – 350 руб./ч; специалист кадровой службы (заработная плата 48 000 руб./мес.) – 380 руб./ч; специалист юридической службы / бухгалтерии (заработная плата 53 000 руб./мес.) – 420 руб./ч; специалист ИТ-отдела (заработная плата 57 000 руб./мес.) – 450 руб./ч; средний работник предприятия (заработная плата 35 000 руб./мес.) – 280 руб./ч. Расчёт единовременных затрат на внедрение предложенных решений представлен в таблице 15 (Приложение 37).

Как следует из таблицы 15, общая сумма единовременных затрат на внедрение Инструкции по кадровому делопроизводству составляет 115 375 рублей. Наибольшую долю в структуре затрат (40,8%) занимают затраты на обучение работников, что обусловлено необходимостью ознакомления значительного числа сотрудников с новым документом и проведения практических занятий по работе с унифицированными формами. Экономический эффект от внедрения Инструкции по кадровому делопроизводству формируется за счёт следующих факторов: сокращение трудозатрат на оформление кадровых документов благодаря использованию унифицированных форм и чётких процедур; снижение количества ошибок и, как следствие, сокращение времени на их исправление; снижение риска административных штрафов за нарушение трудового законодательства. Расчёт экономии трудозатрат основан на сравнении времени выполнения типовых операций до и после внедрения Инструкции. Время выполнения операций до внедрения определено на основе хронометражных наблюдений, проведённых в отделе кадров АО «Электропривод». Время выполнения операций после внедрения определено экспертным путём с учётом опыта организаций, использующих регламентированные процедуры кадрового делопроизводства. Расчёт экономии трудозатрат представлен в таблице 16 (Приложение 38).

Экономия времени по каждой операции рассчитывается по формуле:

Эвр = N × (t₁ − t₂) / 60, (2)

где Эвр – экономия времени, ч/год; N – количество документов в год, ед.; t₁ – время выполнения операции до внедрения, мин.; t₂ – время выполнения операции после внедрения, мин.

Например, для операции «Оформление приказа о приёме»:

Эвр = 85 × (25 − 15) / 60 = 85 × 10 / 60 = 14,2 ч/год.

Для операции «Оформление трудового договора»:

Эвр = 85 × (35 − 20) / 60 = 85 × 15 / 60 = 21,3 ч/год.

Наибольшая экономия времени достигается по операции «Оформление приказа об отпуске» (46,7 ч/год), что объясняется большим объёмом данного вида документов (560 приказов в год при численности персонала 576 человек).

Общая экономия трудозатрат составляет 167,9 часов в год. Стоимостная оценка экономии трудозатрат определяется по формуле:

Э₁ = Эвр × Сч, (3)

где Э₁ – годовая экономия от сокращения трудозатрат, руб.; Эвр – экономия времени, ч/год; Сч – среднечасовая ставка работника, выполняющего операции, руб./ч.

При расчёте используется усреднённая ставка 400 руб./ч, учитывающая, что кадровые операции выполняются как специалистами кадровой службы (380 руб./ч), так и секретарями и инспекторами в подразделениях (280–350 руб./ч), а также требуют участия руководителей при согласовании (450–500 руб./ч).

Э₁ = 167,9 × 400 = 67 160 руб./год.

Экономия от снижения риска административных штрафов рассчитывается на основе вероятностного подхода. Согласно статье 5.27 КоАП РФ, нарушение трудового законодательства влечёт наложение штрафа на юридических лиц в размере от 30 000 до 50 000 рублей. По данным кадровой службы АО «Электропривод», за последние три года было выявлено 2 случая нарушений при проверках, средний размер штрафа составил 35 000 рублей.

Вероятность выявления нарушений до внедрения Инструкции оценивается как P₁ = 0,67 (2 случая за 3 года). После внедрения Инструкции ожидается снижение вероятности до P₂ = 0,35 за счёт устранения типичных ошибок в оформлении документов. Экономия от снижения риска штрафов рассчитывается по формуле:

Э₂ = Шср × (P₁ − P₂), (4)

где Э₂ – годовая экономия от снижения риска штрафов, руб.; Шср – средний размер штрафа, руб.; P₁ – вероятность штрафа до внедрения; P₂ – вероятность штрафа после внедрения.

Э₂ = 35 000 × (0,67 − 0,35) = 35 000 × 0,32 = 11 200 руб./год.

Совокупная годовая экономия от внедрения Инструкции по кадровому делопроизводству составляет:

Э = Э₁ + Э₂ = 67 160 + 11 200 = 78 360 руб./год. (5)

Срок окупаемости единовременных затрат определяется по формуле:

Т = К / Э, (6)

где Т – срок окупаемости, лет; К – единовременные затраты, руб.; Э – годовая экономия, руб.

Т = 115 375 / 78 360 = 1,47 года ≈ 1 год 5,6 месяца.

Чистый экономический эффект за расчётный период (3 года) определяется по формуле:

ЧЭЭ = Э × n − К, (7)

где ЧЭЭ – чистый экономический эффект, руб.; n – расчётный период, лет.

ЧЭЭ = 78 360 × 3 − 115 375 = 235 080 − 115 375 = 119 705 руб.

Рентабельность инвестиций (ROI) за расчётный период определяется по формуле:

ROI = (ЧЭЭ / К) × 100%, (8)

ROI = (119 705 / 115 375) × 100% = 103,8%.

Коэффициент экономической эффективности показывает величину годовой экономии, приходящейся на один рубль единовременных затрат:

Е = Э / К, (9)

Е = 78 360 / 115 375 = 0,68.

Нормативное значение коэффициента экономической эффективности для мероприятий по совершенствованию управления составляет Ен = 0,15. Поскольку Е = 0,68 > Ен = 0,15, внедрение Инструкции по кадровому делопроизводству является экономически эффективным.

Сводный расчёт показателей экономической эффективности представлен в таблице 17 (Приложение 39).

Анализ показателей экономической эффективности свидетельствует о целесообразности внедрения разработанной Инструкции по кадровому делопроизводству. Срок окупаемости 1,47 года является приемлемым для мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления. Рентабельность инвестиций 103,8% за три года существенно превышает альтернативную доходность (депозитные ставки 8–12% годовых), что подтверждает экономическую обоснованность проекта.

Помимо количественно измеримых экономических эффектов, внедрение Инструкции по кадровому делопроизводству обеспечивает ряд качественных эффектов, которые сложно выразить в денежном эквиваленте, но которые имеют существенное значение для деятельности организации. Качественные эффекты представлены в таблице 18 (Приложение 40).

Таким образом, проведённая оценка экономической эффективности подтверждает целесообразность внедрения Инструкции по кадровому делопроизводству в АО «Электропривод». Единовременные затраты на внедрение в размере 115 375 рублей окупятся в течение 1 года 5,6 месяца. Чистый экономический эффект за три года составит 119 705 рублей, рентабельность инвестиций – 103,8%. Совокупность количественных показателей и качественных эффектов свидетельствует об экономической обоснованности предложенных решений по совершенствованию регламентации документирования бизнес-процессов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проведённое исследование посвящено актуальной проблеме совершенствования регламентации документирования бизнес-процессов организации. В современных условиях эффективное документационное обеспечение управления является важным фактором конкурентоспособности организации, а качество регламентации документирования непосредственно влияет на оперативность принятия управленческих решений и снижение правовых рисков.

Изучение теоретических основ регламентации документирования бизнес-процессов позволило установить, что регламентация представляет собой деятельность по разработке, утверждению и применению локальных нормативных актов, устанавливающих требования к документированию управленческой деятельности. Регламентация документирования осуществляется на основе системы нормативных правовых актов федерального уровня (Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральный закон «Об электронной подписи»), национальных стандартов (ГОСТ Р 7.0.97-2016, ГОСТ Р 7.0.8-2013) и методических документов (Правила делопроизводства, утверждённые Приказом Росархива № 71).

Определено, что основными локальными нормативными актами, регламентирующими документирование бизнес-процессов, являются: инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления); положение о службе ДОУ; должностные инструкции работников службы ДОУ; табель унифицированных форм документов; альбом унифицированных форм документов. Данные документы образуют систему локальной нормативной базы документационного обеспечения управления организации.

Анализ системы регламентации документирования бизнес-процессов АО «Электропривод» показал, что предприятие является крупной промышленной организацией оборонно-промышленного комплекса с численностью персонала около 576 человек. Документационное обеспечение управления осуществляется отделом ДОУ, в состав которого входят канцелярия и центральный архив. Для автоматизации делопроизводственных процессов используется система электронного документооборота «1С: Документооборот 8».

Установлено, что система локальных нормативных актов АО «Электропривод» включает три уровня регламентации: СТО 1.058-2018 «Стандарт предприятия. Порядок оформления организационно-распорядительных документов» как основной регламент; Положение об отделе ДОУ (П КУИВ.039.45-2014) и Должностная инструкция документоведа (ДИ 39.420-2014) как организационные документы; регламенты структурных подразделений и информационной системы. СТО 1.058-2018 содержит детальные требования к оформлению 30 реквизитов организационно-распорядительных документов и порядку составления шести видов документов (приказов, распоряжений, протоколов, актов, служебных писем, докладных записок).

Критический анализ эффективности регламентации документирования бизнес-процессов позволил выявить шесть ключевых проблем: отсутствие инструкции по кадровому делопроизводству при значительном объёме кадровой документации; несоответствие Положения об отделе ДОУ действующему СТО 1.058-2018 (ссылки на предыдущую версию стандарта СТП 1.058); наличие в Положении ссылок на отменённые национальные стандарты (ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р 51141-98); недостаточная регламентация работы с электронными документами и применения электронной подписи; отсутствие унифицированных форм кадровых документов; неопределённость порядка взаимодействия СЭД с системами кадрового учёта.

Анализ бизнес-процессов АО «Электропривод» с точки зрения документирования показал, что процессы общего делопроизводства (подготовка приказов, распоряжений, протоколов, актов, служебной переписки) регламентированы достаточно полно в СТО 1.058-2018. Кадровые бизнес-процессы (приём на работу, перевод, увольнение, оформление отпусков, командировок, учёт рабочего времени) не имеют локальной нормативной регламентации, что создаёт риски нарушения трудового законодательства.

Разработаны направления по повышению качества регламентации документирования бизнес-процессов АО «Электропривод», включающие: разработку Инструкции по кадровому делопроизводству; актуализацию Положения об отделе ДОУ; дополнение СТО 1.058-2018 разделом о работе с электронными документами; разработку альбома унифицированных форм кадровых документов; определение порядка взаимодействия СЭД с кадровым учётом; разработку системы показателей эффективности делопроизводства.

Определена нормативно-методическая база для разработки локальных нормативных актов, включающая: Правила делопроизводства в государственных органах (Приказ Росархива от 22.05.2019 № 71); Методические рекомендации по применению Правил делопроизводства (Приказ Росархива от 24.12.2020 № 199); Рекомендации ВНИИДАД «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации» (2007); ГОСТ Р 7.0.97-2016; ГОСТ Р 7.0.8-2013; Трудовой кодекс Российской Федерации; Перечень типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

Разработана процедура создания локальных нормативных актов по документационному обеспечению, включающая восемь этапов: анализ нормативной базы и практики документирования; разработка структуры документа; подготовка текста разделов; разработка приложений (форм, образцов); согласование проекта с заинтересованными подразделениями; доработка по замечаниям; утверждение руководителем; ознакомление работников.

Разработан проект Инструкции по кадровому делопроизводству АО «Электропривод», включающий 12 разделов: общие положения; общие требования к оформлению кадровых документов; документирование приёма на работу; документирование перевода работников; документирование увольнения; документирование отпусков; документирование командировок; учёт рабочего времени; ведение личных дел; работа с персональными данными; регистрация и учёт кадровых документов; хранение кадровых документов. В качестве приложений к Инструкции разработан альбом из 15 унифицированных форм кадровых документов.

Проведена оценка экономической эффективности предложенных решений. Единовременные затраты на разработку и внедрение Инструкции по кадровому делопроизводству составляют 115 375 рублей. Годовая экономия формируется за счёт сокращения трудозатрат на оформление кадровых документов (67 160 руб.) и снижения риска административных штрафов (11 200 руб.) и составляет 78 360 рублей. Срок окупаемости затрат – 1,47 года (1 год 5,6 месяца). Чистый экономический эффект за три года составляет 119 705 рублей. Рентабельность инвестиций (ROI) за три года – 103,8%. Коэффициент экономической эффективности (0,68) превышает нормативное значение (0,15), что подтверждает экономическую обоснованность проекта.

Помимо количественных показателей, внедрение разработанных решений обеспечит достижение качественных эффектов: повышение качества кадровых документов и снижение количества ошибок на 85–90%; унификация документооборота во всех подразделениях; снижение правовых рисков; повышение исполнительской дисциплины; ускорение адаптации новых сотрудников; интеграция кадрового делопроизводства с системой электронного документооборота.

Таким образом, цель исследования достигнута: разработаны научно обоснованные рекомендации по совершенствованию регламентации документирования бизнес-процессов АО «Электропривод». Практическая значимость работы заключается в возможности использования разработанной Инструкции по кадровому делопроизводству и альбома унифицированных форм документов в деятельности АО «Электропривод», а также адаптации предложенных решений для других организаций, испытывающих аналогичные проблемы в сфере регламентации документирования бизнес-процессов.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Нормативно-правовые акты и стандарты
2. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ (ред. от 2024). — Текст: электронный // Консультант Плюс. — URL: http://www.consultant.ru
3. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 2024). — Текст: электронный // Консультант Плюс. — URL: http://www.consultant.ru
4. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 2024). — Текст: электронный // Консультант Плюс. — URL: http://www.consultant.ru
5. Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 2024). — Текст: электронный // Консультант Плюс. — URL: http://www.consultant.ru
6. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 2024). — Текст: электронный // Консультант Плюс. — URL: http://www.consultant.ru
7. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 2024). — Текст: электронный // Консультант Плюс. — URL: http://www.consultant.ru
8. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (ред. от 14.05.2018). — Текст: электронный // Консультант Плюс. — URL: http://www.consultant.ru
9. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст. — Текст: электронный // Консультант Плюс. — URL: http://www.consultant.ru
10. ГОСТ Р 7.0.114-2024. Национальный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2025.
11. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы. — М.: Стандартинформ, 2019.
12. ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации: утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (ред. от 2024). — Текст: электронный // Консультант Плюс. — URL: http://www.consultant.ru
13. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях: утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44. — Текст: электронный // Консультант Плюс. — URL: http://www.consultant.ru
14. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления: утв. Приказом Росархива от 22.05.2019 № 71. — Текст: электронный // Консультант Плюс. — URL: http://www.consultant.ru
15. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 / Росархив, ВНИИДАД. — М., 2018. — 91 с.
16. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения: утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. — Текст: электронный // Консультант Плюс. — URL: http://www.consultant.ru
17. Научная и учебная литература
18. Бобылева, М.П. Некоторые вопросы доверия к электронному документу / М.П. Бобылева // Делопроизводство. — 2024. — № 2.
19. Бурова, Е.М. Архивоведение (теория и методика): учебник для вузов / Е.М. Бурова. — М.: ТЕРМИКА.РУ, 2022. — 436 с.
20. Гончарова, Н.В. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие / Н.В. Гончарова, Л.В. Дайнеко, Е.В. Зайцева; Уральский федеральный университет. — Екатеринбург: Изд-во Урал. ун-та, 2022. — 208 с.
21. Грабоздин, Е.П. Организационно-экономический механизм реализации управленческого консультирования в системе менеджмента предприятия: дис. ... канд. экон. наук / Е.П. Грабоздин. — М., 2023.
22. Документирование кадровой работы в управленческих структурах различных форм собственности, обеспечение сохранности кадровой документации и порядок передачи документов правопреемникам и на государственное хранение. Комплекс нормативно-методических документов / Росархив, ВНИИДАД. — М., 2002.
23. Доронина, Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для вузов / Л.А. Доронина, В.С. Иритикова. — М.: Юрайт, 2024. — 271 с.
24. Егоров, В.П. Документационное обеспечение управления негосударственных организаций в условиях цифровой экономики: учебное пособие для вузов / В.П. Егоров. — 2-е изд. — М.: Лань, 2023. — 216 с.
25. Журавлев, Н.М. Модели и алгоритмы поддержки принятия управленческих решений: дис. ... канд. техн. наук / Н.М. Журавлев. — М., 2022.
26. Ильина, С.И. Современные технологии деловой коммуникации: монография / С.И. Ильина. — М., 2023.
27. Колосова, Е.В. Организация документооборота АО «Центральная ППК» / Е.В. Колосова, Е.В. Карпычева // Делопроизводство. — 2024. — № 4.
28. Корнеев, И.К. Документирование управленческой деятельности: учебник и практикум для вузов / И.К. Корнеев, А.В. Пшенко, В.А. Машурцев. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Юрайт, 2022. — 384 с.
29. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: учебник и практикум для вузов / И.Н. Кузнецов. — М.: Юрайт, 2024. — 546 с.
30. Ланской, Г.Н. Законодательное регулирование сферы делопроизводства: факторы и задачи / Г.Н. Ланской // Трудовое право. — 2022. — № 12.
31. Ларин, М.В. Документоведение: учебник для студентов учреждений высшего образования / М.В. Ларин, Е.А. Плешкевич, В.Ф. Янковая [и др.]; под ред. д-ра ист. наук, проф. М.В. Ларина. — М.: Издательский центр «Академия», 2016. — 320 с.
32. Ларин, М.В. Зарубежный опыт управления электронными документами и организации их архивного хранения: аналитический обзор / Рук-ль авт. колл. М.В. Ларин. — М.: ВНИИДАД, 2014. — 388 с.
33. Ларин, М.В. Управление документами в цифровой экономике: организация, регламентация, реализация: монография / Под ред. М.В. Ларина. — М.: РГГУ, 2021. — 242 с.
34. Ларин, М.В. Управление документами: история, методология, практика, зарубежный опыт: избранные труды / М.В. Ларин. — М.: РГГУ, 2019.
35. Мингалев, В.С. Некоторые вопросы формирования теории документоведения / В.С. Мингалев, М.В. Ларин // Управление персоналом. — 2022.
36. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации / Отв. ред. М.В. Ларин; сост.: В.Ф. Янковая (отв. исполнитель) [и др.]. — М.: ВНИИДАД, 2007. — 264 с.
37. Рекомендации по ведению делопроизводства в организации / ВНИИДАД. — М., 2003. — Текст: электронный // Электронный фонд НТД. — URL: https://docs.cntd.ru/document/902035424
38. Семенович, И.Н. Электронные системы управления документооборотом: монография / И.Н. Семенович. — М., 2022.
39. Сериков, В.В. Развитие системы внутреннего контроля на основе мониторинга непрерывности деятельности экономического субъекта: дис. ... канд. экон. наук / В.В. Сериков. — М., 2024.
40. Столяров, Н.С. Управление развитием организационной культуры компании: дис. ... канд. экон. наук / Н.С. Столяров. — М., 2024.
41. Сучкова, М.Ю. Управление качеством бизнес-процессов на предприятии в условиях неопределенности: дис. ... канд. экон. наук: 08.00.05 / М.Ю. Сучкова. — М., 2023.
42. Управление документацией: прошлое, настоящее, будущее: материалы V Международной научно-практической конференции / Сост. В.М. Бурова, О.Е. Антонова. — М.: ТЕРМИКА.РУ, 2022. — 584 с.
43. Хан, А.В. Управление бизнес-процессами организации: монография / А.В. Хан. — М.: Инфра-М, 2022.
44. Чуковенков, А.Ю. Правила делопроизводства в органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации: разработка и применение / А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янковая // Отечественные архивы. — 2018. — № 4. — С. 21–30.
45. Шаститко, А.Е. Регулирование трансграничного электронного документооборота в Евразийском экономическом союзе / А.Е. Шаститко, А.А. Шпакова // Вопросы экономики. — 2023.
46. Шувалова, Н.Н. Документационное обеспечение управления: учебник для среднего профессионального образования / Н.Н. Шувалова. — М.: Юрайт, 2024. — 248 с.
47. Янковая, В.Ф. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления: к введению в действие / В.Ф. Янковая // Отечественные архивы. — 2020. — № 1.
48. Янковая, В.Ф. Система управления документами в соответствии со стандартами ИСО / В.Ф. Янковая // Жилищное право. — 2022. — № 5.
49. Актуализация ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» // КиберЛенинка. — 2024.
50. Бухгалтерская отчётность и финансовый анализ АО «Электропривод». — Текст: электронный // Audit-it.ru. — URL: https://www.audit-it.ru/buh_otchet/4345000922_ao-elektroprivod (дата обращения: 09.01.2026).
51. Контрагент АО «Электропривод»: досье. — Текст: электронный // Audit-it.ru. — URL: https://www.audit-it.ru/contragent/1024301320856_ao-elektroprivod (дата обращения: 11.01.2026).

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

к Инструкции по кадровому делопроизводству

ЗАЯВЛЕНИЕ О ПРИЁМЕ НА РАБОТУ

Генеральному директору

АО «Электропривод»

_______________________

(Ф.И.О. руководителя)

от _______________________

(Ф.И.О. заявителя)

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять меня на работу в ____________________________________________

(наименование структурного подразделения)

на должность ____________________________________________________________

(наименование должности)

с «____» ______________ 20___ г. с окладом согласно штатному расписанию.

С Правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией, Положением об оплате труда, Положением о персональных данных и иными локальными нормативными актами ознакомлен(а).

«____» ______________ 20___ г. _______________ / _______________

Приложение 4

к Инструкции по кадровому делопроизводству

ПРИКАЗ О ПРИЁМЕ РАБОТНИКА НА РАБОТУ

АО «ЭЛЕКТРОПРИВОД»

г. Киров

ПРИКАЗ

«____» ______________ 20___ г. № ________-к

О приёме работника на работу

ПРИНЯТЬ на работу:

___________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

в ________________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

на должность _____________________________________________________________

с «____» ______________ 20___ г. □ постоянно □ временно до ________________

с испытательным сроком ________ месяца(ев) / без испытательного срока.

Условия оплаты труда: оклад ________________ руб., надбавка ________________

Основание: трудовой договор от «____» ______________ 20___ г. № ___________

Генеральный директор _______________ ___________________

С приказом ознакомлен(а): _______________ «____» ______________ 20___ г.

Приложение 5

к Инструкции по кадровому делопроизводству

ПРИКАЗ О ПЕРЕВОДЕ РАБОТНИКА НА ДРУГУЮ РАБОТУ

АО «ЭЛЕКТРОПРИВОД»

г. Киров

ПРИКАЗ

«____» ______________ 20___ г. № ________-к

О переводе работника на другую работу

ПЕРЕВЕСТИ:

___________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

занимающего(ую) должность ________________________________________________

в структурном подразделении ______________________________________________

на должность _____________________________________________________________

в структурное подразделение ______________________________________________

с «____» ______________ 20___ г. □ постоянно □ временно до ________________

Причина перевода: _______________________________________________________

Основание: дополнительное соглашение от «____» __________ 20___ г. № ______

Генеральный директор _______________ ___________________

С приказом ознакомлен(а): _______________ «____» ______________ 20___ г.

Приложение 6

к Инструкции по кадровому делопроизводству

ПРИКАЗ О ПРЕКРАЩЕНИИ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА

АО «ЭЛЕКТРОПРИВОД»

г. Киров

ПРИКАЗ

«____» ______________ 20___ г. № ________-к

О прекращении (расторжении) трудового договора

УВОЛИТЬ (прекратить действие трудового договора):

___________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

___________________________________________________________________________

(должность, структурное подразделение)

«____» ______________ 20___ г.

Основание увольнения: ____________________________________________________

___________________________________________________________________________

(статья, пункт Трудового кодекса РФ)

Основание: заявление работника / соглашение сторон / иное __________________

Генеральный директор _______________ ___________________

С приказом ознакомлен(а): _______________ «____» ______________ 20___ г.

Приложение 7

к Инструкции по кадровому делопроизводству

ПРИКАЗ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ОТПУСКА РАБОТНИКУ

АО «ЭЛЕКТРОПРИВОД»

г. Киров

ПРИКАЗ

«____» ______________ 20___ г. № ________-о

О предоставлении отпуска работнику

ПРЕДОСТАВИТЬ отпуск:

___________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

___________________________________________________________________________

(должность, структурное подразделение)

Вид отпуска: □ ежегодный основной оплачиваемый

□ ежегодный дополнительный оплачиваемый

□ без сохранения заработной платы

□ учебный

за период работы с «____» __________ 20___ г. по «____» __________ 20___ г.

на _______ календарных дней

с «____» ______________ 20___ г. по «____» ______________ 20___ г.

Генеральный директор _______________ ___________________

С приказом ознакомлен(а): _______________ «____» ______________ 20___ г.

Приложение 8

к Инструкции по кадровому делопроизводству

ЗАЯВЛЕНИЕ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ОТПУСКА

Генеральному директору

АО «Электропривод»

_______________________

(Ф.И.О. руководителя)

от _______________________

(Ф.И.О. работника)

_______________________

(должность, подразделение)

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне:

□ ежегодный основной оплачиваемый отпуск

□ ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск

□ отпуск без сохранения заработной платы

продолжительностью _______ календарных дней

с «____» ______________ 20___ г. по «____» ______________ 20___ г.

«____» ______________ 20___ г. _______________ / _______________

Приложение 10

к Инструкции по кадровому делопроизводству

ПРИКАЗ О НАПРАВЛЕНИИ РАБОТНИКА В КОМАНДИРОВКУ

АО «ЭЛЕКТРОПРИВОД»

г. Киров

ПРИКАЗ

«____» ______________ 20___ г. № ________-км

О направлении работника в командировку

НАПРАВИТЬ в командировку:

___________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

___________________________________________________________________________

(должность, структурное подразделение)

Место назначения: ________________________________________________________

Срок командировки: _______ календарных дней (без учёта времени в пути)

с «____» ______________ 20___ г. по «____» ______________ 20___ г.

Цель командировки: _______________________________________________________

___________________________________________________________________________

Командировка за счёт средств: ______________________________________________

Генеральный директор _______________ ___________________

С приказом ознакомлен(а): _______________ «____» ______________ 20___ г.

Приложение 13

к Инструкции по кадровому делопроизводству

СОГЛАСИЕ НА ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Я, ______________________________________________________________________,

(фамилия, имя, отчество)

паспорт серия _________ № _____________, выдан ______________________________

___________________________________________________________________________,

зарегистрированный(ая) по адресу: __________________________________________

___________________________________________________________________________,

в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» даю согласие АО «Электропривод» (ИНН 4345001056, ОГРН 1024301316280, адрес: 610014, г. Киров, ул. Производственная, д. 24) на обработку моих персональных данных, а именно:

• фамилия, имя, отчество;
• дата и место рождения;
• паспортные данные;
• адрес регистрации и фактического проживания;
• номер телефона, адрес электронной почты;
• сведения об образовании, квалификации, профессиональной подготовке;
• сведения о трудовой деятельности;
• ИНН, СНИЛС;
• сведения о воинском учёте;
• иные сведения, необходимые для оформления трудовых отношений.

Настоящее согласие предоставляется на осуществление любых действий в отношении моих персональных данных, которые необходимы для достижения целей обработки, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передачу, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

Настоящее согласие действует со дня его подписания до дня отзыва в письменной форме.

«____» ______________ 20___ г. _______________ / _______________

Приложение 14

к Инструкции по кадровому делопроизводству

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ТРУДОВЫХ ДОГОВОРОВ

Примечание: В графе «Вид договора» указывается: срочный / бессрочный.

Приложение 15

к Инструкции по кадровому делопроизводству

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Примечание: В графе «Вид приказа» указывается: приём / перевод / увольнение / отпуск / командировка / поощрение / взыскание.

Приложение 16

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО «Электропривод»

_____________ /______________/

«____» ______________ 20___ г.

ИНСТРУКЦИЯ

ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

АО «Электропривод»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает единые требования к документированию кадровых процессов и организации работы с кадровыми документами в АО «Электропривод» (далее – Общество).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с:

• Трудовым кодексом Российской Федерации;
• Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
• Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н «О формах трудовой книжки»;
• Перечнем типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236);
• СТО 1.058-2018 «Стандарт предприятия. Порядок оформления организационно-распорядительных документов».

1.3. Действие Инструкции распространяется на все структурные подразделения Общества.

1.4. Ответственность за организацию кадрового делопроизводства возлагается на начальника отдела кадров.

1.5. Работники, в должностные обязанности которых входит оформление кадровых документов, несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции.

1.6. В настоящей Инструкции применяются следующие термины и определения:

• кадровое делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование трудовых отношений и организацию работы с кадровыми документами;
• кадровый документ – документ, фиксирующий информацию о трудовых отношениях между работником и работодателем;
• унифицированная форма документа – установленная совокупность реквизитов документа, расположенных в определённой последовательности.

2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Кадровые документы оформляются на бланках установленного образца или на стандартных листах бумаги формата А4 (210 × 297 мм).

2.2. При оформлении кадровых документов устанавливаются следующие размеры полей: левое – 30 мм; правое – 15 мм; верхнее – 20 мм; нижнее – 20 мм.

2.3. Для оформления кадровых документов используется шрифт Times New Roman размером 12–14 пунктов, межстрочный интервал – одинарный или 1,5.

2.4. Приказы по личному составу оформляются на бланке приказа Общества в соответствии с требованиями СТО 1.058-2018.

2.5. Датой кадрового документа является дата его подписания или утверждения. Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год (например, 15.01.2025).

2.6. Регистрационный номер приказа по личному составу состоит из порядкового номера в пределах календарного года и буквенного индекса: «-к» – для приказов со сроком хранения 50 лет; «-о» – для приказов об отпусках; «-км» – для приказов о командировках.

3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРИЁМА НА РАБОТУ

3.1. При приёме на работу лицо, поступающее на работу, предъявляет документы, предусмотренные статьёй 65 Трудового кодекса РФ:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;
• документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учёта;
• документы воинского учёта – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документ об образовании и (или) о квалификации;
• справку о наличии (отсутствии) судимости – в случаях, предусмотренных законодательством.

3.2. Лицо, поступающее на работу, оформляет заявление о приёме на работу по форме согласно Приложению 1 к настоящей Инструкции.

3.3. До подписания трудового договора работник должен быть ознакомлен под подпись с Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением об оплате труда, Положением о персональных данных, должностной инструкцией и иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника.

3.4. Трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передаётся работнику, другой хранится в отделе кадров. Получение работником экземпляра трудового договора подтверждается подписью работника на экземпляре, хранящемся у работодателя.

3.5. Трудовой договор оформляется по форме согласно Приложению 2 к настоящей Инструкции.

3.6. Приказ о приёме на работу издаётся на основании заключённого трудового договора в течение трёх рабочих дней со дня фактического начала работы. Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора.

3.7. Приказ о приёме на работу оформляется по форме согласно Приложению 4 к настоящей Инструкции.

3.9. На основании приказа о приёме на работу в трудовую книжку работника вносится запись о приёме на работу. Запись производится не позднее пяти рабочих дней со дня издания приказа.

3.10. На каждого работника оформляется личная карточка по форме согласно Приложению 12 к настоящей Инструкции.

4. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПЕРЕВОДА РАБОТНИКОВ

4.1. Перевод на другую работу – постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник, при продолжении работы у того же работодателя.

4.2. Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных статьями 72.2 и 74 Трудового кодекса РФ.

4.3. Перевод работника на другую работу оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору по форме согласно Приложению 3 к настоящей Инструкции.

4.4. На основании дополнительного соглашения издаётся приказ о переводе по форме согласно Приложению 5 к настоящей Инструкции.

4.6. При постоянном переводе запись о переводе вносится в трудовую книжку работника и личную карточку.

5. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УВОЛЬНЕНИЯ

5.1. Прекращение трудового договора оформляется приказом работодателя по форме согласно Приложению 6 к настоящей Инструкции.

5.3. Днём прекращения трудового договора является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы.

5.4. В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности и произвести с ним расчёт.

5.5. Запись в трудовую книжку об основании и причине прекращения трудового договора производится в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи.

6. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ОТПУСКОВ

6.1. Очерёдность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

6.2. График отпусков оформляется по форме согласно Приложению 9 к настоящей Инструкции.

6.4. Отпуск вне графика предоставляется на основании заявления работника по форме согласно Приложению 8 к настоящей Инструкции.

6.5. Предоставление отпуска оформляется приказом по форме согласно Приложению 7 к настоящей Инструкции.

6.6. Сведения о предоставленных отпусках вносятся в личную карточку работника.

7. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КОМАНДИРОВОК

7.1. Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

7.2. Направление работника в командировку оформляется приказом по форме согласно Приложению 10 к настоящей Инструкции.

7.4. Фактический срок пребывания в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.

8. УЧЁТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

8.1. Учёт рабочего времени осуществляется путём ведения табеля учёта рабочего времени по форме согласно Приложению 11 к настоящей Инструкции.

8.2. Табель ведётся ежедневно работником, ответственным за табельный учёт в структурном подразделении.

8.3. Табель представляется в отдел кадров и бухгалтерию в сроки, установленные для расчёта заработной платы.

9. ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

9.1. Личные дела ведутся на руководителей и специалистов Общества.

9.2. В состав личного дела включаются:

• внутренняя опись документов дела;
• личный листок по учёту кадров;
• автобиография;
• копии документов об образовании;
• трудовой договор;
• дополнительные соглашения к трудовому договору;
• копии приказов о приёме, переводах, увольнении;
• аттестационные материалы;
• иные документы, характеризующие трудовую деятельность работника.

9.3. Личные дела хранятся в отделе кадров в запираемых шкафах. Доступ к личным делам имеют работники отдела кадров и руководство Общества.

10. РАБОТА С ПЕРСОНАЛЬНЫМИ ДАННЫМИ

10.1. Обработка персональных данных работников осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и Положением о персональных данных работников Общества.

10.2. Обработка персональных данных работника осуществляется с его письменного согласия по форме согласно Приложению 13 к настоящей Инструкции.

10.3. Работники, имеющие доступ к персональным данным, обязаны не разглашать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных.

11. РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЁТ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

11.1. Регистрация кадровых документов осуществляется в день их подписания или утверждения.

11.2. Трудовые договоры регистрируются в Журнале регистрации трудовых договоров по форме согласно Приложению 14 к настоящей Инструкции.

11.3. Приказы по личному составу регистрируются в Журнале регистрации приказов по личному составу по форме согласно Приложению 15 к настоящей Инструкции.

11.4. Приказы по личному составу регистрируются отдельно от приказов по основной деятельности.

11.5. Регистрация кадровых документов в СЭД «1С: Документооборот 8» осуществляется параллельно с регистрацией в журналах.

12. ХРАНЕНИЕ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

12.1. Сроки хранения кадровых документов устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

12.2. Устанавливаются следующие сроки хранения основных кадровых документов:

• приказы о приёме, переводе, увольнении – 50 лет (75 лет для документов, законченных делопроизводством до 01.01.2003);
• приказы об отпусках, командировках – 5 лет;
• трудовые договоры – 50 лет (75 лет);
• личные карточки работников – 50 лет (75 лет);
• личные дела руководителей – постоянно;
• личные дела работников – 50 лет (75 лет);
• табели учёта рабочего времени – 5 лет;
• графики отпусков – 3 года.

12.3. Кадровые документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел отдела кадров.

12.4. Дела со сроком хранения свыше 10 лет по истечении года после завершения делопроизводством передаются в архив Общества.

13. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

13.1. Настоящая Инструкция вступает в силу с момента её утверждения генеральным директором Общества.

13.2. Изменения и дополнения в настоящую Инструкцию вносятся приказом генерального директора.

13.3. Контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции возлагается на начальника отдела кадров.

СОГЛАСОВАНО:

Начальник отдела кадров _______________ ___________________

Начальник юридического отдела _______________ ___________________

Начальник отдела ДОУ _______________ ___________________

Главный бухгалтер _______________ ___________________

Приложение 17

Таблица 1

Нормативно-правовое обеспечение документирования управленческой деятельности

Приложение 18

Таблица 2

Сравнительный анализ моделей регламентации документирования

Приложение 19

Таблица 3

Основные финансово-экономические показатели деятельности АО «Электропривод» за 2021–2024 гг.

Источник: составлено автором на основе данных бухгалтерской отчётности АО «Электропривод».

Приложение 20

Рисунок 1 — Динамика выручки и чистой прибыли АО «Электропривод» в 2021–2024 гг., тыс. руб.

Приложение 21

Рисунок 2 — Структура активов АО «Электропривод» в 2021–2024 гг., тыс. руб.

Приложение 22

Таблица 4

Структура СТО 1.058-2018 «Требования к оформлению организационно-распорядительных документов и ведению делопроизводства»

Приложение 23

Таблица 5

Виды документов, регламентированные в СТО 1.058-2018

Приложение 24

Таблица 6

Основные функции отдела ДОУ АО «Электропривод»

Приложение 25

Рисунок 3 – Система локальных нормативных актов по документированию бизнес-процессов АО «Электропривод»

Приложение 26

Таблица 7

Оценка эффективности регламентации документирования бизнес-процессов АО «Электропривод»

Приложение 28

Таблица 8

Проблемы регламентации документирования бизнес-процессов АО «Электропривод»

Приложение 29

Рисунок 4 – Проблемные области регламентации документирования бизнес-процессов АО «Электропривод»

Приложение 30

Таблица 9

Анализ документирования бизнес-процессов АО «Электропривод»

Приложение 31

Таблица 10

Направления по повышению качества регламентации документирования бизнес-процессов АО «Электропривод»

Приложение 32

Таблица 11

Нормативно-методическая база для разработки локальных нормативных актов по документационному обеспечению

Приложение 34

Таблица 12

Процедура разработки локальных нормативных актов по документационному обеспечению

Приложение 35

Таблица 13

Рекомендуемая структура Инструкции по кадровому делопроизводству АО «Электропривод»

Приложение 36

Таблица 14

Перечень унифицированных форм кадровых документов (приложения к Инструкции по кадровому делопроизводству)

Приложение 37

Таблица 15

Расчёт единовременных затрат на внедрение Инструкции по кадровому делопроизводству

Приложение 38

Таблица 16

Расчёт экономии трудозатрат на оформление кадровых документов

Приложение 39

Таблица 17

Сводный расчёт экономической эффективности внедрения Инструкции по кадровому делопроизводству

Приложение 40

Таблица 18

Качественные эффекты от внедрения Инструкции по кадровому делопроизводству