Документирование прохождения государственной гражданской службы в Российской Федерации

ВВЕДЕНИЕ

Документирование прохождения государственной гражданской службы представляет собой важнейший элемент организации и функционирования системы государственного управления в Российской Федерации. В условиях современного развития государственности, проведения административной реформы и цифровой трансформации органов власти особую значимость приобретают вопросы правильного оформления, систематизации и хранения документов, связанных с прохождением государственной службы.

Следует разграничивать понятия «документирование» и «документационное обеспечение управления». Документирование представляет собой процесс создания документов, то есть фиксацию информации на материальном носителе по установленным правилам. Документационное обеспечение управления (ДОУ) — более широкая категория, охватывающая как документирование, так и организацию работы с документами: их регистрацию, учёт, контроль исполнения, хранение и использование. Настоящее исследование сосредоточено именно на документировании — процессе создания и оформления кадровых документов при прохождении государственной гражданской службы.

В современных условиях система документирования государственной службы сталкивается с новыми вызовами: необходимостью внедрения цифровых подходов, обеспечения информационной безопасности, интеграции различных информационных систем, повышения оперативности кадровых процедур при сохранении их юридической значимости. Эти факторы определяют необходимость комплексного исследования существующей системы документирования и разработки предложений по ее совершенствованию.

Актуальность темы исследования определяется проводимой в Российской Федерации административной реформой, направленной на повышение эффективности государственного управления и качества предоставления государственных услуг. В условиях развития цифровых технологий возникает объективная необходимость совершенствования нормативно-правовой базы документирования государственной службы, что требует научного осмысления происходящих процессов. Современная практика государственного управления демонстрирует потребность в оптимизации документооборота и сокращении административных издержек при обязательном сохранении юридической значимости документов. Кроме того, важность обеспечения единообразия документирования кадровых процессов во всех государственных органах и необходимость повышения прозрачности и открытости государственной службы через совершенствование документационных процессов делают данную тему особенно актуальной для научного исследования и практического применения.

Цель работы – проанализировать особенности документирования прохождения государственной гражданской службы в Российской Федерации и определить тенденции этой сферы.

Задачи исследования:

• Исследовать понятия и нормативно-правовое регулирование государственной гражданской службы в РФ.
• Проанализировать деятельность подразделений по вопросам государственной службы и кадров.
• Изучить регламентацию документирования прохождения государственной гражданской службы в РФ.
• Провести анализ документирования отдельных кадровых процедур (поступление, конкурс, переводы, ротация, отпуска, квалификационный экзамен, аттестация, поощрения, взыскания, служебная проверка, увольнения).
• Исследовать характеристику Единой информационной системы управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации и ее использование для документирования деятельности подразделений по вопросам государственной службы и кадров.
• Проанализировать эксперимент по переводу кадровой документации в электронный вид в системе государственной гражданской службы.
• Определить перспективы развития документирования государственной гражданской службы в условиях цифровизации.

Объектом исследования являются прохождение государственной гражданской службы в Российской Федерации.

Предметом исследования выступает система документации, создаваемая в процессе документирования прохождения государственной гражданской службы и ее трансформация в условиях применения современных информационных технологий.

Методы исследования. В работе использованы общенаучные методы: анализ и синтез, индукция и дедукция, системный подход. Применены специальные методы: формально-юридический, сравнительно-правовой, метод правового моделирования. Использованы эмпирические методы: наблюдение, анкетирование, экспертная оценка, статистический анализ.

Степень разработанности темы исследования.

Исследование документирования прохождения государственной гражданской службы опирается на обширную нормативно-правовую базу и значительный массив научной литературы, которые можно классифицировать по нескольким группам.

Конституционную основу исследования составляет Конституция Российской Федерации, закрепляющая в части 4 статьи 32 право граждан на равный доступ к государственной службе, что является фундаментальным принципом, определяющим всю систему документирования кадровых процедур^[1].

Базовым федеральным законом, определяющим систему государственной службы в целом, является Федеральный закон от 27.05.2003 № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации». Данный закон устанавливает виды государственной службы, общие принципы её организации и функционирования, понятие реестров должностей и персональных данных служащих. Положения закона использованы в работе для характеристики места гражданской службы в системе государственной службы и определения общих подходов к документированию служебных отношений^[2].

Центральное место в нормативной базе исследования занимает Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», который детально регламентирует все аспекты прохождения гражданской службы: требования к служебному контракту, должностному регламенту, порядок проведения конкурсов, аттестации, присвоения классных чинов, ведения личных дел и реестров служащих, деятельность кадровых подразделений. Данный закон является основным источником для анализа документирования всех этапов прохождения службы — от поступления до увольнения^[3].

Вопросы защиты персональных данных государственных служащих регулируются Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», устанавливающим условия обработки и защиты персональных данных. Положения данного закона имеют принципиальное значение для документирования кадровых процедур, поскольку определяют требования к обращению с конфиденциальной информацией о служащих^[4].

Сроки хранения кадровых документов определяются Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», согласно которому документы по личному составу хранятся 75 лет для созданных до 2003 года и 50 лет — после указанной даты. Данные нормы использованы при характеристике требований к хранению личных дел служащих^[5].

В условиях цифровизации кадрового документооборота особое значение приобретает Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», определяющий условия признания электронных кадровых документов равнозначными бумажным. Положения закона использованы при анализе эксперимента по переводу кадровой документации в электронный вид^[6].

Антикоррупционные требования к документированию государственной службы установлены Федеральным законом от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции», определяющим обязанности служащих по представлению сведений о доходах и порядок увольнения в связи с утратой доверия^[7].

Среди законодательных новелл последних лет следует выделить Федеральный закон от 29.04.2023 № 70-ФЗ, отменивший обязательность квалификационного экзамена для присвоения классных чинов, что существенно упростило документирование карьерного роста служащих^[8]. Федеральный закон от 22.04.2024 № 87-ФЗ внёс изменения в порядок прекращения служебного контракта, в том числе закрепил обязанность служащего сдать служебное удостоверение в день увольнения и ввёл новое основание — перевод в другой государственный орган без увольнения^[9].

Значительную роль в регулировании документирования государственной службы играют указы Президента Российской Федерации. Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 утверждает Положение о персональных данных государственного гражданского служащего и ведении его личного дела, устанавливая состав документов личного дела (16 видов) и порядок работы с ними. Данный акт является основным источником для характеристики документирования формирования и ведения личных дел^[10].

Порядок проведения конкурса на замещение вакантной должности детально регламентирован Указом Президента РФ от 01.02.2005 № 112, определяющим состав документов, представляемых кандидатами, процедуру работы конкурсной комиссии и оформление результатов конкурса^[11]. Процедура аттестации служащих регулируется Указом Президента РФ от 01.02.2005 № 110, включающим форму аттестационного листа и требования к оформлению отзыва о служащем^[12]. Порядок присвоения классных чинов установлен Указом Президента РФ от 01.02.2005 № 113^[13].

Принципиальное значение для исследования имеют указы Президента РФ, принятые в октябре 2024 года. Указ от 10.10.2024 № 870 утвердил новую форму анкеты при поступлении на государственную службу, предусматривающую более детальное раскрытие сведений о кандидате и возможность электронного заполнения с 1 января 2026 года^[14]. Указ от 10.10.2024 № 871 ввёл новую примерную форму служебного контракта, заменившую форму 2005 года^[15].

Функционирование Единой информационной системы управления кадровым составом государственной гражданской службы (ЕИСУКС) регулируется Постановлением Правительства РФ от 03.03.2017 № 256, которое определяет цели, задачи, архитектуру системы и порядок её использования государственными органами^[16].

Требования к оформлению кадровых документов определяются ведомственными нормативными актами. Приказ Росархива от 22.05.2019 № 71 утверждает Правила делопроизводства в государственных органах, устанавливающие общие требования к документированию управленческой деятельности^[17]. Сроки хранения кадровых документов определены Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236^[18]. Унифицированные формы кадровых документов для применения в ЕИСУКС утверждены Приказом Минтруда России от 31.05.2021 № 351^[19].

Общие нормативно-правовые акты и нормативно-методические документы в сфере делопроизводства также применяются к кадровой документации, поскольку она, являясь специальной, относится к управленческой документации. С 18 августа 2025 года действует ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», заменивший ГОСТ Р 7.0.97-2016 и установивший новые требования к реквизитам документов, включая визуализацию электронной подписи и новый реквизит — штрих-код (QR-код) документа^[20]. С 1 марта 2025 года действует ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», содержащий 191 термин, включая современные понятия электронного документооборота^[21].

Теоретические основы государственной службы как правового института разработаны в трудах ведущих отечественных учёных. Фундаментальные вопросы правового статуса государственных служащих, принципов организации государственной службы исследованы в работах Ю.Н. Старилова, А.Ф. Ноздрачева, В.А. Козбаненко, А.А. Гришковца. Их труды заложили методологическую основу для понимания сущности служебных отношений и их документального оформления.

Вопросы документационного обеспечения управления комплексно рассмотрены в учебнике Л.А. Дорониной и В.С. Иритиковой, в котором изложены современные технологии делопроизводства, требования к оформлению документов и организации документооборота. Данный учебник использован для характеристики общих подходов к документированию управленческой деятельности^[22].

Практические аспекты делопроизводства и документооборота раскрыты в учебнике И.Н. Кузнецова, содержащем систематизированное изложение правил создания, оформления и хранения документов. Положения данной работы использованы при анализе технологий кадрового делопроизводства^[23]. Вопросы деловых коммуникаций и документооборота освещены в учебнике Т.Б. Колышкиной и И.В. Шустиной, в котором рассмотрены современные требования к оформлению деловой документации и организации документационных процессов^[24]. Правовые аспекты электронного документооборота исследованы в учебнике Р.А. Будника, посвящённом правовому регулированию использования электронных документов в управленческой деятельности. Данная работа использована при анализе эксперимента по переводу кадровой документации в электронный вид^[25].

Общетеоретические вопросы информационного права, имеющие значение для понимания правового режима электронных кадровых документов, рассмотрены в учебнике И.Л. Бачило^[26]. Комплексный анализ законодательства о государственной гражданской службе представлен в постатейном комментарии В.И. Шкатуллы, Н.С. Маркина и В.В. Надвиковой, который содержит разъяснения по применению норм Федерального закона № 79-ФЗ и практические рекомендации по документированию кадровых процедур^[27].

Современные проблемы документирования кадровых процедур на государственной службе анализируются в научных статьях последних лет. Г.Г. Гониева и Д.В. Амаева исследовали отдельные вопросы документирования прохождения государственной гражданской службы, выявив проблемы унификации форм кадровых документов и предложив направления их совершенствования^[28].

Л.Б. Аленочкина-Чёрная и И.А. Двойменный рассмотрели исторические аспекты документирования государственной службы в России, проследив эволюцию требований к кадровым документам^[29]. Вопросы мотивации государственных служащих и её связь с документированием поощрений исследованы С.В. Запольским, обосновавшим значение своевременного и надлежащего документального оформления поощрений для формирования качественного кадрового состава^[30]. Проблемы правового статуса государственного служащего и его документального закрепления рассмотрены в работах И.Ю. Сапожникова и В.В. Щукина, Г.Г. Михалевой, Е.В. Ермак^[31]. Особенности поступления на государственную службу и связанные с этим документационные процедуры исследованы Ю.Н. Сурдаевой, Ю.С. Петренко, П.А. Рословой^[32]. Вопросы цифровизации государственного управления и её влияния на документирование государственной службы рассмотрены в работах, посвящённых цифровым компетенциям государственных служащих и внедрению информационных систем в кадровую работу.

Несмотря на значительный объём научных исследований, комплексное изучение системы документирования прохождения государственной гражданской службы с учётом современных вызовов цифровой трансформации и законодательных новелл 2023–2025 годов остаётся недостаточно разработанным направлением, что определяет научную новизну настоящего исследования.

Теоретическая значимость работы заключается в систематизации теоретических подходов к документированию государственной службы, выявлении особенностей документационного обеспечения в условиях цифровизации, разработке концептуальных основ совершенствования системы документирования.

Практическая значимость работы состоит в разработке конкретных предложений по оптимизации документационного обеспечения государственной службы, которые могут быть использованы в деятельности кадровых служб государственных органов. Результаты исследования могут применяться при разработке локальных нормативных актов, регламентов, инструкций по документированию кадровых процессов.

Структура работы определяется целью и задачами исследования. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и приложений. В первой главе исследуются понятие и правовое регулирование государственной гражданской службы, деятельность кадровых подразделений, общие требования к документированию служебных отношений. Вторая глава посвящена анализу документирования конкретных кадровых процедур: поступления на службу, прохождения службы (переводы, аттестация, отпуска и др.) и прекращения служебных отношений. В третьей главе рассматриваются информационные технологии в кадровом документообороте: система ЕСУКС, эксперимент по электронной кадровой документации, перспективы цифровизации.

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ И ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ПРОХОЖДЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАЖДАНСКОЙ СЛУЖБЫ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1.1. Понятия и нормативно-правовое регулирование государственной гражданской службы в РФ

Государственная гражданская служба Российской Федерации представляет собой важнейший институт государственного управления, обеспечивающий реализацию функций государства и взаимодействие власти с обществом. В условиях современных административных реформ и цифровой трансформации государственного управления особую актуальность приобретает исследование правовых основ и организационных механизмов функционирования данного института^[33].

Исторический анализ показывает, что институт государственной службы в России прошел длительный путь развития. Как отмечается в исследовании, дореволюционный этап характеризовался созданием системы чинов и рангов, закрепленной в Табели о рангах 1722 г., которая заложила основы профессиональной бюрократии. Советский период внес существенные коррективы в понимание государственной службы, фактически отождествив ее с трудовой деятельностью в государственных учреждениях. Современный этап развития государственной службы начался с принятием Конституции Российской Федерации 1993 г., установившей новые принципы организации государственной власти^[34].

В научной литературе существуют различные подходы к определению государственной гражданской службы. Согласно деятельностному подходу, государственная служба рассматривается как профессиональная служебная деятельность граждан по обеспечению исполнения полномочий государственных органов^[35]. Институциональный подход трактует государственную службу как комплексный государственно-правовой институт, основанный на принципах комплексности, системности, функциональности и правовой типичности.

Современное правовое определение государственной гражданской службы содержится в статье 3 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации"^[36]. Согласно данной норме, государственная гражданская служба Российской Федерации определяется как вид государственной службы, представляющей собой профессиональную служебную деятельность граждан Российской Федерации на должностях государственной гражданской службы по обеспечению исполнения полномочий федеральных государственных органов, государственных органов субъектов Российской Федерации, лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, и лиц, замещающих государственные должности субъектов Российской Федерации^[37].

Правовое регулирование государственной гражданской службы осуществляется многоуровневой системой нормативных правовых актов. Конституционную основу составляет часть 4 статьи 32 Конституции Российской Федерации, закрепляющая право граждан на равный доступ к государственной службе^[38]. На федеральном уровне базовыми законами являются Федеральный закон "О системе государственной службы Российской Федерации"^[39] и Федеральный закон "О государственной гражданской службе Российской Федерации"^[40].

Федеральный закон "О системе государственной службы Российской Федерации" устанавливает правовые и организационные основы системы государственной службы, включая ее виды, взаимосвязь с муниципальной службой, а также основы управления государственной службой.

Данный закон определяет государственную службу Российской Федерации как профессиональную служебную деятельность граждан Российской Федерации по обеспечению исполнения полномочий Российской Федерации, федеральных органов государственной власти, иных федеральных государственных органов, субъектов Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, иных государственных органов субъектов Российской Федерации, а также лиц, замещающих должности, устанавливаемые Конституцией Российской Федерации, федеральными законами для непосредственного исполнения полномочий федеральных государственных органов, и лиц, замещающих должности, устанавливаемые конституциями, уставами, законами субъектов Российской Федерации для непосредственного исполнения полномочий государственных органов субъектов Российской Федерации.

Военная служба и государственная служба иных видов относятся исключительно к федеральному уровню, что объясняется конституционным отнесением вопросов обороны, безопасности и правоохранительной деятельности к исключительному ведению Российской Федерации.

Особенности правового статуса служащих различных видов государственной службы также существенно различаются.

Реестры должностей государственной гражданской службы ведутся на двух уровнях. Реестр должностей федеральной государственной гражданской службы утверждён Указом Президента РФ от 31.12.2005 № 1574 и включает перечни должностей в Администрации Президента, Аппарате Правительства, федеральных министерствах, службах и агентствах. Реестры должностей государственной гражданской службы субъектов РФ утверждаются законами или иными нормативными актами субъектов. Сводный реестр должностей образуется из федерального реестра и реестров субъектов РФ.

Для государственных гражданских служащих характерна система классных чинов, которые присваиваются в соответствии с Указом Президента РФ от 01.02.2005 № 113 "О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим"^[41]. Военнослужащие имеют воинские звания, а служащие правоохранительных органов - специальные звания, порядок присвоения которых регулируется соответствующими федеральными законами.

• действительный государственный советник РФ 1, 2 или 3 класса — высшая группа;
• государственный советник РФ 1, 2 или 3 класса — главная группа;
• советник государственной гражданской службы РФ 1, 2 или 3 класса — ведущая группа;
• референт государственной гражданской службы РФ 1, 2 или 3 класса — старшая группа;
• секретарь государственной гражданской службы РФ 1, 2 или 3 класса — младшая группа.

Классные чины присваиваются по результатам квалификационного экзамена (для категорий «специалисты» и «обеспечивающие специалисты») или без его проведения (для категорий «руководители» и «помощники»). Порядок присвоения определён Указом Президента РФ от 01.02.2005 № 113.

Важной особенностью правового регулирования государственной службы иных видов является отсутствие единого федерального закона, что создает определенные проблемы в правоприменительной практике. Как справедливо отмечается в научной литературе, государственная служба иных видов фактически объединила службу в правоохранительных органах, имеющих различную ведомственную принадлежность и специфику деятельности^[42]. К данному виду государственной службы относится служба в органах внутренних дел, таможенных органах, органах принудительного исполнения, следственных органах Следственного комитета Российской Федерации.

Подзаконное регулирование государственной гражданской службы осуществляется указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти. Особое значение имеют указы Президента РФ, устанавливающие квалификационные требования к стажу государственной гражданской службы, Реестр должностей федеральной государственной гражданской службы, порядок проведения конкурсов на замещение вакантных должностей. На уровне субъектов Российской Федерации принимаются законы о государственной гражданской службе соответствующего субъекта, которые должны соответствовать федеральному законодательству и учитывать региональные особенности.

Принципиальное значение для понимания сущности государственной гражданской службы имеет система принципов, закрепленных в статье 4 Федерального закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации".

Данные принципы определяют основополагающие начала организации и функционирования института государственной службы, обеспечивают его соответствие конституционным основам российской государственности^[43].

Основные служебные права включают право на обеспечение надлежащих организационно-технических условий для исполнения должностных обязанностей, ознакомление с должностным регламентом, отдых, оплату труда и другие выплаты, получение в установленном порядке информации и материалов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

Обязанности государственного гражданского служащего направлены на обеспечение эффективного исполнения полномочий государственных органов и включают соблюдение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, иных нормативных правовых актов, исполнение должностных обязанностей в соответствии с должностным регламентом, исполнение поручений соответствующих руководителей, соблюдение служебного распорядка государственного органа.

Таким образом, государственная гражданская служба представляет собой сложный правовой институт, регулируемый многоуровневой системой нормативных правовых актов. Современное состояние правового регулирования характеризуется достаточной степенью детализации основных институтов государственной службы при сохранении определенных пробелов, особенно в части регламентации государственной службы иных видов. Дальнейшее совершенствование законодательства должно быть направлено на обеспечение единства правового регулирования при сохранении необходимой дифференциации, учитывающей специфику различных видов государственной службы.

1.2. Деятельность подразделений по вопросам государственной службы и кадров

Кадровые подразделения государственных органов являются ключевым элементом системы управления государственной гражданской службой, обеспечивающим реализацию единой государственной кадровой политики и эффективное функционирование государственного аппарата. В современных условиях административной реформы и цифровой трансформации государственного управления деятельность данных подразделений приобретает особую значимость, поскольку от качества кадровой работы напрямую зависит эффективность исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг населению.

Правовую основу деятельности подразделений по вопросам государственной службы и кадров составляет статья 44 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", которая определяет основные направления кадровой работы в государственных органах. Согласно данной норме, кадровая работа включает в себя комплекс организационных, социальных, психологических, воспитательных и иных мероприятий, обеспечивающих эффективность государственной гражданской службы.

Организационная структура кадровых подразделений государственных органов определяется спецификой их деятельности, численностью персонала и объемом выполняемых функций. В федеральных министерствах, как правило, создаются департаменты государственной службы и кадров, в федеральных службах и агентствах - управления кадров, в территориальных органах федеральных органов исполнительной власти - отделы кадров. Численность и структура кадровых подразделений устанавливаются в соответствии с нормативами, утверждаемыми соответствующими федеральными органами исполнительной власти с учетом рекомендаций Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации.

Деятельность кадровых подразделений государственных органов регулируется не только федеральным законодательством, но и локальными нормативными актами. В соответствии со статьёй 44 Федерального закона № 79-ФЗ в каждом государственном органе должно быть разработано Положение о подразделении по вопросам государственной службы и кадров.

Положение разрабатывается руководителем кадрового подразделения, согласовывается с юридической службой государственного органа и утверждается приказом (распоряжением) представителя нанимателя. При разработке учитываются типовые положения, рекомендованные Министерством труда и социальной защиты РФ, а также специфика деятельности конкретного государственного органа.

Структура Положения о подразделении, как правило, включает следующие разделы:

• общие положения (наименование, правовая основа деятельности, подчинённость);
• основные задачи подразделения;
• функции подразделения (в соответствии с перечнем статьи 44 Федерального закона № 79-ФЗ);
• права подразделения (запрашивать информацию, вносить предложения, участвовать в совещаниях);
• организация деятельности (структура, численность, порядок взаимодействия с другими подразделениями);
• ответственность руководителя и сотрудников подразделения.

Содержание функционального раздела Положения должно отражать все направления кадровой работы: формирование кадрового состава, ведение личных дел и реестра служащих, организацию конкурсов и аттестаций, обеспечение должностного роста, профилактику коррупционных правонарушений.

В соответствии с современными подходами к управлению персоналом на государственной службе, кадровые подразделения реализуют широкий спектр функций, которые можно классифицировать по различным основаниям. По характеру выполняемых задач выделяются организационно-штатная работа, документационное обеспечение кадровой деятельности, аналитическая работа, работа по профессиональному развитию персонала, профилактика коррупционных и иных правонарушений. По этапам кадрового цикла функции подразделяются на связанные с поступлением на государственную службу, прохождением службы и прекращением служебных отношений.

Организационно-штатная работа включает в себя разработку структуры и штатного расписания государственного органа, подготовку предложений по оптимизации численности и структуры подразделений, ведение штатно-списочного состава, анализ укомплектованности штатных должностей. Данное направление деятельности непосредственно связано с реализацией полномочий государственного органа и требует постоянного мониторинга эффективности организационной структуры^[44].

Документационное обеспечение кадровой деятельности представляет собой одно из наиболее трудоемких направлений работы кадровых подразделений. Оно включает ведение личных дел государственных служащих, оформление приказов по личному составу, подготовку и выдачу служебных удостоверений, ведение трудовых книжек, оформление листков нетрудоспособности, подготовку документов для назначения пенсии за выслугу лет. Особое значение имеет обеспечение соответствия кадрового делопроизводства требованиям законодательства о персональных данных и архивного законодательства^[45]. Функциональная структура деятельности кадровых подразделений государственных органов представлена в приложении 2.

Наблюдается комплексный характер деятельности кадровых подразделений государственных органов, охватывающий весь жизненный цикл государственного служащего - от поступления на службу до ее прекращения. Современные кадровые технологии, применяемые в государственных органах, характеризуются активным использованием информационных систем и автоматизированных решений, что позволяет существенно повысить эффективность кадровой работы и обеспечить объективность принимаемых кадровых решений.

Особое внимание следует обратить на показатели эффективности деятельности кадровых подразделений, которые должны быть измеримыми и отражать реальный вклад в достижение целей государственного органа. Процент укомплектованности штата является базовым показателем, однако не менее важными являются качественные характеристики - уровень профессиональной подготовки принимаемых на службу специалистов, их соответствие квалификационным требованиям, способность эффективно выполнять должностные обязанности.

Внедрение современных технологий в деятельность кадровых подразделений является объективной необходимостью, обусловленной требованиями цифровой трансформации государственного управления. Использование автоматизированных систем тестирования при проведении конкурсов позволяет обеспечить объективность оценки профессиональных знаний кандидатов, а применение систем дистанционного обучения делает доступным профессиональное развитие для государственных служащих территориальных органов, находящихся в отдаленных регионах.

Статья 44 Федерального закона № 79-ФЗ предусматривает использование государственных информационных систем в кадровой работе. Основной такой системой является Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации (ЕСУКС), функционирующая в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 03.03.2017 № 256.

ЕСУКС обеспечивает:

• формирование и ведение справочников должностей и государственных органов;
• ведение сведений о кадровом составе государственных органов;
• автоматизацию кадрового делопроизводства (подготовка проектов приказов, служебных контрактов, должностных регламентов);
• размещение информации о вакансиях на официальном портале gossluzhba.gov.ru;
• проведение дистанционных этапов конкурсных процедур;
• формирование статистической отчётности о состоянии кадров.

Подразделения по вопросам государственной службы и кадров обязаны вносить в ЕСУКС актуальные сведения о служащих, вакансиях, результатах конкурсов и аттестаций. Использование системы позволяет обеспечить единообразие кадровых процедур, повысить оперативность обмена информацией и создать основу для перехода к электронному кадровому документообороту.

В современных условиях особую актуальность приобретает деятельность кадровых подразделений по профилактике коррупционных правонарушений. Данное направление включает организацию представления государственными служащими сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, проведение проверок достоверности и полноты представленных сведений, обеспечение работы комиссий по соблюдению требований к служебному поведению и урегулированию конфликта интересов. Кадровые подразделения также осуществляют антикоррупционное просвещение государственных служащих, организуют их обучение по вопросам противодействия коррупции.

Аналитическая функция кадровых подразделений заключается в систематическом анализе кадрового состава государственного органа, выявлении тенденций его развития, прогнозировании кадровых потребностей. На основе проводимого анализа разрабатываются предложения по совершенствованию кадровой политики, оптимизации структуры и численности персонала, повышению эффективности использования кадрового потенциала. Результаты аналитической работы используются при принятии управленческих решений руководством государственного органа.

В заключение следует отметить, что эффективность деятельности подразделений по вопросам государственной службы и кадров во многом определяет качество государственного управления в целом. Современные вызовы требуют от кадровых служб постоянного совершенствования применяемых технологий и методов работы, внедрения инновационных подходов к управлению персоналом, обеспечения баланса между соблюдением установленных процедур и гибкостью в принятии кадровых решений. Дальнейшее развитие кадровых подразделений должно быть направлено на превращение их из преимущественно учетно-регистрационных структур в полноценные центры управления человеческим капиталом государственных органов.

1.3. Регламентация документирования прохождения государственной гражданской службы в РФ

Документирование прохождения государственной гражданской службы представляет собой важнейший элемент кадрового менеджмента в системе государственного управления, обеспечивающий правовую основу служебных отношений, защиту прав государственных служащих и законных интересов государства. В условиях цифровой трансформации государственного управления и перехода к электронному кадровому документообороту вопросы правовой регламентации документирования приобретают особую актуальность и требуют комплексного научного осмысления.

Нормативно-правовое регулирование документирования государственной гражданской службы осуществляется многоуровневой системой правовых актов, включающей федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, а также ведомственные нормативные акты. Базовые требования к документированию установлены Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", который определяет обязательность ведения личных дел государственных гражданских служащих, документирования всех этапов прохождения службы, а также устанавливает требования к хранению кадровых документов.

Важнейшим нормативным документом, регламентирующим порядок документирования кадровых процедур, является Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела". Данный документ устанавливает единые требования к составу документов личного дела, порядку их оформления и хранения, а также определяет правила работы с персональными данными государственных служащих в соответствии с требованиями законодательства о защите персональных данных.

Регламентация оформления кадровых документов осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", - устарел, новый 2025 г. Но до госта надо рассмотреть обширный круг правовых актов ( у вас только несколько, а их несколько десятков) который устанавливает единые требования к составу реквизитов документов, правилам их оформления, а также к бланкам документов. Применение данного стандарта обеспечивает единообразие документирования кадровых процедур во всех государственных органах.

На уровне федеральных законов базовым актом является Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», устанавливающий требования к служебному контракту (ст. 23–26), должностному регламенту (ст. 47), ведению личных дел и реестров служащих (ст. 42–43), кадровой работе и государственным информационным системам (ст. 44–44.1). Федеральный закон от 27.05.2003 № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации» определяет общие положения о реестрах должностей, персональных данных и стаже служащих. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» регламентирует условия обработки и защиты персональных данных служащих. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает сроки хранения документов по личному составу: 75 лет для документов, созданных до 2003 года, и 50 лет — после. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определяет условия признания электронных кадровых документов равнозначными бумажным.

Указы Президента Российской Федерации детализируют порядок документирования отдельных кадровых процедур. Указ от 30.05.2005 № 609 регулирует работу с персональными данными служащих и устанавливает состав личного дела (16 видов документов). Указ от 01.02.2005 № 112 определяет порядок проведения конкурса и состав документов, представляемых кандидатами. Указ от 01.02.2005 № 110 регламентирует процедуру аттестации, включая форму аттестационного листа. Указ от 01.02.2005 № 113 устанавливает порядок присвоения классных чинов. Указ от 31.12.2005 № 1574 утверждает Реестр должностей федеральной государственной гражданской службы. В октябре 2024 года приняты Указы № 870 и № 871, утвердившие новые формы анкеты при поступлении на службу и примерную форму служебного контракта соответственно.

Постановления Правительства Российской Федерации регулируют системные вопросы документирования. Постановление от 03.03.2017 № 256 определяет функционирование Единой информационной системы управления кадровым составом (ЕИСУКС). Постановление от 22.09.2009 № 754 устанавливает правила межведомственного электронного документооборота.

Приказы федеральных органов исполнительной власти устанавливают требования к оформлению и хранению документов. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 утверждает Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения. Приказ Росархива от 22.05.2019 № 71 определяет Правила делопроизводства в государственных органах. Приказ Минтруда России от 31.05.2021 № 351 устанавливает унифицированные формы кадровых документов для применения в ЕИСУКС. Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н регламентирует форму и порядок ведения трудовых книжек.

Государственные стандарты обеспечивают единообразие оформления документов. С 18 августа 2025 года введён в действие ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», заменивший ГОСТ Р 7.0.97-2016. Новый стандарт включает положения об электронных документах, требования к визуализации электронной подписи, а также новый реквизит — штрих-код (QR-код) документа. С 1 марта 2025 года действует ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», содержащий 191 термин, включая современные понятия: «система электронного документооборота», «юридически значимый электронный документооборот», «метаданные».

Следует отметить, что с апреля 2023 года (Федеральный закон от 29.04.2023 № 70-ФЗ) отменена обязательность квалификационного экзамена для присвоения классных чинов, что существенно упростило документирование карьерного роста государственных служащих.

Проведенное исследование организационных и правовых основ прохождения государственной гражданской службы в Российской Федерации позволяет сформулировать следующие основные выводы.

Наряду со специальными нормативными правовыми актами, регулирующими непосредственно государственную гражданскую службу, к документированию кадровых процедур применяются общие нормативно-правовые акты и нормативно-методические документы в сфере делопроизводства. Это обусловлено тем, что кадровая документация, являясь специальной по своему предметному содержанию, одновременно относится к управленческой документации и должна оформляться в соответствии с едиными требованиями к организационно-распорядительным документам.

К таким актам относятся Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утверждённые приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, которые устанавливают единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.

Требования к оформлению организационно-распорядительных документов установлены национальными стандартами. С 18 августа 2025 года введён в действие ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», заменивший ГОСТ Р 7.0.97-2016. Новый стандарт включает положения об электронных документах, требования к визуализации электронной подписи, а также новый реквизит — штрих-код (QR-код) документа.

С 1 марта 2025 года действует ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», содержащий 191 термин, включая современные понятия: «система электронного документооборота», «юридически значимый электронный документооборот», «метаданные».

Государственная гражданская служба представляет собой сложный многоаспектный институт, являющийся неотъемлемой частью системы государственного управления. Современное понимание государственной гражданской службы основывается на конституционных принципах организации государственной власти и характеризуется профессиональным характером деятельности по обеспечению исполнения полномочий государственных органов. Анализ исторического развития института государственной службы в России демонстрирует преемственность основных организационных форм при существенной трансформации содержательных характеристик на различных этапах развития российской государственности.

Деятельность подразделений по вопросам государственной службы и кадров характеризуется комплексным характером выполняемых функций, охватывающих весь жизненный цикл государственного служащего. Современные кадровые службы государственных органов постепенно трансформируются из преимущественно учетно-регистрационных подразделений в полноценные центры управления человеческими ресурсами, активно внедряющие современные кадровые технологии и информационные системы. Особое значение приобретает аналитическая и прогностическая функции кадровых подразделений, позволяющие обеспечивать стратегическое планирование развития кадрового потенциала государственных органов.

Система документирования прохождения государственной гражданской службы является важнейшим элементом правового обеспечения служебных отношений, гарантирующим защиту прав государственных служащих и законных интересов государства. Современное состояние регламентации документирования характеризуется достаточной степенью детализации при одновременном развитии процессов цифровизации и внедрения электронного документооборота. Переход к электронным формам кадровых документов создает новые возможности для повышения эффективности кадровой работы, но требует решения комплекса правовых и технических вопросов, связанных с обеспечением юридической значимости электронных документов и защитой персональных данных.

Таким образом, организационные и правовые основы прохождения государственной гражданской службы в Российской Федерации представляют собой развитую систему институтов, норм и процедур, обеспечивающих функционирование профессионального аппарата государственного управления. Дальнейшее совершенствование данной системы должно осуществляться с учетом современных тенденций развития государственного управления, включая цифровизацию, повышение открытости и эффективности государственной службы, а также необходимость обеспечения конкурентоспособности государственной службы на рынке труда.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ПРОХОЖДЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАЖДАНСКОЙ СЛУЖБЫ В РФ

2.1. Документирование поступления на государственную гражданскую службу (конкурс, назначение, служебный контракт)

Поступление на государственную гражданскую службу представляет собой юридически значимую процедуру, результатом которой становится возникновение служебных правоотношений между гражданином и государственным органом. Документационное обеспечение данной процедуры направлено на фиксацию волеизъявления сторон, подтверждение соответствия кандидата установленным требованиям и формирование правовой основы для последующего прохождения службы.

Законодательство устанавливает два основных способа замещения должностей гражданской службы: на конкурсной основе и без проведения конкурса^[46]. Выбор способа определяется категорией и группой замещаемой должности, а также рядом специальных обстоятельств, предусмотренных нормативными актами.

Конкурс представляет собой установленную законом процедуру оценки профессионального уровня претендентов на замещение должности гражданской службы, их соответствия квалификационным требованиям^[47]. Конкурсная процедура обеспечивает реализацию конституционного принципа равного доступа граждан к государственной службе и способствует формированию профессионального кадрового состава.

Документирование конкурсной процедуры охватывает три последовательных этапа: подготовительный, этап проведения конкурса и этап оформления результатов.

На подготовительном этапе кадровая служба государственного органа формирует пакет документов, включающий правовой акт о проведении конкурса, объявление о приёме документов и методику оценки кандидатов. Объявление размещается на официальном сайте государственного органа и в федеральной государственной информационной системе в области государственной службы (gossluzhba.gov.ru) не менее чем за 21 день до даты проведения конкурса. Содержание объявления о конкурсе должно включать сведения приведенные в приложении 3. Гражданин, изъявивший желание участвовать в конкурсе, представляет в государственный орган комплект документов, состав которого определён нормативно. С октября 2024 года порядок представления сведений при поступлении на службу существенно изменился в связи с принятием новых президентских указов^[48], соответствующие документы приведены в приложении 4.

Анкета является ключевым документом, содержащим систематизированные биографические и профессиональные сведения о кандидате. Новая форма анкеты, введённая в октябре 2024 года, предусматривает более детальное раскрытие информации о родственниках, зарубежных поездках и наличии иностранных финансовых инструментов. Начиная с 1 января 2026 года предусмотрена возможность электронного заполнения анкеты через специализированное программное обеспечение или Портал государственной службы.

Законодательство устанавливает обязанность кандидата сообщать об изменении сведений, содержащихся в анкете. Срок для такого уведомления составляет 10 рабочих дней с момента, когда гражданину стало известно о соответствующих изменениях. Для участников специальной военной операции предусмотрен увеличенный срок — три месяца.

Кадровая служба осуществляет проверку представленных документов на предмет их полноты и достоверности. При выявлении недостатков документы возвращаются гражданину с указанием причин отказа в их приёме. Проверка достоверности сведений, указанных в анкете, проводится в порядке, установленном для проверки сведений о доходах и соблюдения антикоррупционных требований^[49].

По результатам проверки документов кадровая служба принимает решение о допуске кандидата к участию в конкурсе либо об отказе в таком допуске. Решение об отказе оформляется письменно и направляется кандидату с указанием оснований.

Второй этап конкурса предполагает непосредственную оценку профессионального уровня кандидатов. Для проведения конкурса в государственном органе формируется конкурсная комиссия, действующая на постоянной основе. Состав комиссии утверждается правовым актом государственного органа и включает председателя, заместителя председателя, секретаря и членов комиссии.

Нормативные требования предусматривают обязательное участие в составе комиссии независимых экспертов — представителей научных и образовательных организаций, иных организаций, приглашаемых в качестве специалистов по вопросам государственной службы. Число независимых экспертов должно составлять не менее одной четверти от общего числа членов комиссии.

Методика оценки кандидатов разрабатывается кадровой службой с учётом специфики замещаемой должности и утверждается руководителем государственного органа. Оценочные процедуры могут включать методы представленные в приложении 4.

При назначении без конкурса документальное оформление упрощается, однако комплект документов, представляемых кандидатом, остаётся практически неизменным. Основанием для назначения служит правовой акт государственного органа, который издаётся после проверки представленных документов и установления соответствия кандидата квалификационным требованиям.

Заключение служебного контракта является завершающим этапом процедуры поступления на гражданскую службу и представляет собой юридическое оформление достигнутого соглашения между представителем нанимателя и гражданином. С октября 2024 года применяется новая примерная форма служебного контракта^[50].

Новая форма служебного контракта существенно отличается от предшествующей, утверждённой в 2005 году. Документ состоит из 15 пунктов без разделения на разделы, что обеспечивает более компактную структуру и удобство восприятия. Ключевой особенностью является наличие четырёх вариантов установления денежного содержания, что позволяет учитывать различные системы оплаты труда, действующие в государственных органах.

Служебный контракт заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр передаётся гражданскому служащему, другой хранится в его личном деле. Факт получения экземпляра контракта подтверждается подписью служащего на экземпляре, хранящемся в государственном органе.

Контракт вступает в силу со дня его подписания сторонами, если иное не установлено самим контрактом или законодательством. Фактическое допущение гражданина к исполнению должностных обязанностей с ведома или по поручению представителя нанимателя признаётся заключением служебного контракта независимо от того, был ли контракт надлежащим образом оформлен.

В зависимости от срока действия различают контракты, заключаемые на неопределённый срок, и срочные контракты. Срочный служебный контракт заключается на срок от одного года до пяти лет в случаях, прямо предусмотренных законодательством: замещение должностей категорий «руководители» и «помощники (советники)», работа в представительствах за рубежом, замещение временно отсутствующего служащего и ряд других.

Одновременно с заключением служебного контракта на гражданского служащего заводится личное дело, порядок ведения которого определён специальным нормативным актом^[51].

При первоначальном формировании личного дела в него включаются все документы, представленные при поступлении на службу, а также служебный контракт, правовой акт о назначении на должность и ряд внутренних документов. Личное дело хранится в кадровой службе государственного органа, обеспечивающей его защиту от несанкционированного доступа. Документы, включаемые в личное дело при поступлении на службу (Приложение 6).

Кадровая служба обязана ознакомить гражданского служащего с материалами его личного дела не реже одного раза в год, а также по его просьбе. Служащий вправе получать копии документов из своего личного дела.

Юридическим основанием для возникновения служебных правоотношений, наряду со служебным контрактом, является правовой акт государственного органа о назначении на должность. Данный акт издаётся представителем нанимателя и должен соответствовать условиям заключённого контракта.

Правовой акт о назначении содержит: фамилию, имя, отчество назначаемого лица; наименование должности с указанием структурного подразделения; дату, с которой служащий приступает к исполнению обязанностей; условия оплаты труда; иные существенные условия. Копия правового акта вручается служащему и приобщается к его личному делу.

Одновременно с назначением на должность гражданскому служащему оформляется и выдаётся служебное удостоверение. Служебное удостоверение является документом, удостоверяющим личность и должностное положение государственного гражданского служащего, и подтверждает его право на замещение соответствующей должности в государственном органе.

Порядок оформления, выдачи, учёта и уничтожения служебных удостоверений устанавливается нормативными правовыми актами государственных органов. Как правило, удостоверение содержит следующие сведения: наименование государственного органа, фотографию служащего, его фамилию, имя, отчество, замещаемую должность, личный номер (при наличии), дату выдачи и срок действия. Удостоверение подписывается уполномоченным должностным лицом и заверяется печатью государственного органа.

Таким образом, документирование поступления на государственную гражданскую службу представляет собой комплексную систему взаимосвязанных документов, обеспечивающих законность и прозрачность процедуры замещения должностей. Обновление нормативной базы в 2024 году, связанное с введением новых форм анкеты и служебного контракта, направлено на совершенствование механизмов отбора кадров и усиление антикоррупционных требований.

2.2. Документирование прохождения государственной гражданской службы

Прохождение государственной гражданской службы представляет собой длящийся процесс реализации служебных правоотношений, сопровождаемый многочисленными юридически значимыми событиями. Каждое такое событие требует надлежащего документального оформления, обеспечивающего фиксацию прав и обязанностей сторон, а также создающего доказательственную базу для возможных споров.

Документирование переводов на иную должность

Перевод гражданского служащего представляет собой изменение существенных условий служебного контракта, связанное с изменением должностных обязанностей, места службы или структурного подразделения. Законодательство различает несколько видов переводов, каждый из которых имеет особенности документального оформления^[52].

Перевод по инициативе служащего оформляется на основании его письменного заявления, адресованного представителю нанимателя. Заявление должно содержать просьбу о переводе с указанием желаемой должности и мотивов обращения. При положительном решении издаётся правовой акт о переводе и заключается дополнительное соглашение к служебному контракту.

Перевод по инициативе представителя нанимателя допускается только с письменного согласия служащего, за исключением случаев временного перевода в связи с чрезвычайными обстоятельствами. Документальное оформление включает: уведомление служащего о предстоящем переводе, письменное согласие служащего, правовой акт государственного органа, дополнительное соглашение к контракту. Документы, оформляемые при переводе гражданского служащего (Приложение 7).

Особую категорию составляют переводы, осуществляемые в связи с сокращением должностей или реорганизацией государственного органа. В этих случаях служащему предлагаются вакантные должности с учётом его квалификации, что оформляется письменным уведомлением. Отказ служащего от предложенных должностей фиксируется документально и служит основанием для последующего увольнения.

Ротация представляет собой особый вид перевода, направленный на противодействие коррупции и повышение эффективности государственного управления. Перечень должностей, по которым предусматривается ротация, утверждается нормативными актами государственных органов^[53].

Документирование ротации включает: план проведения ротации, утверждаемый руководителем государственного органа; уведомление служащего о предстоящей ротации (не позднее чем за три месяца); письменное согласие служащего на ротацию в иную местность; правовой акт о переводе в порядке ротации; дополнительное соглашение к служебному контракту. При переводе в другую местность оформляются также документы, связанные с компенсационными выплатами.

Право на отпуск является одной из основных гарантий, предоставляемых гражданским служащим. Документационное обеспечение предоставления отпусков направлено на учёт использованного времени отдыха и соблюдение трудовых прав служащих.

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется на основании графика отпусков, который утверждается представителем нанимателя не позднее чем за две недели до начала календарного года. График является обязательным как для представителя нанимателя, так и для служащего. О времени начала отпуска служащий извещается под роспись не позднее чем за две недели.

Предоставление отпуска оформляется правовым актом государственного органа, в котором указываются: фамилия, имя, отчество служащего; замещаемая должность; вид отпуска; продолжительность; даты начала и окончания. Копия правового акта приобщается к личному делу служащего. При разделении отпуска на части или переносе отпуска на другой срок служащий подаёт соответствующее заявление, которое рассматривается представителем нанимателем. Решение о переносе отпуска оформляется правовым актом с внесением изменений в график отпусков. Виды отпусков и их документальное оформление (Приложение 8).

Аттестация представляет собой периодическую оценку профессионального уровня служащего, его соответствия замещаемой должности и выполняемым обязанностям. Порядок проведения аттестации детально регламентирован специальным нормативным актом^[54].

Аттестация проводится один раз в три года. Внеочередная аттестация может проводиться при сокращении должностей, изменении условий оплаты труда, а также по соглашению сторон служебного контракта. Следует отметить, что в августе 2024 года из перечня лиц, не подлежащих аттестации, исключены служащие, сдавшие квалификационный экзамен в течение года, что связано с фактической отменой данного экзамена.

Документирование аттестации охватывает три этапа: подготовительный, этап проведения и этап реализации результатов.

На подготовительном этапе издаётся правовой акт государственного органа, содержащий: утверждение графика проведения аттестации; формирование или подтверждение состава аттестационной комиссии; список служащих, подлежащих аттестации. График доводится до сведения служащих не менее чем за месяц до начала аттестации.

Результаты аттестации заносятся в аттестационный лист, форма которого утверждена в качестве приложения к Положению об аттестации. Аттестационный лист подписывается председателем, заместителем председателя, секретарём и членами комиссии, присутствовавшими на заседании. Служащий знакомится с аттестационным листом под роспись, после чего документ приобщается к личному делу.

Классный чин является элементом правового статуса гражданского служащего и присваивается в соответствии с замещаемой должностью, профессиональным уровнем и выслугой лет. С апреля 2023 года присвоение классных чинов осуществляется без проведения квалификационного экзамена^[55].

Порядок присвоения классных чинов установлен специальным президентским актом^[56]. Первый классный чин присваивается служащему после успешного завершения испытания либо по истечении трёх месяцев после назначения на должность, если испытание не устанавливалось. Документальное оформление включает: представление непосредственного руководителя; правовой акт о присвоении классного чина. Запись о присвоении вносится в личное дело и трудовую книжку служащего. Сроки прохождения службы для присвоения очередного классного чина представлены в приложении 10. Поощрение является формой признания заслуг служащего и стимулирования его профессиональной деятельности. Законодательство предусматривает различные виды поощрений, применяемых за безупречную и эффективную службу.

Процедура поощрения инициируется представлением непосредственного руководителя служащего. Представление должно содержать: сведения о служащем; описание заслуг или достижений, послуживших основанием для поощрения; предлагаемый вид поощрения. Представление согласовывается с кадровой службой и направляется представителю нанимателя для принятия решения.

Решение о поощрении оформляется правовым актом государственного органа. В случае награждения государственными наградами или присвоения почётных званий документы направляются в установленном порядке в Администрацию Президента Российской Федерации. Виды поощрений и порядок их документального оформления представлены в приложении 11. Сведения о поощрениях вносятся в личное дело служащего и его трудовую книжку (при наличии). Копия правового акта о поощрении вручается служащему в торжественной обстановке.

Дисциплинарное взыскание налагается за совершение дисциплинарного проступка, то есть за неисполнение или ненадлежащее исполнение служащим по его вине возложенных на него должностных обязанностей. Законодательство устанавливает исчерпывающий перечень видов взысканий: замечание, выговор, предупреждение о неполном должностном соответствии, увольнение.

Процедура привлечения к дисциплинарной ответственности требует строгого соблюдения установленного порядка, нарушение которого может повлечь признание взыскания незаконным. До применения взыскания представитель нанимателя обязан затребовать от служащего письменное объяснение. Отказ дать объяснение не является препятствием для применения взыскания, однако факт отказа должен быть зафиксирован соответствующим актом.

Взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка и не позднее шести месяцев со дня его совершения. Решение о взыскании оформляется правовым актом государственного органа, который доводится до сведения служащего под роспись в течение пяти дней. Документы, оформляемые при привлечении к дисциплинарной ответственности (Приложение 12). Копия правового акта о взыскании приобщается к личному делу служащего. По истечении одного года со дня применения взыскания служащий считается не имеющим взыскания, если в течение этого срока он не был подвергнут новому взысканию. Взыскание может быть снято досрочно по инициативе представителя нанимателя или по письменному заявлению служащего, что оформляется соответствующим правовым актом.

Служебная проверка проводится по решению представителя нанимателя или по письменному заявлению служащего в случае привлечения его к дисциплинарной ответственности. Целью проверки является установление факта совершения проступка, обстоятельств его совершения, вины служащего и размера причинённого ущерба.

Проведение проверки поручается кадровой службе с участием подразделения по профилактике коррупционных и иных правонарушений и выборного профсоюзного органа (при его наличии). Служащий, в отношении которого проводится проверка, может быть временно отстранён от замещаемой должности с сохранением денежного содержания.

Таким образом, документирование прохождения гражданской службы охватывает широкий спектр кадровых процедур, каждая из которых требует оформления определённого комплекта документов. Соблюдение установленного порядка документирования обеспечивает законность принимаемых решений и защиту прав как служащих, так и государственных органов.

2.3. Документирование прекращения государственной гражданской службы

Прекращение государственной гражданской службы представляет собой завершение служебных правоотношений между гражданским служащим и государственным органом. Данный этап требует особого внимания к документационному обеспечению, поскольку надлежащее оформление увольнения гарантирует защиту прав служащего и исключает возможность последующих правовых споров.

Законодательство разграничивает три взаимосвязанных понятия: прекращение служебного контракта, освобождение от замещаемой должности и увольнение с гражданской службы. Эти понятия не всегда совпадают по содержанию и правовым последствиям. В апреле 2024 года были внесены существенные изменения в порядок документирования прекращения службы, направленные на уточнение процедурных вопросов и усиление гарантий служащих^[57].

Законодательство устанавливает исчерпывающий перечень оснований прекращения служебного контракта, освобождения от должности и увольнения^[58]. Каждое основание предполагает специфический порядок документирования и влечёт различные правовые последствия. Классификация оснований прекращения служебного контракта (Приложение 14). С июля 2024 года введено новое основание — перевод служащего в другой государственный орган по его просьбе или с его согласия в случаях, предусмотренных законом. При этом служащий не увольняется, а переводится без прерывания стажа гражданской службы.

Гражданский служащий вправе расторгнуть служебный контракт по собственной инициативе, предупредив об этом представителя нанимателя в письменной форме не позднее чем за две недели. Документирование данной процедуры начинается с подачи заявления об увольнении.

Заявление составляется в произвольной форме и должно содержать: адресата (представителя нанимателя); фамилию, имя, отчество и должность служащего; просьбу об увольнении с указанием основания; желаемую дату увольнения; дату составления и личную подпись. Заявление регистрируется в установленном порядке, дата регистрации является началом течения срока предупреждения.

В течение срока предупреждения служащий вправе отозвать своё заявление в любое время. Отзыв оформляется письменно и также подлежит регистрации. Увольнение в этом случае не производится, если на место служащего не приглашён в письменной форме другой гражданин, которому не может быть отказано в заключении контракта.

По соглашению между служащим и представителем нанимателя контракт может быть расторгнут до истечения срока предупреждения. В этом случае дата увольнения определяется по договорённости сторон и фиксируется в резолюции на заявлении. Документы при увольнении по инициативе служащего (Приложение 15).

Увольнение по инициативе представителя нанимателя допускается только по основаниям, прямо предусмотренным законодательством. Документирование в этих случаях имеет повышенные требования к полноте и обоснованности, поскольку именно данная категория увольнений наиболее часто оспаривается в судебном порядке.

Одновременно с уведомлением служащему предлагаются вакантные должности в том же государственном органе с учётом его квалификации. Предложение вакансий оформляется письменно и также вручается под роспись. Согласие или отказ служащего от предложенных должностей фиксируется документально. Документы при увольнении по сокращению должностей (Приложение 16). При увольнении за дисциплинарные проступки документирование должно подтверждать соблюдение установленного порядка привлечения к ответственности: истребование объяснения, проведение служебной проверки (при необходимости), соблюдение сроков применения взыскания. Отсутствие любого из обязательных документов может повлечь признание увольнения незаконным.

Особую категорию составляют увольнения за коррупционные правонарушения. Законодательство предусматривает обязательное увольнение служащего в связи с утратой доверия в случаях непредставления или представления заведомо недостоверных сведений о доходах, непринятия мер по урегулированию конфликта интересов, осуществления предпринимательской деятельности и иных нарушений антикоррупционных требований^[59].

Документирование увольнения в связи с утратой доверия предполагает обязательное проведение проверки соблюдения антикоррупционных требований. Проверка проводится подразделением по профилактике коррупционных правонарушений, по её результатам составляется мотивированное заключение. Решение об увольнении принимается на основании доклада о результатах проверки с учётом рекомендаций комиссии по соблюдению требований к служебному поведению. Документы при увольнении в связи с утратой доверия (Приложение 17). Сведения о служащих, уволенных в связи с утратой доверия, подлежат включению в специальный реестр, который ведётся в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.

Прекращение служебного контракта, освобождение от должности и увольнение оформляются правовым актом государственного органа (приказом, распоряжением). Правовой акт является основным документом, фиксирующим юридический факт прекращения служебных правоотношений.

Правовой акт об увольнении должен содержать обязательные реквизиты: наименование государственного органа; наименование вида документа; дату и регистрационный номер; заголовок к тексту; текст с указанием фамилии, имени, отчества служащего, замещаемой должности, основания увольнения со ссылкой на конкретную норму закона, даты увольнения; подпись представителя нанимателя; визу ознакомления служащего.

Формулировка основания увольнения должна точно соответствовать законодательной норме. Неправильное указание основания является существенным нарушением и может повлечь изменение записи в трудовой книжке по решению суда. Формулировки оснований увольнения в правовом акте представлены в таблице (Приложение 18). Служащий должен быть ознакомлен с правовым актом об увольнении под роспись. При отказе от ознакомления составляется соответствующий акт, подписываемый не менее чем двумя свидетелями.

Запись об увольнении вносится в трудовую книжку (при её наличии) в день прекращения служебного контракта. Порядок внесения записей регламентирован специальным нормативным актом^[60].

Запись должна точно соответствовать формулировке правового акта об увольнении и содержать ссылку на соответствующую статью закона. В графе 4 указываются дата и номер правового акта об увольнении. Запись заверяется подписью работника кадровой службы и печатью государственного органа (при наличии). Одновременно информация об увольнении вносится в сведения о трудовой деятельности служащего, формируемые в соответствии с трудовым законодательством. Сведения представляются в информационные ресурсы Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации в установленные сроки. В день увольнения представитель нанимателя обязан выдать служащему трудовую книжку (при её ведении на бумажном носителе) или предоставить сведения о трудовой деятельности и произвести с ним окончательный расчёт. С июля 2024 года законодательно закреплена обязанность служащего сдать служебное удостоверение в подразделение кадровой службы в день увольнения. Факт сдачи удостоверения фиксируется в журнале учёта служебных удостоверений.

По письменному заявлению служащего ему выдаются копии документов, связанных с прохождением службы: копии правовых актов о приёме, переводах, увольнении; выписки из личного дела; справки о периоде службы, о заработной плате; характеристики и иные документы. Копии должны быть выданы в течение трёх рабочих дней со дня подачи заявления. При невозможности выдать трудовую книжку в день увольнения (отсутствие служащего, отказ от получения) кадровая служба направляет служащему уведомление о необходимости явиться за документом либо дать согласие на его отправление по почте. Со дня направления уведомления государственный орган освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

В день увольнения служащему выплачиваются: денежное содержание за отработанное время; компенсация за неиспользованный отпуск; иные выплаты, предусмотренные законодательством и служебным контрактом.

При увольнении по сокращению должностей или в связи с упразднением государственного органа служащему выплачивается компенсация в размере четырёхмесячного денежного содержания. При этом выходное пособие не выплачивается. Для служащих, работавших в районах Крайнего Севера и приравненных местностях, предусмотрены дополнительные гарантии.

Документирование расчёта осуществляется посредством записки-расчёта, в которой отражаются все виды начислений и удержаний. Записка-расчёт подписывается работником кадровой службы и главным бухгалтером.

После увольнения служащего его личное дело подлежит оформлению для передачи на архивное хранение. Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке, составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, оформляется лист-заверитель.

Личное дело уволенного служащего хранится в кадровой службе в течение установленного срока. Согласно действующим требованиям, личные дела государственных гражданских служащих, уволенных после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, уволенных до указанной даты — 75 лет^[61]. Итак, документирование прекращения государственной гражданской службы представляет собой комплексную процедуру, охватывающую все аспекты завершения служебных правоотношений. Соблюдение установленного порядка оформления документов обеспечивает законность увольнения, защиту прав служащего и формирование полноценной доказательственной базы. Изменения законодательства 2024 года направлены на совершенствование процедурных механизмов и усиление гарантий при прекращении службы.

Документирование поступления на гражданскую службу характеризуется высокой степенью нормативной регламентации и многоэтапностью. Конкурсная процедура предполагает формирование обширного комплекта документов, включающего объявление о конкурсе, документы кандидатов, протоколы заседаний конкурсной комиссии и аттестационные материалы. Существенное обновление нормативной базы в октябре 2024 года, связанное с введением новых форм анкеты и служебного контракта, свидетельствует о продолжающемся совершенствовании механизмов отбора кадров. Переход к электронному заполнению анкеты, запланированный на 2026 год, отражает общую тенденцию цифровизации кадрового делопроизводства.

Документирование прохождения службы охватывает широкий спектр кадровых процедур: переводы, ротацию, предоставление отпусков, аттестацию, присвоение классных чинов, применение поощрений и взысканий, проведение служебных проверок. Каждая процедура требует оформления специфического набора документов, обеспечивающих фиксацию юридически значимых фактов и защиту прав участников служебных отношений. Отмена квалификационного экзамена в 2023 году существенно упростила документирование карьерного роста служащих, однако повысила значимость аттестационных процедур как основного инструмента оценки профессионального уровня.

Документирование прекращения службы отличается повышенными требованиями к полноте и обоснованности оформляемых документов. Изменения законодательства 2024 года уточнили процедурные вопросы увольнения, в том числе закрепили обязанность служащего сдать служебное удостоверение и ввели новое основание прекращения контракта — перевод в другой государственный орган без увольнения. Особую роль в системе документирования играют материалы, связанные с увольнением за коррупционные правонарушения, что обусловлено необходимостью ведения реестра лиц, уволенных в связи с утратой доверия.

Анализ показал, что система документирования прохождения гражданской службы обладает следующими характерными чертами:

Во-первых, комплексность — документирование каждой кадровой процедуры предполагает формирование взаимосвязанного набора документов, отсутствие любого из которых может повлечь признание принятого решения незаконным.

Во-вторых, формализованность — значительная часть документов имеет унифицированные формы, утверждённые нормативными актами различного уровня, что обеспечивает единообразие документационных практик в государственных органах.

В-третьих, динамичность — нормативная база документирования постоянно обновляется, что требует от кадровых служб оперативного реагирования на изменения законодательства и своевременной корректировки применяемых форм документов.

В-четвёртых, интеграция с информационными системами — всё большее число документов формируется и обрабатывается в электронном виде с использованием ЕИСУКС и иных государственных информационных систем.

Вместе с тем выявлены отдельные проблемные аспекты: избыточность документооборота при проведении некоторых процедур, недостаточная унификация форм документов на уровне субъектов Российской Федерации, сохраняющееся дублирование бумажного и электронного документооборота в переходный период цифровизации. Решение указанных проблем связано с дальнейшим развитием нормативного регулирования и расширением функциональных возможностей государственных информационных систем в области управления кадровым составом.

ГЛАВА 3. ВНЕДРЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПО ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАЖДАНСКОЙ СЛУЖБЫ В РФ

3.1. Характеристика ЕИСУКС и ее использование для документирования деятельности подразделений по вопросам государственной службы и кадров

Цифровизация государственного управления является одним из приоритетных направлений развития Российской Федерации, закреплённым на уровне национальных целей. В сфере государственной гражданской службы ключевым инструментом цифровой трансформации выступает федеральная государственная информационная система «Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации» (ЕИСУКС), функционирующая на базе портала gossluzhba.gov.ru.

Правовой основой создания и функционирования системы является комплекс нормативных актов, определяющих её статус, структуру и порядок использования. Базовым документом выступает Постановление Правительства Российской Федерации, которым утверждено Положение о системе^[62].

Законодательное закрепление использования государственных информационных систем в кадровой работе содержится в профильном федеральном законе, который определяет, что кадровая работа в государственном органе осуществляется с использованием государственных информационных систем в порядке, установленном Правительством Российской Федерации^[63].

Указом Президента Российской Федерации о национальных целях развития на период до 2030 года и на перспективу до 2036 года предусмотрено создание единой цифровой кадровой платформы для государственных органов, базой для которой определена ЕИСУКС^[64].

ЕИСУКС представляет собой совокупность средств обработки информации и телекоммуникаций, предназначенных для решения управленческих кадровых задач государственной службы. Основной целью создания системы является организация деятельности кадровых подразделений органов государственной власти на федеральном уровне и уровне субъектов Российской Федерации в рамках единого информационного пространства. В части автоматизации кадровой работы система обеспечивает формирование электронных личных дел, автоматизацию учёта кадров и ведение реестров служащих. Для обеспечения открытости государственной службы ЕИСУКС предусматривает размещение информации о вакансиях, публикацию сведений о конкурсах и обеспечение доступа граждан к информации о государственной службе. В сфере межведомственного взаимодействия система позволяет осуществлять обмен кадровой информацией между государственными органами и передачу личных дел при переводе служащих. Задачи противодействия коррупции реализуются через обработку справок о доходах и мониторинг соблюдения антикоррупционных требований. Формирование кадрового резерва обеспечивается посредством ведения федерального кадрового резерва и учёта резервов государственных органов. Наконец, аналитическое обеспечение включает формирование статистической отчётности и мониторинг кадрового состава.

ЕИСУКС имеет двухконтурную архитектуру, включающую открытый и закрытый сегменты. Открытый контур представлен публичной частью портала gossluzhba.gov.ru, доступной всем пользователям сети Интернет. Закрытый контур предназначен для работы уполномоченных сотрудников кадровых служб государственных органов и содержит персональные данные служащих.

Оператором системы является Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. Техническое обслуживание и развитие системы осуществляется специализированными организациями на основании государственных контрактов.

ЕИСУКС имеет двухконтурную архитектуру, дополненную аналитическим модулем. Открытый (публичный) контур представлен публичной частью портала gossluzhba.gov.ru, доступной гражданам и соискателям. Данный контур предназначен для информирования граждан и приёма документов и обеспечивает просмотр вакансий, подачу документов на конкурс, размещение резюме и прохождение тестирования. Закрытый (служебный) контур предназначен для осуществления кадровой работы сотрудниками кадровых служб государственных органов. Функциональность данного контура включает ведение личных дел, формирование приказов, обработку справок о доходах и межведомственный обмен информацией. Аналитический контур ориентирован на руководителей и аналитиков и обеспечивает мониторинг и отчётность посредством формирования отчётов, статистического анализа и мониторинга показателей кадрового состава.

Круг участников ЕИСУКС включает федеральные государственные органы, государственные органы субъектов Российской Федерации, органы публичной власти федеральной территории «Сириус», а также Администрацию Президента Российской Федерации. Федеральные органы исполнительной власти обязаны использовать систему для осуществления кадровой работы. Органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации использование системы рекомендовано.

Для подключения к закрытому контуру системы государственный орган направляет заявку на выпуск ключей доступа. Автоматизированные рабочие места сотрудников, подключаемых к системе, должны соответствовать установленным техническим требованиям, обеспечивающим защиту информации. ЕИСУКС обеспечивает автоматизацию основных процессов документирования государственной гражданской службы. Система позволяет формировать, хранить и обрабатывать широкий перечень кадровых документов в электронном виде.

Круг пользователей ЕИСУКС дифференцирован в зависимости от выполняемых функций и соответствующих полномочий в системе. Администратор государственного органа осуществляет управление доступом, настройку параметров системы и контроль работы пользователей. Специалист кадровой службы выполняет основной объём работы в системе: ведение личных дел, формирование документов, обработку справок о доходах. Руководитель кадрового подразделения наделён полномочиями по согласованию документов, контролю исполнения и просмотру отчётов. Представитель нанимателя утверждает кадровые решения и подписывает документы. Для гражданских служащих предусмотрен доступ к просмотру собственных данных и подаче заявлений. Граждане (соискатели) имеют возможность осуществлять поиск вакансий, подавать документы на конкурс и размещать резюме.

В части документирования поступления на службу система обеспечивает: размещение объявлений о конкурсах; приём документов от кандидатов в электронном виде; формирование списков участников конкурса; подготовку протоколов заседаний конкурсных комиссий; оформление результатов конкурса. Кандидаты имеют возможность подавать документы для участия в конкурсе через личный кабинет на портале, что существенно упрощает процедуру и сокращает временные затраты.

Особое значение имеет функционал системы по обработке сведений о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера. ЕИСУКС интегрирована со специальным программным обеспечением «Справки БК», что позволяет осуществлять приём, проверку и хранение справок о доходах в электронном виде. Система обеспечивает контроль полноты и своевременности представления сведений, формирует уведомления о выявленных нарушениях.

Ключевым элементом ЕИСУКС является электронное личное дело гражданского служащего. Электронное личное дело представляет собой совокупность электронных документов и сведений о служащем, формируемых и хранящихся в системе на протяжении всего периода прохождения службы.

Состав электронного личного дела соответствует составу документов, определённому Положением о персональных данных гражданского служащего^[65]. Система обеспечивает хронологическое упорядочение документов, ведение внутренней описи, контроль полноты комплектования.

При переводе служащего в другой государственный орган электронное личное дело передаётся посредством защищённых каналов связи с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи. Данная функция существенно ускоряет процедуру перевода и исключает необходимость физической пересылки документов.

ЕИСУКС обеспечивает информационное взаимодействие с иными государственными информационными системами. Система интегрирована с Единым федеральным регистром сведений о населении (ЕФРН), что позволяет осуществлять верификацию персональных данных служащих. Взаимодействие с информационными системами Фонда пенсионного и социального страхования обеспечивает передачу сведений о трудовой деятельности. Кроме того, ЕИСУКС осуществляет передачу сведений о кадровом составе в ГАС «Управление», обмен межведомственными запросами через СМЭВ, интеграцию с Единым порталом государственных услуг для авторизации пользователей, а также взаимодействие с СПО «Справки БК» для обработки сведений о доходах. В соответствии с утверждённой стратегией трансформация ЕИСУКС будет завершена к 2030 году и пройдёт поэтапно.

В 2025 году запланирована доработка личного кабинета с внедрением функции формирования цифрового профиля гражданского служащего и организационной структуры государственного органа. В 2026–2028 годах предполагается автоматизация процедур поиска и подбора кандидатов, их обучения, оценки и перемещения кадров с использованием технологий искусственного интеллекта.

С 1 января 2026 года вводится возможность электронного заполнения анкеты при поступлении на государственную службу через специализированное программное обеспечение «Анкета ГС (МС)», включённое в состав ЕИСУКС в качестве обособленного сервиса.

Таким образом, ЕИСУКС является базовым инструментом цифровизации кадрового делопроизводства на государственной гражданской службе. Система обеспечивает автоматизацию основных процессов документирования, межведомственное взаимодействие и формирование единого информационного пространства управления кадровым составом. Дальнейшее развитие системы направлено на расширение функциональных возможностей, внедрение технологий искусственного интеллекта и полный переход к электронному кадровому документообороту.

3.2. Эксперимент по переводу кадровой документации в электронный вид в системе государственной гражданкой службы

Внедрение электронного кадрового документооборота обеспечивает существенные преимущества как для государственных органов, так и для гражданских служащих. Для государственного органа это означает сокращение времени на оформление документов, снижение затрат на бумагу и хранение, ускорение процессов согласования, повышение прозрачности документооборота, контроль сроков исполнения, исключение риска утраты документов и упрощение межведомственного обмена. Для гражданского служащего — возможность удалённого подписания документов, отсутствие необходимости личного присутствия, быстрое получение документов, доступ к личным документам в системе, уведомления о необходимости подписания и формирование электронного архива личных документов.

Переход на электронный кадровый документооборот является закономерным этапом цифровизации государственной гражданской службы. В целях отработки механизмов ведения кадровых документов в электронном виде и подготовки предложений по совершенствованию законодательства Правительством Российской Федерации был организован эксперимент по использованию электронных документов в кадровой работе федеральных органов исполнительной власти.

Практика внедрения электронного кадрового документооборота в коммерческом секторе предшествовала аналогичным инициативам в сфере государственной службы. В 2020 году Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации был запущен эксперимент на основании Федерального закона, участникам которого позволялось вести кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге^[66].

Успешный опыт коммерческих организаций создал предпосылки для распространения электронного документооборота на сферу государственной гражданской службы. Государственные органы испытывают те же потребности в оптимизации кадровых процессов, что и бизнес: сокращение временных затрат на оформление документов, повышение скорости согласования, снижение рисков утраты документов, обеспечение возможности удалённой работы. Этапы развития электронного кадрового документооборота в Российской Федерации проанализированы в таблице 1 (Приложение). Эксперимент по использованию электронных документов в кадровой работе отдельных федеральных органов исполнительной власти был организован на основании постановления Правительства Российской Федерации^[67].

Первоначально эксперимент был рассчитан на период с 1 июня 2023 года по 31 мая 2024 года. Впоследствии срок проведения эксперимента был продлён до 27 ноября 2024 года в связи с расширением состава участников и введением дополнительных положений о выдаче сертификатов ключей проверки электронной подписи.

Координатором эксперимента определено Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, которому поручено утверждение плана-графика проведения эксперимента, обеспечение его проведения с использованием ЕИСУКС, а также представление в Правительство Российской Федерации итогового отчёта о результатах.

Участниками эксперимента на обязательной основе являются Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации (выполняющее функции координатора и обеспечивающее организационную и методическую поддержку), Федеральное казначейство и Федеральная налоговая служба. Федеральные гражданские служащие указанных органов, а также лица, поступающие на службу, участвуют в эксперименте на добровольной основе при наличии их согласия. С 2024 года к эксперименту на добровольной основе могут присоединиться государственные корпорации и компании. В апреле 2024 года Минцифры России предложило расширить рамки пилотного проекта, включив в состав участников государственные корпорации, государственные компании, государственные внебюджетные фонды, публично-правовые компании и организации, созданные для выполнения задач, поставленных перед федеральными государственными органами. Всем участникам предоставляется доступ к ЕИСУКС для создания, подписания и хранения кадровых документов.

В рамках эксперимента документы, используемые в кадровой работе, в отношении которых нормативными правовыми актами предусмотрено оформление на бумажном носителе или ознакомление работника в письменной форме, создаются в электронном виде. Составление, подписание и хранение электронных кадровых документов осуществляется без дублирования на бумаге с использованием ЕИСУКС.

Вместе с тем эксперимент не распространяется на отдельные категории документов, которые продолжают вестись в традиционной бумажной форме. К таким документам относятся: трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности; документы об освобождении от должности; документы, приобщаемые к личному делу государственного гражданского служащего; документы по охране труда; акты о несчастном случае на производстве. В электронный вид переводятся служебные контракты, дополнительные соглашения к ним, приказы по личному составу (о назначении, переводе, отпуске), заявления служащих, уведомления, согласия на обработку персональных данных и графики отпусков.

Проведение эксперимента осуществляется на базе федеральной государственной информационной системы ЕИСУКС, которая обеспечивает полный цикл работы с электронными кадровыми документами. Система позволяет создавать документы по установленным шаблонам, организовывать процесс согласования, обеспечивать подписание электронной подписью, хранить документы в защищённом электронном архиве.

Ключевым элементом электронного кадрового документооборота является использование электронной подписи. Законодательство предусматривает несколько видов электронных подписей, применяемых при подписании кадровых документов. Выбор вида подписи зависит от категории документа и статуса подписанта. Законодательство предусматривает несколько видов электронных подписей, применяемых при подписании кадровых документов. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) выдаётся аккредитованным удостоверяющим центром, имеет максимальную юридическую силу и используется представителем нанимателя для подписания всех кадровых документов. Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) может быть бесплатно получена через приложение «Госключ» и применяется служащими для подписания служебного контракта и дополнительных соглашений. Простая электронная подпись (ПЭП) представляет собой логин и пароль для доступа к системе и используется служащими для подписания иных кадровых документов при наличии соответствующего соглашения.

Важным инструментом для участников эксперимента является мобильное приложение «Госключ», разработанное при участии Минцифры России. Приложение позволяет гражданским служащим бесплатно получить усиленную неквалифицированную электронную подпись и подписывать кадровые документы удалённо с использованием смартфона. Для получения подписи требуется подтверждённая учётная запись на портале государственных услуг и данные СНИЛС и ИНН.

Единые требования к форматам электронных кадровых документов установлены Минтрудом России для документов по Трудовому кодексу. Для государственной гражданской службы специальный нормативный акт о форматах электронных документов пока не принят, однако в рамках эксперимента применяются аналогичные технические подходы. Внедрение электронного кадрового документооборота обеспечивает ряд существенных преимуществ для государственных органов и гражданских служащих. Сокращается время на оформление, согласование и подписание документов: процедуры, требовавшие личного присутствия и ручной передачи документов, выполняются дистанционно за несколько минут. Исключаются затраты на бумагу, печать и физическое хранение документов. Снижаются риски утраты или повреждения документов. Обеспечивается прозрачность и контролируемость документооборота: система фиксирует все действия с документами, статусы согласования, даты подписания.

Для гражданских служащих электронный документооборот означает возможность подписывать документы в любое время и из любой точки, где есть доступ к сети Интернет. Это особенно актуально для служащих, работающих в дистанционном режиме, находящихся в командировках или отпусках.

Вместе с тем внедрение электронного кадрового документооборота сопряжено с рядом объективных трудностей. Не все служащие обладают достаточным уровнем цифровой грамотности для работы с электронными подписями и информационными системами. Требуется адаптация нормативной базы, поскольку многие подзаконные акты по-прежнему содержат требования об оформлении документов на бумажном носителе. Сохраняется необходимость дублирования отдельных категорий документов на бумаге. Техническая инфраструктура государственных органов не всегда соответствует требованиям для полноценного внедрения КЭДО. Необходимо обеспечить защищённые каналы связи, соответствующие рабочие места, интеграцию ведомственных информационных систем с ЕИСУКС.

По итогам эксперимента ожидается принятие решения о переходе всех федеральных государственных органов на кадровый электронный документооборот. Формируется нормативная правовая база, определяющая требования к электронным кадровым документам, порядок их создания, подписания и хранения. Эксперты прогнозируют, что КЭДО может стать обязательным для государственных органов и организаций в период 2026–2027 годов. Последующим этапом станет распространение обязательного электронного кадрового документооборота на все организации, имеющие наёмных работников.

Таким образом, эксперимент по переводу кадровой документации в электронный вид является важным этапом цифровой трансформации государственной гражданской службы. Его результаты позволят определить оптимальные технологические решения, выявить необходимые изменения в законодательстве и сформировать методическую базу для массового внедрения электронного кадрового документооборота в государственных органах Российской Федерации.

3.3. Перспективы и развитие

Цифровая трансформация государственного управления является одной из пяти национальных целей развития Российской Федерации, определённых на период до 2030 года и на перспективу до 2036 года^[68]. Достижение данной цели предполагает масштабное внедрение информационных технологий во все сферы государственного управления, включая документирование государственной гражданской службы.

Анализ стратегических документов, тенденций развития технологий и результатов проводимых экспериментов позволяет выделить следующие ключевые направления развития информационных технологий в сфере документирования государственной гражданской службы: трансформация ЕИСУКС в единую цифровую кадровую платформу; формирование цифрового профиля гражданского служащего; внедрение технологий искусственного интеллекта в кадровые процессы; расширение межведомственного электронного взаимодействия; совершенствование механизмов электронной подписи; формирование цифровых компетенций государственных служащих; совершенствование нормативной правовой базы. Рассмотрим каждое из указанных направлений.

Ключевым направлением развития информационных технологий в сфере документирования государственной службы является трансформация ЕИСУКС в полноценную цифровую кадровую платформу. Согласно утверждённой дорожной карте, данная трансформация будет осуществляться поэтапно и завершится к 2030 году.

В 2025 году запланирована доработка личного кабинета с внедрением функции формирования цифрового профиля гражданского служащего и организационной структуры государственного органа. В 2026–2028 годах предполагается автоматизация процедур поиска и подбора кандидатов, их обучения, оценки и перемещения кадров с использованием технологий искусственного интеллекта. С 1 января 2026 года вводится возможность электронного заполнения анкеты при поступлении на государственную службу через специализированное программное обеспечение «Анкета ГС (МС)», включённое в состав ЕИСУКС в качестве обособленного сервиса.

Цифровой профиль гражданского служащего станет центральным элементом обновлённой системы. Профиль будет содержать полную информацию о служащем: биографические данные, сведения об образовании и квалификации, опыт работы, результаты оценочных процедур, пройденные программы обучения, достижения и награды, компетенции и навыки. Формирование профиля будет осуществляться автоматически на основании данных из различных источников: документов личного дела, результатов аттестации, сведений об обучении, данных из внешних информационных систем.

Автоматическое формирование цифрового профиля на основе интеграции с внешними информационными системами позволит существенно сократить трудозатраты кадровых служб и обеспечить актуальность информации о служащих в режиме реального времени.

Одним из наиболее перспективных направлений развития является внедрение технологий искусственного интеллекта в процессы управления кадрами на государственной службе. В сентябре 2023 года был запущен эксперимент по отбору кадров с использованием системы искусственного интеллекта на платформе «Государственные кадры» на базе ГосТеха. По результатам эксперимента планируется создание новой информационной HR-системы развития государственных служащих.

Искусственный интеллект может применяться на различных этапах кадровой работы. В сфере подбора кандидатов ИИ обеспечивает анализ резюме, сопоставление компетенций с требованиями вакансий и ранжирование кандидатов, что позволяет существенно сократить время подбора. Предиктивная аналитика даёт возможность прогнозировать успешность кандидата и выявлять риски увольнения, способствуя снижению текучести кадров. В области планирования карьеры технологии ИИ анализируют траектории развития и формируют рекомендации по карьерному росту. Для обучения и развития создаются персонализированные программы с автоматическим подбором курсов. Аналитика кадрового состава обеспечивает мониторинг показателей и прогнозирование потребностей для принятия обоснованных управленческих решений. Автоматизация документооборота включает распознавание документов, автоматическое заполнение форм и проверку корректности данных.

Вместе с тем внедрение искусственного интеллекта в кадровые процессы требует осторожного подхода. Эксперты отмечают риски, связанные с алгоритмической предвзятостью, недостаточной прозрачностью принятия решений, возможными нарушениями прав граждан при автоматизированном отборе^[69]. Необходимо обеспечить баланс между эффективностью автоматизации и сохранением человеческого контроля над ключевыми кадровыми решениями.

Перспективным направлением является расширение межведомственного электронного взаимодействия и интеграция ЕИСУКС с максимальным количеством внешних информационных систем. Это позволит автоматизировать верификацию данных, исключить необходимость запроса справок и подтверждающих документов, обеспечить актуальность информации в режиме реального времени.

Планируется автоматическая верификация дипломов через Федеральный реестр сведений о документах об образовании (ФРДО), что исключит необходимость представления копий дипломов. Интеграция с ГАС «Правосудие» обеспечит автоматическую проверку сведений о судимости кандидатов, а взаимодействие с информационными системами МВД — верификацию паспортных данных. Подключение к Федеральному реестру инвалидов и реестру дисквалифицированных лиц позволит автоматизировать контроль ограничений при назначении на должность. Интеграция с системами налоговых органов обеспечит верификацию справок о доходах для целей антикоррупционных проверок, а взаимодействие с системами воинского учёта — автоматизацию соответствующего раздела кадрового учёта.

Совершенствование механизмов электронной подписи является необходимым условием развития электронного кадрового документооборота^[70]. Планируется расширение использования мобильного приложения «Госключ», которое позволяет гражданам и служащим бесплатно получать усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную электронные подписи. К 2030 году прогнозируется массовое использование «Госключа» для подписания кадровых документов всеми категориями участников процесса.

Перспективным направлением является внедрение облачной электронной подписи, при которой ключ подписи хранится на защищённом сервере, а пользователь получает доступ к нему посредством многофакторной аутентификации. Данная технология упростит процесс подписания документов, поскольку не потребует установки специализированного программного обеспечения на рабочее место пользователя^[71].

Успешная цифровая трансформация невозможна без повышения цифровой грамотности государственных служащих. Требуется формирование новых компетенций, связанных с работой в цифровой среде.

Базовые цифровые навыки — работа с офисными приложениями, электронной почтой, интернет-ресурсами — формируются при поступлении на службу в рамках базового обучения. Навыки работы с информационными системами (ЕИСУКС, СЭД, ведомственные системы) приобретаются в процессе практического обучения на рабочем месте. Компетенции в области информационной безопасности — защита персональных данных, противодействие киберугрозам, работа с конфиденциальной информацией — формируются через обязательные программы повышения квалификации. Навыки электронного документооборота осваиваются при внедрении КЭДО посредством специализированного обучения. Для отдельных категорий служащих предусматриваются программы дополнительного профессионального образования по работе с данными, базовой аналитике и использованию ИИ-инструментов в профессиональной деятельности.

При планировании цифровой трансформации необходимо учитывать потенциальные риски и ограничения. Технологические риски связаны с возможными сбоями информационных систем, утратой данных, уязвимостями в системе защиты информации. Минимизация данных рисков обеспечивается посредством резервирования данных, внедрения современных систем информационной безопасности и проведения регулярного аудита.

Организационные риски включают сопротивление изменениям со стороны служащих, недостаточную готовность кадровых служб к работе в новых условиях, неравномерность цифровизации различных государственных органов. Преодоление данных рисков требует системной работы по обучению персонала, внедрению мотивационных программ и обеспечению поэтапного внедрения новых технологий.

Правовые риски обусловлены возможным несоответствием действующего законодательства новым технологическим реалиям, неопределённостью правового статуса отдельных цифровых инструментов. Снижение данных рисков предполагает опережающее правовое регулирование и своевременную актуализацию нормативной базы.

Финансовые риски связаны с высокой стоимостью внедрения и эксплуатации информационных систем. Их минимизация достигается за счёт централизации ресурсов и использования платформенных решений.

Этические риски проявляются в возможной алгоритмической предвзятости систем искусственного интеллекта и нарушении прав служащих при автоматизированном принятии решений. Контроль данных рисков требует обеспечения прозрачности алгоритмов и сохранения человеческого надзора над ключевыми кадровыми решениями.

Социальные риски включают цифровое неравенство и возможное исключение отдельных групп служащих из процессов цифрового взаимодействия. Минимизация предполагает обеспечение доступности систем и сохранение альтернативных каналов взаимодействия.

Реализация перспективных направлений развития информационных технологий требует совершенствования нормативной правовой базы. Необходимо принятие изменений в законодательство о государственной гражданской службе, закрепляющих правовой статус электронных кадровых документов, порядок ведения электронного личного дела, требования к использованию информационных систем в кадровой работе, правила применения технологий искусственного интеллекта при принятии кадровых решений, гарантии защиты персональных данных служащих в цифровой среде.

По итогам проводимых экспериментов ожидается принятие решения о повсеместном внедрении электронного кадрового документооборота в государственных органах. Полный переход на электронный кадровый документооборот предполагает отказ от бумажного дублирования документов при сохранении исключений для отдельных категорий: трудовые книжки (в переходный период), документы по охране труда, акты о несчастных случаях. По мере развития законодательства и технологий перечень исключений будет сокращаться.

Таким образом, перспективы развития информационных технологий в документировании государственной гражданской службы определяются стратегическими ориентирами цифровой трансформации государственного управления. К 2030 году планируется создание единой цифровой платформы управления кадровым составом на базе ЕИСУКС с элементами искусственного интеллекта, полный переход на электронный кадровый документооборот, формирование цифровых профилей служащих, интеграция с внешними информационными системами. Реализация данных направлений потребует совершенствования нормативной правовой базы, развития технологической инфраструктуры, формирования цифровых компетенций государственных служащих и обеспечения информационной безопасности.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документирование прохождения государственной гражданской службы представляет собой комплексную систему создания, оформления, учёта и хранения документов, сопровождающих все процедуры и события служебной деятельности гражданских служащих. Данная система является неотъемлемым элементом кадровой работы в государственных органах, обеспечивающим реализацию законодательства о государственной службе, защиту прав служащих и формирование достоверной информационной базы для принятия управленческих решений.

Правовую основу документирования государственной гражданской службы составляет многоуровневая система нормативных правовых актов, включающая федеральные законы о системе государственной службы и о государственной гражданской службе, указы Президента Российской Федерации, регулирующие конкретные процедуры прохождения службы, постановления Правительства Российской Федерации, ведомственные нормативные акты и национальные стандарты в области делопроизводства. Ключевое значение имеют Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ, определяющий общие требования к документированию служебных отношений, и комплекс указов Президента Российской Федерации, устанавливающих порядок проведения конкурсов, аттестации, присвоения классных чинов, ведения личных дел. В 2023–2025 годах нормативная база претерпела существенные изменения: отменён квалификационный экзамен, введены новые формы анкеты и служебного контракта, уточнены процедуры увольнения, актуализированы требования к оформлению документов в соответствии с обновлёнными национальными стандартами ГОСТ Р 7.0.8-2025 и ГОСТ Р 7.0.97-2025.

Деятельность подразделений государственных органов по вопросам государственной службы и кадров охватывает все направления кадровой работы, предусмотренные законодательством. Кадровые службы осуществляют формирование кадрового состава, организацию конкурсного отбора, ведение личных дел и реестров служащих, обеспечение прохождения аттестации и квалификационных процедур, оформление служебных контрактов и приказов по личному составу, организацию профессионального развития служащих, работу по противодействию коррупции. Документирование является инструментом реализации всех перечисленных функций и обеспечивает юридическое закрепление кадровых решений, формирование доказательной базы, информационное обеспечение управления персоналом. Регламентация документирования осуществляется как на федеральном уровне посредством унифицированных форм и типовых требований, так и на уровне конкретного государственного органа через локальные нормативные акты — инструкции по делопроизводству, регламенты кадровой работы, положения о структурных подразделениях.

Документирование поступления на государственную гражданскую службу включает оформление конкурсных процедур и назначения на должность. На подготовительном этапе формируется правовой акт о проведении конкурса, составляется и публикуется объявление о приёме документов с размещением на официальном сайте государственного органа и портале gossluzhba.gov.ru не позднее чем за 21 день до даты проведения конкурса. Кандидаты представляют установленный перечень документов: заявление, анкету по форме, утверждённой Указом Президента РФ от 10.10.2024 № 870, документы об образовании, сведения о доходах, согласие на обработку персональных данных. Работа конкурсной комиссии документируется протоколами заседаний, оценочными листами, решениями о результатах конкурса. По итогам конкурса издаётся правовой акт о назначении, заключается служебный контракт по форме, установленной Указом Президента РФ от 10.10.2024 № 871, формируется личное дело служащего, включающее полный комплект документов в соответствии с требованиями Указа Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

Документирование прохождения государственной гражданской службы охватывает множество кадровых процедур, каждая из которых требует оформления специфического набора документов. Переводы на иную должность документируются заявлениями или уведомлениями, согласиями служащих, правовыми актами о переводе, дополнительными соглашениями к служебному контракту. Ротация сопровождается планами проведения, уведомлениями за три месяца, документами о предоставляемых компенсациях. Предоставление отпусков оформляется на основании графиков отпусков, заявлений, правовых актов и записок-расчётов. Аттестация служащих, проводимая один раз в три года в соответствии с Указом Президента РФ от 01.02.2005 № 110, документируется правовыми актами о проведении аттестации, отзывами непосредственных руководителей, протоколами заседаний комиссий, аттестационными листами. Присвоение классных чинов после отмены квалификационного экзамена в 2023 году осуществляется по представлению руководителя с оформлением соответствующего правового акта и внесением записей в личное дело и трудовую книжку. Поощрения и дисциплинарные взыскания документируются представлениями, правовыми актами, при необходимости — материалами служебных проверок, объяснениями служащих, заключениями.

Документирование прекращения государственной гражданской службы осуществляется в зависимости от основания увольнения, предусмотренного законодательством. Федеральным законом от 22.04.2024 № 87-ФЗ введены существенные изменения: установлено новое основание прекращения контракта — перевод в другой государственный орган без увольнения, закреплена обязанность служащего сдать служебное удостоверение в день увольнения. При увольнении по инициативе служащего оформляются заявление за две недели, резолюция представителя нанимателя, правовой акт об увольнении, записка-расчёт. При увольнении по инициативе представителя нанимателя в связи с сокращением должностей формируется комплект документов, включающий уведомление за два месяца, предложение вакантных должностей, письменный ответ служащего, уведомление профсоюзного органа. Увольнение в связи с утратой доверия за коррупционные правонарушения сопровождается материалами проверки подразделения по профилактике коррупционных правонарушений, протоколом комиссии, объяснением служащего, включением в реестр лиц, уволенных в связи с утратой доверия. Правовой акт об увольнении должен содержать точную формулировку основания со ссылкой на конкретную норму закона. В день увольнения служащему выдаются трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, справки установленных форм, производится окончательный расчёт. Личное дело оформляется для передачи на хранение с соблюдением установленных сроков: 50 лет для дел, законченных после 01.01.2003, и 75 лет для дел более раннего периода.

Федеральная государственная информационная система «Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации» (ЕИСУКС) является базовым инструментом цифровизации кадрового документооборота на государственной службе. Система функционирует на основании Постановления Правительства РФ от 03.03.2017 № 256 и обеспечивает автоматизацию основных процессов документирования: размещение информации о вакансиях и конкурсах, приём документов от кандидатов в электронном виде, ведение электронных личных дел служащих, формирование проектов кадровых документов по унифицированным формам, обработку сведений о доходах, межведомственный обмен кадровой информацией. Система имеет двухконтурную архитектуру, включающую публичную часть портала gossluzhba.gov.ru для граждан и закрытый контур для работы кадровых служб. ЕИСУКС интегрирована с Единым федеральным регистром населения, информационными системами Фонда пенсионного и социального страхования, специализированным программным обеспечением «Справки БК». С 1 января 2026 года вводится электронное заполнение анкеты при поступлении на государственную службу через специализированный сервис «Анкета ГС (МС)», включённый в состав ЕИСУКС.

Эксперимент по переводу кадровой документации в электронный вид, проводившийся с 1 июня 2023 года по 27 ноября 2024 года с участием Минцифры России, Федерального казначейства и ФНС России, продемонстрировал возможность ведения кадрового документооборота в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. В рамках эксперимента отработаны механизмы создания, подписания и хранения электронных кадровых документов с использованием различных видов электронных подписей: усиленной квалифицированной для представителя нанимателя, усиленной неквалифицированной через мобильное приложение «Госключ» для служащих. Установлены единые требования к форматам электронных кадровых документов: формат файла PDF/A-1A, описание в формате XML, обязательное прикрепление электронной подписи. По итогам эксперимента планируется расширение электронного кадрового документооборота на все федеральные государственные органы, государственные корпорации и компании с последующим охватом органов власти субъектов Российской Федерации.

Перспективы развития информационных технологий в документировании государственной гражданской службы определяются стратегическими ориентирами цифровой трансформации государственного управления до 2030 года. Планируется трансформация ЕИСУКС в единую цифровую кадровую платформу с внедрением цифрового профиля гражданского служащего, содержащего полную информацию о квалификации, компетенциях, результатах оценки, пройденном обучении. Предусматривается автоматизация процедур поиска и подбора кандидатов, обучения, оценки и перемещения кадров с использованием технологий искусственного интеллекта. К 2030 году все органы государственной власти и местного самоуправления должны перейти на электронный документооборот, все государственные информационные системы — на единую платформу ГосТех, все служащие — на использование типового автоматизированного рабочего места. Перспективными направлениями являются расширение межведомственного электронного взаимодействия с автоматической верификацией данных, внедрение облачной электронной подписи, применение технологии распределённого реестра для обеспечения неизменяемости документов, развитие аналитических инструментов с элементами предиктивной аналитики. Реализация данных направлений потребует совершенствования законодательства, развития технологической инфраструктуры, формирования цифровых компетенций государственных служащих.

Проведённое исследование позволяет сформулировать практические рекомендации по совершенствованию документирования государственной гражданской службы. Во-первых, целесообразно ускорить принятие нормативных правовых актов, закрепляющих правовой статус электронного личного дела как основного и устанавливающих обязательность ведения кадрового документооборота в электронном виде. Во-вторых, необходимо обеспечить унификацию форм кадровых документов на уровне субъектов Российской Федерации в соответствии с федеральными стандартами. В-третьих, требуется организация системного обучения сотрудников кадровых служб работе в условиях электронного документооборота с формированием необходимых цифровых компетенций. В-четвёртых, при внедрении технологий искусственного интеллекта в кадровые процессы следует обеспечить баланс между эффективностью автоматизации и сохранением человеческого контроля над принятием кадровых решений, затрагивающих права и интересы служащих.

Таким образом, документирование прохождения государственной гражданской службы в Российской Федерации представляет собой динамично развивающуюся систему, находящуюся в процессе цифровой трансформации. Переход от традиционного бумажного документооборота к электронному является объективной тенденцией, соответствующей национальным целям развития и общемировой практике. Успешная реализация цифровой трансформации позволит повысить эффективность кадровой работы в государственных органах, сократить временные и материальные затраты на документооборот, обеспечить прозрачность и контролируемость кадровых процессов, создать качественную информационную базу для управления кадровым составом государственной гражданской службы.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от 05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 21.07.2014 № 11-ФКЗ, от 14.03.2020 № 1-ФКЗ) // Собрание законодательства РФ. – 2020. – № 11. – Ст. 1416.
2. Федеральный закон от 27.05.2003 № 58-ФЗ (ред. от 29.09.2025) «О системе государственной службы Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. – 2003. – № 22. – Ст. 2063.
3. Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ (ред. от 29.09.2025) «О государственной гражданской службе Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. – 2004. – № 31. – Ст. 3215.
4. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 13.12.2024) «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. – 2004. – № 43. – Ст. 4169.
5. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 08.08.2024) «О персональных данных» // Собрание законодательства РФ. – 2006. – № 31 (ч. 1). – Ст. 3451.
6. Федеральный закон от 25.12.2008 № 273-ФЗ (ред. от 30.04.2025) «О противодействии коррупции» // Собрание законодательства РФ. – 2008. – № 52 (ч. 1). – Ст. 6228.
7. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 28.12.2024) «Об электронной подписи» // Собрание законодательства РФ. – 2011. – № 15. – Ст. 2036.
8. Федеральный закон от 29.04.2023 № 70-ФЗ «О внесении изменений в статьи 11 и 48 Федерального закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации"» // Собрание законодательства РФ. – 2023. – № 18. – Ст. 3226.
9. Федеральный закон от 22.04.2024 № 87-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон "О государственной гражданской службе Российской Федерации"» // Собрание законодательства РФ. – 2024. – № 18. – Ст. 2358.
10. Указ Президента РФ от 01.02.2005 № 110 (ред. от 05.08.2024) «О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. – 2005. – № 6. – Ст. 437.
11. Указ Президента РФ от 01.02.2005 № 112 (ред. от 10.10.2024) «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. – 2005. – № 6. – Ст. 439.
12. Указ Президента РФ от 01.02.2005 № 113 (ред. от 01.03.2024) «О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим» // Собрание законодательства РФ. – 2005. – № 6. – Ст. 440.
13. Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 (ред. от 10.10.2024) «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» // Собрание законодательства РФ. – 2005. – № 23. – Ст. 2242.
14. Указ Президента РФ от 31.12.2005 № 1574 (ред. от 05.11.2025) «О Реестре должностей федеральной государственной гражданской службы» // Собрание законодательства РФ. – 2006. – № 1. – Ст. 118.
15. Указ Президента РФ от 08.07.2024 № 583 «О внесении изменений в некоторые указы Президента Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. – 2024. – № 29. – Ст. 4185.
16. Указ Президента РФ от 05.08.2024 № 666 «О внесении изменений в Положение о проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации, утверждённое Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. № 110» // Собрание законодательства РФ. – 2024. – № 32. – Ст. 4798.
17. Указ Президента РФ от 10.10.2024 № 870 «О некоторых вопросах представления сведений при поступлении на государственную службу Российской Федерации и муниципальную службу в Российской Федерации и их актуализации» // Собрание законодательства РФ. – 2024. – № 42. – Ст. 5867.
18. Указ Президента РФ от 10.10.2024 № 871 «Об утверждении примерной формы служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. – 2024. – № 42. – Ст. 5868.
19. Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 (ред. от 17.06.2023) «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» // Собрание законодательства РФ. – 2009. – № 39. – Ст. 4614.
20. Постановление Правительства РФ от 03.03.2017 № 256 (ред. от 01.11.2025) «О федеральной государственной информационной системе "Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации"» // Собрание законодательства РФ. – 2017. – № 11. – Ст. 1573.
21. Приказ Росархива от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» // Официальный интернет-портал правовой информации. – 2019. – 27 декабря.
22. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» // Официальный интернет-портал правовой информации. – 2020. – 7 февраля.
23. Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» // Официальный интернет-портал правовой информации. – 2021. – 1 июня.
24. Приказ Минтруда России от 31.05.2021 № 351 (ред. от 28.05.2024) «Об утверждении унифицированных форм документов, применяемых при осуществлении функций Единой информационной системы управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации» // Официальный интернет-портал правовой информации. – 2021. – 2 июля.
25. ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 2025-03-01. – М.: Стандартинформ, 2025.
26. ГОСТ Р 7.0.97-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. – Введ. 2025-08-18. – М.: Стандартинформ, 2025.
27. Аленочкина-Чёрная, Л. Б. Государственная служба в документах России / Л. Б. Аленочкина-Чёрная, И. А. Двойменный // Актуальные проблемы профессионального образования: цели, задачи и перспективы развития: сборник научных статей по материалам 22-ой Всероссийской научно-практической конференции с международным участием. – Воронеж, 2024. – С. 134-140.
28. Андрюхина, И. Ю. К вопросу об архитектуре государственной гражданской службы Российской Федерации / И. Ю. Андрюхина, А. В. Федоров, О. А. Латвайтис // Евразийский юридический журнал. – 2023. – № 8 (183). – С. 461-462.
29. Бачило, И. Л. Информационное право : учебник для вузов / И. Л. Бачило. – 5-е изд., перераб. и доп. – Москва : Издательство Юрайт, 2025. – 419 с. – (Высшее образование). – ISBN 978-5-534-00608-7.
30. Будник, Р. А. Правовое регулирование электронного документооборота : учебник для вузов / Р. А. Будник ; под редакцией М. А. Федотова. – 4-е изд., перераб. и доп. – Москва : Издательство Юрайт, 2025. – 68 с. – (Высшее образование). – ISBN 978-5-534-19293-3.
31. Булдакова, А. С. Государственная гражданская служба как элемент системы государственной службы Российской Федерации: понятие, признаки / А. С. Булдакова // Приоритеты юриспруденции и современной правовой системы: сборник статей Международной научно-практической конференции. – Пенза, 2024. – С. 58-61.
32. Васильева, Е. В. Становление законодательства о государственной службе в Российской Федерации / Е. В. Васильева, Ф. Ш. Ямбушев // Роль инноваций в трансформации и устойчивом развитии общества: материалы Международной научно-практической конференции. – Саранск, 2023. – С. 22-26.
33. Волкова, М. В. Понятие и система государственной службы Российской Федерации / М. В. Волкова // Актуальные проблемы науки в исследованиях студентов, ученых, практиков: сборник научных статей по результатам Международной научно-практической конференции. – Ижевск, 2023. – С. 302-312.
34. Войтович, В. Ю. Правовые запреты, ограничения и гарантии связанные с государственной гражданской службой / В. Ю. Войтович, Е. Р. Питиримова // Правовые основы управления на государственной и муниципальной службе. – Ижевск, 2024. – С. 36-43.
35. Гандалоев, Р. Б. Меры по предотвращению и выявлению коррупции в системе государственной гражданской службы Российской Федерации / Р. Б. Гандалоев, У. Ю. Балаев, И. Т. Балхаев // Образование и право. – 2024. – № 3. – С. 325-329.
36. Гониашвили, И. Г. Актуальные тенденции в структуре проблемы правового регулирования государственной гражданской службы / И. Г. Гониашвили // Подготовка кадров для народного хозяйства и государственного управления: трансформация подходов и новые тенденции: материалы ХIV Всероссийской научно-практической конференции. – Чебоксары, 2023. – С. 155-160.
37. Гониева, Г. Г. Некоторые вопросы документирования прохождения государственной гражданской службы / Г. Г. Гониева, Д. В. Амаева // Memoria historiae: сборник научных статей. – Элиста, 2023. – С. 126-137.
38. Городилов, П. В. Проблемы мотивации государственных гражданских служащих на современном этапе / П. В. Городилов // Актуальные вопросы современной науки и образования: сборник статей XXIX Международной научно-практической конференции. – Пенза, 2023. – С. 303-306.
39. Грунин, А. Г. Некоторые вопросы организации аппарата государственного управления на примере государственной гражданской службы / А. Г. Грунин, Е. А. Соколова // Вестник общественной научно-исследовательской лаборатории «Взаимодействие уголовно-исполнительной системы с институтами гражданского общества: историко-правовые и теоретико-методологические аспекты». – 2023. – № 31. – С. 114-121.
40. Доронина, Л. А. Организация и технология документационного обеспечения управления : учебник и практикум для вузов / Л. А. Доронина, В. С. Иритикова. – 2-е изд., перераб. и доп. – Москва : Издательство Юрайт, 2025. – 270 с. – (Высшее образование). – ISBN 978-5-534-16016-1.
41. Дикажев, М. М. Основные законодательные нормы, регулирующие государственную гражданскую службу / М. М. Дикажев, Р. Б. Гандалоев, Ш. А. Зурабов // Право и управление. – 2023. – № 12. – С. 501-505.
42. Душаева, М. М. Начальные этапы реформирования государственной службы Российской Федерации / М. М. Душаева // Современные тенденции развития науки и мирового сообщества в эпоху цифровизации: сборник материалов XVII Международной научно-практической конференции. – Москва, 2023. – С. 107-110.
43. Денискин, И. М. Понятие государственной службы в Российской Федерации / И. М. Денискин, А. Н. Ильин // Вестник науки. – 2024. – Т. 3. – № 12 (81). – С. 598-604.
44. Ермак, Е. В. К вопросу о статусе государственного служащего / Е. В. Ермак // Молодой ученый. – 2024. – № 7 (506). – С. 89-92.
45. Запольский, С. В. Надлежащее, своевременное, значимое поощрение - основа формирования качественного кадрового состава российской государственной службы / С. В. Запольский // Журнал юридических исследований. – 2023. – Т. 8. – № 4. – С. 19-25.
46. Казаева, М. С. Факторы привлекательности профессии государственного служащего / М. С. Казаева // Инновации. Наука. Образование. – 2023. – № 78. – С. 176-182.
47. Казарцева, К. А. Историческое развитие правового регулирования государственной гражданской службы / К. А. Казарцева, И. В. Потанина // Аспирантские тетради: сборник научных статей Научно-методического семинара молодых ученых. – Воронеж, 2024. – С. 54-57.
48. Карев, Е. А. Востребованность государственной службы / Е. А. Карев, Е. Б. Комова // Вестник общественной научно-исследовательской лаборатории «Взаимодействие уголовно-исполнительной системы с институтами гражданского общества: историко-правовые и теоретико-методологические аспекты». – 2023. – № 29. – С. 59-66.
49. Климова, О. В. Актуальные теоретические вопросы государственной гражданской службы в современный период / О. В. Климова // Судебная власть на защите прав и интересов личности, общества, государства: материалы научно-практической конференции. – Хабаровск, 2025. – С. 30-34.
50. Кодзоев, Д. М. Особенности прохождения государственной службы в Российской Федерации / Д. М. Кодзоев // Флагман науки. – 2024. – № 11 (22). – С. 496-498.
51. Колышкина, Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство : учебник для вузов / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина. – 3-е изд., испр. и доп. – Москва : Издательство Юрайт, 2025. – 145 с. – (Высшее образование). – ISBN 978-5-534-14216-7.
52. Коновалов, В. А. Институт государственной службы и его предназначение в системе государственного аппарата / В. А. Коновалов // Труды Оренбургского института (филиала) Московской государственной юридической академии. – 2023. – № 2 (56). – С. 47-52.
53. Кропотова, М. А. Государственная служба в Российской Федерации / М. А. Кропотова // Академическая публицистика. – 2025. – № 2-2. – С. 223-230.
54. Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство : учебник и практикум для вузов / И. Н. Кузнецов. – 5-е изд., перераб. и доп. – Москва : Издательство Юрайт, 2025. – 425 с. – (Высшее образование). – ISBN 978-5-534-20027-0.
55. Ларькина, А. П. К вопросу о правовом регулировании видов государственной службы / А. П. Ларькина, Ю. Н. Сурдаева // Контентус. – 2023. – № 1 (126). – С. 77-84.
56. Лопарёва, С. Н. Конституционно-правовые основы публичного управления, государственной гражданской службы в субъектах Российской Федерации / С. Н. Лопарёва // Академическая наука на службе обществу и государству: сборник статей III Международного научно-исследовательского конкурса. – Петрозаводск, 2023. – С. 7-14.
57. Минкина, Н. И. Формирование российского законодательства о государственной гражданской службе: тенденции и проблемы / Н. И. Минкина // Актуальные проблемы правового регулирования труда и социальной защиты в условиях действия специальных мер в сфере экономики (Ивановские чтения): сборник научных трудов Международной научно-практической конференции. – Москва, 2023. – С. 217-224.
58. Михалева, Г. Г. Вопросы определения статуса государственного гражданского служащего Российской Федерации / Г. Г. Михалева // Право и государство: теория и практика. – 2024. – № 7 (235). – С. 207-209.
59. Насибуллина, А. А. Уровни и виды государственной службы Российской Федерации / А. А. Насибуллина // Наука и технологии - 2023: сборник статей III Международной научно-практической конференции. – Петрозаводск, 2023. – С. 105-108.
60. Петренко, Ю. С. Особенности поступления и прохождения государственной гражданской службы в Российской Федерации на современном этапе / Ю. С. Петренко // Экономика и право в России и мире: сборник статей III Международной научно-практической конференции. – Петрозаводск, 2023. – С. 60-65.
61. Попова, В. В. Должности в государственном аппарате: постановка проблемы понятия и классификации / В. В. Попова // Вестник. Государство и право. – 2024. – № 1 (40). – С. 9-16.
62. Рослова, П. А. Поступление на государственную службу Российской Федерации: понятие, виды, процессуальный порядок / П. А. Рослова // Юридическое обозрение: актуальные вопросы, достижения и инновации: сборник статей III Международной научно-практической конференции. – Пенза, 2025. – С. 32-34.
63. Сапожников, И. Ю. Нормативизация правового статуса государственного гражданского служащего / И. Ю. Сапожников, В. В. Щукин // Теория государства и права. – 2024. – № 2-1 (37). – С. 219-231.
64. Сёмин, А. Н. Совершенствование нормативного правового регулирования запрета разглашать или использовать в целях, не связанных с гражданской службой, служебную информацию / А. Н. Сёмин // Современное право. – 2024. – № 12. – С. 48-52.
65. Сурдаева, Ю. Н. Некоторые аспекты поступления на государственную гражданскую службу в Российской Федерации / Ю. Н. Сурдаева // Актуальные вопросы применения российского права: материалы III научно-практической конференции. – Саранск, 2023. – С. 147-151.
66. Тарасов, С. А. Содержание понятия государственная гражданская служба и нормативная правовая база ее функционирования в Российской Федерации / С. А. Тарасов, Е. С. Соломахина // Право и образование. – 2024. – № 8. – С. 55-64.
67. Тельминова, Д. Е. К вопросу об актуальности регламентирования государственной гражданской службы в законах субъектов Российской Федерации / Д. Е. Тельминова // World science: problems and innovations: сборник статей LXXV Международной научно-практической конференции. – Пенза, 2023. – С. 60-63.
68. Тукар, Т. Д. История становления государственной гражданской службы в России / Т. Д. Тукар // Актуальные проблемы научных исследований: теоретический и практический аспекты: сборник статей Международной научно-практической конференции. – Уфа, 2023. – С. 179-182.
69. Хамизова, З. Х. Особенности определения государственной службы в современной России / З. Х. Хамизова // Закон и право. – 2023. – № 10. – С. 116-119.
70. Шкатулла, В. И. Комментарий к Федеральному закону от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»: (постатейный) / В. И. Шкатулла, Н. С. Маркин, В. В. Надвикова. – 5-е издание, переработанное, дополненное. – Москва, 2023.
71. Яковлева, О. И. Государственная гражданская служба Российской Федерации / О. И. Яковлева, И. Д. Кирппу // Социально-экономические аспекты принятия управленческих решений: сборник материалов восьмого межвузовского научного семинара (форума). – Москва, 2024. – С. 400-405.
72. Hood, C. A Public Management for All Seasons? / C. Hood // Public Administration. – 1991. – Vol. 69. – № 1. – P. 3-19.
73. Simon, H.A. Administrative Behavior: A Study of Decision-Making Processes in Administrative Organizations / H.A. Simon. – 4th ed. – New York: Free Press, 1997. – 368 p.
74. Weber, M. Economy and Society: An Outline of Interpretive Sociology / M. Weber; eds. G. Roth, C. Wittich. – Berkeley: University of California Press, 1978. – 1469 p.
75. Wilson, W. The Study of Administration / W. Wilson // Political Science Quarterly. – 1887. – Vol. 2. – № 2. – P. 197-222.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

Система видов государственной службы в Российской Федерации

Приложение 2

Функциональная структура деятельности кадровых подразделений государственных органов

Источник: составлено автором по данным^[72],^[73].

Приложение 3

Обязательные элементы объявления о проведении конкурса

Приложение 4

Методы оценки кандидатов при проведении конкурса

Приложение 5

Документы, представляемые гражданином для участия в конкурсе

Приложение 6

Документы, включаемые в личное дело при поступлении на службу

Приложение 7

Документы, оформляемые при переводе гражданского служащего

Приложение 8

Виды отпусков и их документальное оформление

Приложение 9

Документы аттестационной процедуры

Приложение 10

Сроки прохождения службы для присвоения очередного классного чина

Приложение 11

Виды поощрений и порядок их документального оформления

Приложение 12

Документы, оформляемые при привлечении к дисциплинарной ответственности

Приложение 13

Структура заключения по результатам служебной проверки

Приложение 14

Классификация оснований прекращения служебного контракта

Приложение 15

Документы при увольнении по инициативе служащего

Приложение 16

Документы при увольнении по сокращению должностей

Приложение 17

Документы при увольнении в связи с утратой доверия

Приложение 18

Формулировки оснований увольнения в правовом акте

Приложение 19

Таблица 1

Этапы развития электронного кадрового документооборота в Российской Федерации